5 способов быстрее получить ответ на свои письма — хитрые советы

5 способов быстрее получить ответ на свои письма

5 способов быстрее получить ответ на свои письма - хитрые советы Что чувствуешь, когда умираешь?10 самых странных названий вин

Сколько раз в день вы проверяете свой e-mail? Сколько писем вы отправляете каждый день? Сколько из них идут с пометкой «важно»?! И, наконец, сколько из этих писем так и остаются без ответа? Писать «правильные» письма, на которые человек просто не может не ответить, нужно уметь. Оказывается, есть люди, которые проводят на эти темы целые семинары, и они (семинары) пользуются довольно большим спросом.

Хотите быстро получать ответы на важные письма? Есть целых 5 проверенных способа получить желаемое.

  1. Пишите короткие письма
  2. Люди любят откладывать не очень важные дела. А если к ним на почту пришло вроде как важное, но очень длинное письмо — это еще один повод отложить ответ. Сложно быстро ответить на длинное письмо. Во-первых, его надо прочесть. Во-вторых, осознать и обдумать то, что там написано.

    И, наконец, в-третьих, на него нужно написать вразумительный ответ. Более того, такие длинные письма могут часто содержать в себе очень много вопросов и разных тем.

    А это создает дополнительные трудности с выделением главной темы или вопроса, что в свою очередь снова приводит к откладыванию этого письма в долгий ящик.

    На короткий e-mail гораздо проще дать короткий, вразумительный и, что самое главное, быстрый ответ. Одно письмо — одна тема или вопрос!

  3. Пишите письма реже
  4. Если вы отправляете сотруднику много писем, в конце-концов он попросту привыкает к тому, что каждое утром в его почтовом ящике уже ждут два или три ваших письма. Ну не ответит он сейчас — как разница? Чуть позже вы пришлете ему еще одно письмо-напоминание с тем же вопросом.

    Не приучайте людей к тому, что вы можете написать сколько угодно писем в любое время. Научите людей ценить ваши письма, присылая их только тогда, когда у вас есть действительно важная и ценная информация.

  5. Всегда просите ответить на ваши письма
  6. Звучит просто, но мы очень часто забываем это делать. Мы можем как угодно расписывать проблему в письме и даже набросать несколько возможных решений, но при этом мы часто забываем четко попросить ответить на этот e-mail.

    Для нас, как отправителей письма, следующий шаг — ответ на него, очевиден. Но он может быть не очевиден для получателя. Особенно если письмо прислано в разгар рабочего дня или в горячую пору ответов и всевозможных дедлайнов.

    Не забывайте в конце письма всегда вежливо просить ответить на него, потому что это важно для вас и для получателя.

  7. Начните с конкретных сроков
  8. Еще одна причина откладывания ответов на письмо — это его не озвученная срочность или дата, до которой нужно дать ответ.

    Система «горячих сроков» давно прижилась у нас и как бы не затягивали выполнение задания, мы все равно знаем, что до определенного числа мы просто обязаны его выполнить. То же самое касается и писем.

    Укажите в первых нескольких предложениях сроки, до которых вам кровь из носу нужно получить ответ на это письмо.

  9. Одно письмо — один получатель
  10. Очень соблазнительно написать письмо и указать сразу несколько получателей. Многие так и делают, правда? Не покупайтесь на легкость и быстроту. Потратьте чуть больше и отошлите письмо каждому индивидуально. Вот увидите, вы получите свои ответы гораздо быстрее, чем при коллективной рассылке.

    Причина? Дело в том, что когда человек видит в адресной строке несколько получателей, сразу срабатывает перекладывание ответственности на кого-то из этого списка. Получатель надеется, что кто-то другой из списка ответит на поставленный вопрос. В итоге вы можете остаться совсем без ответа.

    Если же вам все-таки нужно отправить сообщение группе людей, постарайтесь в письме четко задать вопрос или поставить задание каждому из перечисленных в списке. То есть получается общее сообщение с индивидуальными задачами.

    Старайтесь быть предельно корректным в любых ситуациях (никто не любит грубиянов) и задавать конкретные вопросы с четкими временными рамками их выполнения.

Источник: lifehacker.ru

Источник: http://www.kabanik.ru/page/5-ways-to-get-faster-response-to-your-letter

Как получить ответ от подсознания: ТОП самых эффективных техник

Здравствуйте, уважаемые мои читатели! Сегодня я расскажу вам о том, как получить ответ от подсознания, как научиться его слышать и верно расшифровывать. Ведь часто мы его игнорируем, не замечаем его подсказки или неверно интерпретируем, чувствуя потом злость и разочарование.

Предложу вам способы, с помощью которых вы откроете дверь в неиссякаемый кладезь информации.

Ведь подсознание хранит и обрабатывает все-все данные, которые случались с человеком с момента его рождения и по сегодняшний день, помимо этого, считается, что там также сохраняется информация рода, которая копится и передаётся из поколения в поколение и влияет на наше отношение к жизни, его качество, является опорой и порой поддержкой.

1.Невидимый партнёр

Эта методика лёгкая, и подходит для тех, кому важно быстро принять решение, в течение одного вечера, только получить ответ будет возможно, задав закрытые вопросы. Это означает, что то, что вы услышите или почувствуете, будет односложным, только «да» или «нет», потому что, более развёрнутый вариант вы сможете отследить, но верно расшифровать будет практически невозможно.

Итак, необходимо перед сном, заранее позаботившись о том, чтобы никто и ничто вам не помешало, закрыть глаза и представить вашего собеседника, с которым будете общаться.

Это может быть что угодно и кто угодно, вплоть до того, что будет иметь своё имя, которым вы вполне сможете поинтересоваться.

Договоритесь со своим собеседником о том, каким образом вы будете получать ответы, может, это будут его кивки головой, а может, вы будете при положительном варианте ощущать тепло в руках, а при отрицательном холод…

Просто обозначьте с ним саму сигнальную систему. Затем необходимо задать волнующий вас вопрос. И прислушивайтесь, присматривайтесь. Если ничего не происходит, задайте ещё и ещё. В любом случае вы найдёте ответ, просто кому-то необходимо больше времени, чтобы наладить контакт, вплоть до нескольких недель, а у кого-то выходит с первого раза.

2.«В кармане»

Требуется внимательность и умение замечать даже малейшие детали, с помощью которых возможно будет расшифровать послание.

Суть этой методики состоит в том, что вы формируете свой запрос, и как бы «откладываете в карман», и с этого момента следите за всеми знаками, которые посылает Вселенная.

К примеру, обрывок песни, надпись на бигборде во время пробки и подобные нюансы, которые вы замечаете. Таким образом, вы почувствуете, что, наконец, получили необходимую для себя информацию.

Для развития внимательности рекомендую почитать мою статью «Топ 10 способов повышения своей внимательности которые помогут абсолютно любому человеку».

3.«Книга»

Очень простой, но при этом порой очень информативный способ. Подумайте о волнующем вас вопросе и выберите книгу. Мысленно произнесите его и с закрытыми глазами откройте книгу и поставьте палец на любое место на странице. Затем откройте глаза и прочитайте.

Или другой вариант, заранее назовите номер страницы, какой по счёту абзац и с какой стороны приступать читать. Прочитанное порой непонятно, не расстраивайтесь, в таком случае порой совсем неожиданно происходит озарение, когда всё становится ясно.

Такой способ можно использовать не более трёх раз подряд в течение дня.

4.«Во сне»

Приготовьте возле кровати лист с ручкой. Сформируйте чёткий вопрос, которым вы серьёзно озадачены и напишите его на бумаге. Затем, закрыв глаза, дайте себе установку, что вы запомните абсолютно все ответы, которые придут во сне. Если будете просыпаться ночью, то сразу же их будете выписывать, а утром уже прочитаете и поймёте их суть.

5.«Стакан воды и сон»

Есть немного схожестей с предыдущей техникой, но здесь используется вода в качестве проводника информации. Наберите полный стакан чистой питьевой воды. Перед сном, закрыв глаза и проговаривая мысленно то, что вас интересует, медленными глотками выпейте половину. Затем ложитесь спать, а утром, как только проснётесь, выпейте оставшуюся половину.

Этот способ можно использовать не более трёх раз для одной и той же темы. Важную информацию вы получите во сне, либо в виде случайного осознания, которое называют инсайтом, когда неожиданно приходит понимание происходящего или волнующего события, даже если в этот момент мы о нём не думали.

6.«Маятник»

Необходимо взять нитку, по длине не больше вашего предплечья. Привязываем к одному концу любой груз, главное, чтобы он был весомым, к примеру, бусинку или пуговицу.

На стол кладём лист бумаги, ставим локоть и находим опору для кисти, потому что она должна быть неподвижна, ведь как им управлять, этим маятником, если ваша рука сама по себе будет колыхаться?  Затем начинаем исследование сигналов, то есть определяем, в какой стороне листа «да», «нет» и «не знаю». А сделать это легко, задав вслух вопрос, ответ на который вам очевиден.

К примеру, «Меня зовут Евгений?», и смотрите, в какую сторону качнулся ваш маятник, вот эта область и будет символизировать «да», если вас действительно так зовут.

Затем необходимо спросить противоположное, какое-то случайное имя, чтобы выяснить, где находится область «нет».

Протестировав несколько раз достоверность ответов маятника, спросите уже то, что вас непосредственно интересует,  чтобы у подсознания была возможность отвечать вам закрыто, то есть: «да», «нет», «не знаю».

7.«Намерение»

Для этого вам понадобится хотя бы 10 минут в спокойной обстановке, чтобы никто не помешал и не отвлёк. Сконцентрируйте всё своё внимание вглубь себя, дышите медленно, лучше всего животом.

Когда почувствуете, что мысли в голове стали замедляться, а вы достигли расслабленного состояния, проговорите про себя вопрос, затем чётко сформировав намерение, что вскоре вы обязательно получите на него ответ. Постарайтесь прочувствовать эту уверенность, что никак иначе и не произойдёт.

Затем сделайте медленно вдох и выдох, и когда будете готовы, откройте глаза и возвращайтесь к вашим делам.

8.Медитация

Очень действенное и полезное упражнение, когда вы созерцаете пламя свечи, о нём я писал в статье вот по этой ссылке.

Только следует немного видоизменить его, при обычном созерцании в голове не должно быть мыслей, а вот в процессе налаживания контакта с подсознанием следует сначала сконцентрироваться на том, что интересует, и уже тогда смотреть на свечу. В таком состоянии подсознанию будет намного проще достучаться к вам, а вам его услышать.

Как правильно выполнять эту технику, почитайте в статье, чтобы я здесь не повторялся. Кстати, периодическая практика позволить не только вам развить в себе интуицию и получить доступ к информации рода, но и укрепить здоровье, усилить стрессоустойчивость, развить внимательность…

9.«Мостик»

Очень интересный метод, с его помощью мы попробуем наладить контакт между сознанием и подсознанием.

Читайте также:  Как вставлять черный плеер youtube на ваш сайт - хитрые советы

Возьмите лист и ручку, сосредоточьтесь на своём вопросе, и когда в голове утихнет вихрь мыслей, задайте его вслух, после чего просто записывайте всё, что приходит в голову.

Это могут быть просто набор отдельных слов, может целые фразы… Главное, не старайтесь их интерпретировать и перечитывать сразу, позвольте мысленному потоку литься, фиксируя его на бумаге. И когда почувствуете, что всё, приступайте к расшифровке.

10.«Сюжет»

При его выполнении важно наблюдать за возникающими картинками перед глазами, не стараясь силой мысли их видоизменить. Для этого следует сесть удобно, расслабиться, закрыть глаза и подумать о том, что беспокоит, сказав себе: «Когда я досчитаю до 20, то получу необходимую информацию».

Затем отпустите ситуацию и просто медленно считайте, лучше от 20 до 1. Перед вами будут возникать различные картинки, будет много мыслей.

Ваша задача просто наблюдать, представив, что вы в кино, смотрите короткометражный фильм с закрученным сюжетом, идею которого попробуете понять после окончания.

Заключение

Вот и всё, уважаемые читатели! Хочу порекомендовать мою статью «Как развить своё подсознание для улучшения психоэмоционального состояния и не только».

Благодаря ей вы сможете узнать об основных способах воздействия, что также немаловажно, как и умение слышать своё подсознание.

Следите за новостями и подписывайтесь на мой блог, чтобы всегда быть в курсе самой интересной информации. Успехов вам!

Источник: http://qvilon.ru/sila-mysli-i-razvitie-mozga/kak-poluchit-otvet-ot-podsoznaniya.html

5 правил, чтобы всегда получать ответы на свои письма

Написать письмо не составляет большого труда, но как сделать так, чтобы получить на него ответ от занятого человека, который вас не знает?

Mattan Griffel, лидер обучающего проекта One Month Rails и партнер проекта Growhack, ежедневно получает около сотни электронных писем, и каждое из них не должно остаться без ответа.

Специально для этого Mattan выделяет около часа времени в своем графике каждый день, определяя, какие из них требуют срочного ответа, а какие – нет.

Ведь иногда просто нет времени вчитываться в огромные полотна текста или пытаться дать ответ на неконкретный вопрос, додумывая за автора, что он хотел сказать или попросить.

Спустя некоторое время Mattan определил несколько основных факторов, которые должны помочь написать такой e-mail, на который вы всегда получите ответ даже от занятого человека.

Пишите короткие письма

Если ваш e-mail длиной в 2–3 предложения, его намного проще прочитать прямо сейчас, а не откладывать в долгий ящик. Если же вы пишете письмо в несколько абзацев, будьте готовы к тому, что вам придется ждать ответ достаточно долго. Сделайте текст читабельным

Человеку намного проще воспринимать информацию, разбитую на короткие параграфы в несколько предложений, с четкими списками и отдельными блоками, чем сплошное полотно текста. Mattan приводит несколько примеров писем, которые он получает.

Плохой пример:

«Добрый день, Mattan!

Я записался на Ваш апрельский тренинг и хочу сказать, что это очень хороший вводный курс. Сейчас я, следуя вашему совету, использую Hartl Tutorial. И хочу спросить у Вас совет.

Существуют ли какие-то аналоги Hartl’s Rails Tutorial для разработки приложения для iPhone? Я хочу создать Rails сайт для бизнеса моей жены, а вместе с ним и приложение для iPhone.

Буду очень благодарен за помощь.»

Это письмо достаточно тяжело читать. Вы не можете уловить суть, просто пробежавшись по нему глазами, и поэтому должны потратить больше времени и сил, чтобы прочитать весь текст.

А можно было написать вот так:

«Добрый день, Mattan!

Хочу поблагодарить Вас за курс One Month Rails. По вашему совету я сейчас делаю Michael Hartl Ruby, используя учебник Rails.

У меня короткий вопрос: знаете ли вы какие-то курсы по типу HartTutorial, но для iPhone приложений?»

Второй вариант письма читать намного проще, и сразу становится понятно, что от тебя хотят. Чтобы добиваться того же эффекта, разделяйте абзацы на короткие предложения, выделяйте призыв к действию и используйте выделение текста «жирным» или «курсивом», обращая внимание читателя на важные части текста.
Четко объясните, что вы хотите, чтобы я сделал

Наверное, нет ничего хуже, чем когда тебе присылают письмо с большим количеством информации, но не говорят, что конкретно хотят. Лично я часто отвечаю на такие письма одним предложением: «Что вы хотите, чтобы я сделал?».

Вы хотите, чтобы я вас кому-то представил? Или чтобы прочитал ваш пост в блоге и дал обратную связь? Или вы хотите, чтобы я ответил, смогу ли посетить ваше мероприятие? Будьте конкретными и скажите мне об этом сразу.

Плохой пример:

Я только что посмотрел ваш курс по компьютерному программированию. Мне 14 и это то, чем я хотел бы заниматься в жизни. Не могли бы вы мне помочь в этом? Очень хочу получить Ваш ответ.

В этом письме призыв к действию «помогите мне», но я не знаю, что это значит и какой ответ я должен дать. Более конкретный вариант:

Добрый день, Mattan!

Мне 14 и я хочу учиться программированию. Какой ресурс вы бы мне порекомендовали в первую очередь для этого?

Если вам нужно отправить длинное письмо с большим количеством информации, пишите призыв к действию в самом начале. Например: «Я пишу Вам это письмо, чтобы узнать, сможете ли Вы посетить наше мероприятие, описанное ниже. Просто ответьте «Да» или «Нет».

Такой прием так же помогает получателю определить, нужно ли ему переслать этот e-mail своему коллеге, которому он зачастую делегирует такие задачи.
Будьте благоразумны со своим запросом

Сегодня очень просто отправить письмо, потратив на это 30 секунд, которое заставит получателя посвятить ответу час своего времени, а то и больше.

Не нужно просить в письме, чтобы я перешел на сайт вашего стартапа и дал вам обратную связь. Эта просьба включает в себя тщательный обзор и анализ продукта, а это занимает достаточно много времени.

Если я получу письмо, на которое смогу ответить за 2 минуты, я сразу же это сделаю.

Насчет чего вы хотите получить ответ? Насчет вашей бизнес-модели? Или цвета кнопки на сайте? Возможно, текста? Будьте конкретны и обоснованы в своих просьбах.

Не стоит надеяться, что респондент проделает за вас вашу работу и определит, что на самом деле вы от него хотите. Не стоит задавать вопрос по типу «Как вы думаете, что нам нужно сделать, чтобы получить больше пользователей?». И не стоит просить о том, что требует много сил и ресурсов человека, к которому вы обращаетесь. Например:

Не согласитесь ли вы пообедать со мной и еще одним соучредителем? Мы бы хотели рассказать вам, чем занимаемся, и узнать ваше мнение насчет нашего проекта.

Такого рода запросы зачастую означают, что человек, написавший письмо, на самом деле не знает, чего хочет от респондента. Не удивительно, что такие имейлы получают отказы.

В зависимости от количества работы и приоритетности, Mattan соглашается сделать следующее:

Дать короткий ответ – «Спасибо» или «Это очень много для меня значит».
Ответить на конкретный вопрос – если это возможно сделать меньше чем за 2 минуты.
Провести быстрый skype-call или разговор по телефону – около 15 минут.
Встретиться на кофе – около 45 минут.

Конечно, если он видит, что личную встречу можно заменить телефонным разговором, он будет настаивать на последнем, чтобы сэкономить свое время.
Докажите, почему я должен потратить время, чтобы помочь вам

Человек, который получает сотни запросов и просьб каждый день, физически не может откликаться на них все. Поэтому приходится выбирать, основываясь на информации, которую он получает.

Поэтому, представляя себя в письме, стоит указать о своем прошлом успешном опыте работы, о проектах, которые знает респондент. Если же у вас пока нет богатого опыта, укажите ссылку на свой сайт, чтобы доказать, что вы делаете что-то действительно значимое.

Ваша задача – заинтересовать человека и мотивировать его потратить свое время именно на вас.

В этих советах нет ничего нового, однако с их помощью можно написать лаконичный, читабельный и конкретный e-mail, и тем самым повысить свои шансы получить ответ.

medium.com/a-path-to-efficiency/52e5d4d69671

Было бы интересно, если бы вы дополнили этот список из личного опыта — что используете, чтобы получать ответы на свои письма (особенно, если пишите человеку впервые).

Источник: https://Professionali.ru/Soobschestva/obuchenie-professionalov/5-pravil-e-mail-etiketa-ili-kak-vsegda/

5 слов которые привлекут внимание к вашим письмам

Люди обычно не засматриваются на продающие письма. Более того, в лучшем случае обычный пользователь пробежится взглядом по заголовкам. Большинство пользователей не будут листать и читать всё письмо до тех пор, пока само сообщение не покажется им занимательным.

Что это может означать? Не то, что каждое письмо должно быть, как можно более кратким, а то что оно должно цеплять словами.

Пять слов для заголовка, про которые мы расскажем в этой статье произведут небывалый эффект и преобразят восприятие ваших писем так, что они читающий потратит время на их прочтение.

Быстро

Последние исследования многих маркетинговых компаний показали, что употребление таких слов как «маленький», «быстро», «короткий» в описании заголовка к письмам имеют одно из наиболее больших влияний на пользователей. В исследовании приводится пример, когда в заголовке поменяли фразу «5$ сбор» на «маленький 5$ сбор», конверсии и открытия выросли на 30%.

Почему так произошло? Потому что люди предполагали, что 5$ это сравнительно маленький сбор по сравнению с другими. Другими словами, одно слово меняет объем восприятия всего письма. Продавцы могут извлечь выгоду от этого эффекта добавляя такие фразы в свои ежедневные фразы.

Кто, что, где, когда, как и почему

Начинайте каждый вопрос с любым из этих шести слов и ваше письмо получит больше шансов быть открытым.

Таким образом вы подключите умственные процессы покупателей в процессе чтения и скорее всего, заданный вами по теме вопрос останется у них в голове после того, как они закроют ваше письмо.

С высокой вероятностью такие письма получат вдумчивый и конкретный ответ, что само собой повысит вовлеченность пользователя и повысит шансы на успешные конверсии.

Потому что

Продавцы, которые объясняют своё превосходство, обычно более убедительны. Даже когда это превосходство очевидно.

Психолог Элен Лангер провела исследование, которые протестировало способность людей пропускать других в очереди. Когда незнакомец просто спрашивал о возможности пройти вперед, его пропускали в 60% случаев.

Но когда человек добавлял фразу, «потому что я сильно спешу» этот успех увеличивался в до 94%.

Вызовы

Вместо того, чтобы указывать пользователям на больные места, такие как «проблемы» или «спорные вопросы», следует просто называть всё это «вызовами».

Это может выглядеть как утонченное различие, но слово «вызов» звучит более оптимистично и оказывает влияние на читателей в позитивном ключе, давая им силы преодолеть и как можно быстрее решить проблему, с которой они столкнулись.

С того момента как читатель начнем рассматривать себя как супергероя и свои бизнес проблемы как препятствие, они будут с большим нетерпением вчитываться в то как ваш продукт или предложение может помочь им.

Помощь

Те, кто сразу же пытается требовать время и занимать приличное его количество из календаря покупателя, даже не добавив ценности и объяснения конкретных причин, как вы уже поняли не получает много ответов на свои предложения.

Целью первых двух писем должно быть выстраивание отношений, а не планирование «прощупывающего» звонка или втюхивание товара. Поэтому «помощь» — это сильное слово. Именно оно мотивирует на ответ и поднимает продавца в глазах читателя.

Более того, письма с уклоном на помощь воспринимаются с большим доверием у пользователей, поэтому фактор вовлеченности будет значительно выше.

В этой статье мы рассказали пять самых важных фраз для каждой маркетинговой кампании, которая применяет email-маркетинг. Воспринимайте их не просто как слова, а как принципы и основы для работы с клиентами и тогда ваши корзины заказов будут всегда полны.

Читайте также:  Йога для бегунов: 5 упражнений, которые помогут вам стать более гибкими и сильными - хитрые советы

Источник: http://brandmonkey.ru/blog/e-mail-marketing/58-5-slov-kotorye-privlekut-vnimanie-k-vashim-pismam

10 способов заставить людей читать ваши электронные письма и отвечать на них

30.07.2014

10 советов, которыми можно воспользоваться, если вы хотите произвести хорошее впечатление на получателя и повысить вероятность ответа на свои электронные письма.

Мы перевели эти советы с английского языка для вас

10 способов заставить людей читать ваши электронные письма и отвечать на них.

Сегодня электронная почта – это наиболее часто используемое средство связи в деловом мире. Она позволяет общаться легко, быстро и буквально на ходу. Она менее навязчива, чем телефонный звонок или текстовое сообщение, и обеспечивает удобное общение и быстрый обмен информацией.

Многие из нас получают сотни электронных писем ежедневно, равно как и наши клиенты и покупатели. Это главная причина, по которой некоторые письма теряются и остаются без внимания при большом объеме входящей почты.

Ниже представлены 10 советов, которыми можно воспользоваться, если вы хотите произвести хорошее впечатление на получателя и повысить вероятность ответа на свои электронные письма.

Выделите тему письма. Прежде чем кликнуть на текст статьи, вы обязательно читаете ее заголовок – так же и получатели оценивают важность письма по его теме. Тема письма должна быть ясной, актуальной и конкретной.

Если я встречалась с кем-то единожды, я всегда стараюсь включить его имя и обстоятельства знакомства в тему письма.

Например, фраза «Привет, Рон! Мы познакомились на благотворительном ужине в прошлую субботу» привлечет больше внимания, чем «в продолжение знакомства» или «было приятно познакомиться».

Будьте кратки. Большинству людей катастрофически не хватает времени, и они не испытывают удовольствия от чтения длинных и сложных для восприятия писем. Придерживайтесь темы письма.

Если вам нужно многое обсудить, сэкономьте время, просто позвонив по телефону. Для неформального общения эффективнее использовать только строку темы: «Пообедаем завтра?».

И добавьте EOM в конце темы, что означает «конец сообщения» (англ. — end of message).

Излагайте по пунктам. Если у вас есть список вопросов, постарайтесь изложить их по пунктам. Ваше письмо станет проще для восприятия и ответа.

Похвалите получателя. Когда вы пишете кому-то малознакомому или VIP-персоне, имеет смысл включить в письмо информацию о том, где вы встретились, кто вам предоставил контакты этого человека или откуда вы о нем узнали.

Например, если я получу электронное письмо, которое гласит: «Дорогая Жаклин, мне очень понравилась ваша книга «На пороге успеха».

Пожалуйста, пришлите мне информацию о вашем семинаре», – я отвечу на него быстрее, чем, например, на такое письмо: «Привет! Пришлите мне информацию о ваших семинарах».

Сделайте паузу и подумайте. Важно понимать, как будет воспринято ваше письмо. Как говорится, «если не можешь сказать ничего хорошего, то лучше промолчи».

Другими словами, подумайте дважды, прежде чем отправить резкое сообщение. Если вы рассержены, расстроены или разочарованы, сделайте паузу и успокойтесь.

Помните, что письма можно скопировать, перенаправить или распечатать, поэтому не посылайте ничего такого, о чем потом можете пожалеть.

Проверьте (и перепроверьте!) письмо на предмет ошибок. Внимательно проверьте текст письма, перед тем как его отправить. Проверьте грамматику, орфографию и пунктуацию.

Важные письма прочтите вслух, чтобы убедиться в том, что они правильно передают ваши мысли.

Небрежно составленное письмо создаст о вас впечатление как о непрофессиональном, невнимательном и необразованном человеке.

Не разглашайте адреса электронной почты. Если вы должны отправить электронное письмо большому числу людей, соблюдайте конфиденциальность. Если получатели не знакомы друг с другом, используйте функцию BCC – «скрытая копия письма». В этом случае единственным видимым электронным адресом будет адрес получателя.

Не злоупотребляйте функцией «Ответить всем». Функция «Ответить всем» бывает полезной, но иногда может вызвать раздражение и даже гнев тех, кто не должен был получить от вас ответ. Отвечайте только тем, кому это действительно нужно.

Получите разрешение на отправку больших вложений. Многие люди ненавидят, когда их электронная почта завалена большим количеством фотографий и огромными вложениями.

Получите разрешение от получателя перед отправкой больших файлов или используйте файлообменник, например, Dropbox.com.

Дайте получателю время вам ответить. Некоторые люди не проверяют электронную почту по несколько раз в день. Если вам срочно нужен ответ, позвоните по телефону или используйте в теме письма такие ключевые слова, как «ПОЖАЛУЙСТА, ПРОЧИТАЙТЕ» или «СРОЧНО». Это поможет получателю быстро определить важность писем.

Но прежде всего помните, что главное – это вежливость. Самым важным вещам нас научили еще в детстве. Когда вы просите о чем-то, не забывайте про «пожалуйста».

Когда кто-либо дает вам что-то или делает для вас что-то важное, не забывайте его поблагодарить. Ваша репутация в Интернете – это часть вашего имиджа.

Вот почему всегда актуально «золотое правило»: относитесь к другим так, как вы хотели бы, чтобы относились к вам.

Оригинал статьи: http://www.entrepreneur.com/article/234561

Перевод выполнен специалистами бюро переводов iTrex. Разрешается свободное использование данной информации в некоммерческих целях.

Другие интересные статьи и инфографики:

Источник: https://iTrex.ru/news/10-sposobov-zastavit-chitat-pisma-i-otvechat

9 способов отвечать на бестактные вопросы

Каждая из нас время от времени слышит неудобные вопросы, которые расстраивают, злят и даже заставляют почувствовать себя неудачницей. Ты стоически терпишь их, стараясь не ответить откровенной грубостью.

Но, не выдержав и сорвавшись, получаешь ценные замечания вроде «успокоительных тебе попить надо» или «вот к чему феминизм приводит». Зачем люди их вообще задают? Ведь зачастую понятно, что они даже не ждут от тебя ответа.

И как же правильно реагировать на бестактность?

Бестактные вопросы можно разделить на группы:

  • о личной жизни: Когда наконец замуж? Почему до сих пор одна?
  • о детях: Когда заведешь ребенка? А когда родите второго?
  • о деньгах и работе: Какая у тебя зарплата? Так за что же тебе деньги платят? Когда ты нормальную работу себе найдешь?
  • о внешности: Почему ты не красишься? Зачем так одеваешься? Когда сделаешь нормальную стрижку? Ты что, опять сидишь на диете?
  • на частные темы: Сколько тебе лет? А зачем к врачу пришла?

Знакомо? Кажется, что бороться с подобным любопытством невозможно. Вступать в конфронтацию и не нужно: лучше действовать тоньше — застать собеседника врасплох, озадачить его.

Давай разберемся, что происходит, когда тебе задают бестактный вопрос. Твой собеседник действует по принципу энергетического вампира: спросив что-то чересчур личное, он обычно сразу же заставляет тебя испытывать чувство вины и неполноценности. Ты, конечно, начинаешь либо оправдываться, либо грубишь и раздражаешься в ответ.

И в том и в другом случае ты выбрасываешь огромное количество собственной энергии, которой и «подпитывается» твой любопытный знакомый. И такая ситуация повторяется снова и снова — каждый раз, когда человек хочет «подзарядиться» от тебя.

Для него это не составляет большого труда: ты же сама показала ему все свои болевые точки, когда слишком эмоционально реагировала на расспросы.

Чтобы разорвать этот порочный круг, необходимо прибегнуть к методу, который в психологии называют ломкой шаблона.

В чем его суть? В ответ на назойливые расспросы, откровенную грубость или неконструктивную критику ты выдаешь совершенно нестандартную реакцию — такую, которую собеседник от тебя никак не ожидает.

Ты застаешь его врасплох — и теперь уже ему предстоит потратить собственную энергию, чтобы сохранить лицо. Иными словами, с помощью неожиданного маневра ты берешь ситуацию под свой контроль и задаешь беседе то направление, которое считаешь нужным.

9 вариантов ответов

1 Смена темы. Ты оставляешь вопрос без внимания и уводишь разговор в сторону. «Что ж мы все обо мне, расскажи лучше о своих успехах…», «Да, жизнь — сложная и неоднозначная штука, но зато погода сегодня выдалась прекрасная, правда? Думаю, в выходные уже можно съездить на дачу».

2 Встречный вопрос. Вместо ответа задаешь свой вопрос, который ставит собеседника в тупик. «А можно поинтересоваться, в чем причина твоего интереса?», «Ответ на твой вопрос что-то кардинально изменит в твоей жизни?», «А вы сами-то как думаете?».

3 Благодарность. Максимально искренне благодаришь собеседника за его интерес к твоей жизни: «Спасибо, что так беспокоишься обо мне, сама в шоке от своей жизни (спать не могу, все время переживаю)», «Не ожидала от тебя такой сердечности и интереса ко мне», «Мне-то говорили, что ты черствый и бездушный, а ты, оказывается, совсем другой».

4 Исключение собеседника из круга влияния. Если тема его лично не затрагивает, то ты и не обязана ничего обсуждать.

Решительно обрывай разговор: «Об этом я буду говорить только с тем, кого это касается лично, но не с вами». И точка, не включайся в обсуждение. Способ можно применять и с близкими людьми, но делать это мягче и деликатнее.

Например, на вопрос «Когда же вы родите ребеночка» можно ответить: «Пожалуй, сегодня обсужу эту тему с мужем».

5 Философствование. Начинаешь размышлять о значимости затронутой темы. «Вы задали превосходный вопрос, ответ на который можно найти спустя многие годы», «Ох, никто не знает, как повернется судьба».

6 Отшучивание. Выдай шутливый ответ, начиная от «Это секретная информация», «Да ты страшный человек!» до «Лучше не зли меня, у меня вообще-то черный пояс по карате». Только помни, что такие приемы лучше срабатывают в дружеской компании, в среде единомышленников.

7 Непонимание. Делаешь вид, что не поняла, не расслышала собеседника, заставляя его повторять или переформулировать вопрос: «Простите, я не расслышала, у меня сегодня уши заложены».

Очень часто человеку хватает духу спросить что-то личное только один раз. Можно задать уточняющий вопрос — этот прием хорошо использовать, когда в беседе участвует много людей.

«Правильно ли я услышала, что самым волнующим для вас вопросом является время моего замужества?» Человек не захочет быть посмешищем и сам сменит тему.

8 Драматизация. Добавь накала эмоций: «Никогда у меня об этом больше не спрашивай, слышишь? Мне слишком трудно об этом говорить!» Или, наоборот, изъяви желание поделиться долгой историей того, как «дошла до жизни такой» (конечно, рассказ стоит начинать с самого твоего рождения).

9 Обрыв контакта. Просто закрываешь тему с просьбой не тратить на нее драгоценное время собеседника. «Спасибо за ваше внимание, вам не стоит об этом беспокоиться», «Прошу вас, не утруждайте себя…». Удобно применять с малознакомыми людьми (например, в очереди к врачу) или с некоторыми любопытными коллегами.

Маленькая хитрость

Если у тебя есть актерские способности, попробуй вместо ответа звонко чихнуть или неспешно зевнуть. Это поможет сбить собеседника с мысли.

Пробуем на практике

Решила попробовать предложенные приемы на практике? Чтобы они хорошо сработали, действуй с осторожностью, соблюдая определенные принципы:

Выбери те способы, которые подходят именно тебе. Ведь все люди разные: кто-то умеет удачно шутить, а у кого-то лучше получается изображать холодную вежливость.

Чаще комбинируй приемы. Да, в разговорах с незнакомцами можно использовать какой-то один вариант ответа. А вот если любитель задавать неловкие вопросы есть в твоем ближнем окружении, лучше время от времени менять тактику. Потому что любопытный знакомый быстро запомнит твой любимый прием и найдет способ нейтрализации.

✓ Старайся отвечать искренне, с улыбкой, но без издевки. Впрочем, если хочешь избавиться от человека надолго, можешь добавить сарказма. Так, на вопрос «Издеваешься?» можешь ответить: «Ну что ты! Куда мне до тебя».

! Если неудобный вопрос регулярно повторяет кто-то из самых близких людей, найди время и откровенно обсуди с ним причины такого интереса. Скорее всего, его действительно тревожит какая-то ситуация в твоей жизни. например, твоя мама переживает, что у нее нет внуков. Дай ей выговориться и объясни, что ты чувствуешь, когда слышишь расспросы.

Источник: https://lisa.ru/9-sposobov-otvechat-na-bestaktnye-vopr/

Прокачиваем навык написания деловых писем. Законы, хитрости, инструменты

Статья для тех, кто хочет научиться писать эффективные письма.

Как превратить письмо в действенный инструмент убеждения? Как выстроить структуру письма? Какие существуют приёмы для влияния на адресата? Ответы на эти вопросы можно найти в книге бизнес-тренера по деловым коммуникациям Саши Карепиной.

Приблизительный размер статьи? 6 страниц.

Если вы давно читаете Betteri, то возможно помните, что моя работа тесно связана с общением по электронной почте (я автор статьи о том, как мы организовали командную работу в общем аккаунте Gmail).

Читайте также:  Батончик в полдник. как побороть искушение? - хитрые советы

Я ежедневно пишу и отвечаю на множество писем, с помощью которых пытаюсь добиться разнообразных целей: убедить, отказать, предупредить, пригрозить, попросить, извиниться или просто проинформировать.

Мое отношение к письменному слову очень похоже на отношение Джейсона Фрида:

И я люблю электронную почту по тем же причинам, по которым ее любит Дэвид Карп:
Несмотря на все это, я никогда не учился ремеслу делового письма. Во-первых, казалось, что неплохо получается и само по себе, по наитию. Во-вторых, не знал, что такое ремесло и обучение ему cуществуют в принципе.

Но недавно я наткнулся на книгу Саши Карепиной «Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты». Немного погуглив отзывы, я сразу понял, что это как раз та книга, которая позволит мне серьезно прокачать этот важнейший навык.

«Искусство делового письма» подойдет не только тем, кто связан с электронной почтой служебными обязанностями. Мне кажется она будет полезна вообще любому современному человеку. Ведь всё чаще мы общаемся именно письменно: email, сообщения в фэйсбуке и вконтакте, посты в блоге, сообщения на форумах и т.д. Книга оказалась очень крутой. Во-первых, издательство — «Манн Иванов и Фербер», что само по себе всегда секси.

Во-вторых, автор — Саша Карепина, бизнес-тренер по деловому письму с большим практическим опытом, который подтвержден каждым словом этой книги.

И в-третьих, стиль и содержание — именно такой должна быть идеальная деловая книга: нескучной и максимально практичной. Все изложено очень логично, системно, ничего лишнего. По ходу книги Саша берет обычные письма и переделывает их в соответствии с принципами, которым обучает. Добавляет свои хитрые приёмчики и письма преображаются.

У меня каждое такое преображение вызывало просто щенячий восторг. Я проглотил 224 страницы книги за 2 дня. Кстати это первая книга, над которой я попробовал работать, составляя подробный майнд-мэп по ходу чтения. Для того, чтобы подытожить полученные знания, я написал краткое саммари книги, которое представляю вашему вниманию.

Если вы найдете его полезным, то обязательно покупайте книгу — в ней пользы в сто раз больше.
Реакция адресата на наше письмо зависит от того, как мы изложили факты письма, в каком образе предстали в его глазах и насколько грамотно оформили свой текст. Книга разделена на три части именно по этому принципу.

Структурируем факты

Чтобы грамотно структурировать факты, их следует организовывать по принципу дерева (больше известному как «принцип пирамиды Минто»).

Этому посвящена первая глава книги, которая кстати доступна для бесплатного просмотра на сайте Боффо.

С чего начинать выстраивать структуру письма? Зависит от того, собрали ли вы уже все факты, которые собираетесь изложить.

Если нет, то стоит идти от общего к частному — сначала понять, что является самым главным, и от этого переходить к деталям. Если же факты уже систематизированы, то наоборот — от частного к общему.

Берем первый факт из набора и задаем себе вопрос: «О чем говорит этот факт? Есть ли в списке еще факты, говорящие о том же? Как все их можно обобщить?»

Убеждаем, определив потребности адресата

Перед написанием убеждающего письма крайне важно определить потребности адресата. Для этого нужно понять, как изменится его положение, если он поступит по-нашему (потенциальная возможность) или если не поступит (потенциальная проблема).

проблема. возможность. Найденный козырь следует поместить прямо в заглавную фразу письма. Проблема воздействует на адресата сильнее возможности (при прочих равных обстоятельствах). Так уж мы устроены, что потерять всегда страшнее, чем НЕ приобрести.

Если с определением потребностей возникли проблемы, можно использовать классическую манипуляцию с использованием лести:

В таком случае адресат оказывается перед выбором. Он может помочь — и показать себе и другим, что действительно хорош. Или не помочь — и показать, что никакой он не хороший. Конечно, если у адресата будут веские основания нам отказать, он все равно откажет, но при прочих равных ему будет комфортнее согласиться.

Строим грамотные предложения

Предложения в письме должны начинаться с самого главного — конкретных и информативных подлежащего и сказуемого, а не с деталей. Нужно стараться избегать составных сказуемых. Например, в составном сказуемом «осуществляют перевозку» к глаголу «осуществляют» добавляется довесок «перевозку», который забирает весь смысл, оставляя глагол пустым.

Используем лид-абзац

Для того, чтобы задать нужный тон письму и определить, какими глазами получатель посмотрит на весь остальной текст нужно использовать лид-абзац. Это короткое предложение между приветствием и заглавной фразой.

Лид-абзац будет работать, только если адресат поймет, что он написан именно для него и именно по данному конкретному случаю.

Кому труднее всего отказать в просьбе? Существует пять групп таких людей:

  1. влиятельные люди,
  2. близкие и знакомые,
  3. те, кто нам нравится,
  4. те, кто без нас пропадет и
  5. те, кто нас заинтриговал.

Лид-абзац дает возможность сразу записаться в одну из пяти «безотказных» категорий и к заглавной фразе подойти уже «в образе». Конкретные примеры в деталях разбираются на страницах книги.

Выбираем нужный стиль

На образ автора сильнее всего влияет стиль письма. Стиль письма измеряется по шкале от личного до формального. Подробнее о стилях письма можно узнать из пятой главы книги, также доступной для ознакомления на сайте Боффо.

Личный стиль подразумевает выражение человеческого отношения, разговор на равных а также идеально подходит для похвалы.

Формальный — для давления с позиции силы и закона, сообщения сухих фактов (без нашего к ним отношения) и критики.

Личный:

этим мы явно тычем пальцем в адресата и его проступок. Заменяем на формальный:

Библиотека примеров из книги

Далее автор разбирает типовые ситуации, в которых нам всем приходилось оказываться: написание отказа, претензии, признания и оправдания. Для того, чтобы лучше понять о чем будет идти речь рекомендую скачать библиотеку примеров из книги с официального сайта Саши Карепиной (внимание — нужна регистрация!).

Пишем письмо-отказ

Саша предлагает 7 хитростей для того, чтобы смягчить гнев читателя в письмах-отказах.

Главное в отказе — показать, что письмо адресата внимательно прочли, что он был понят и что мы сочувствуем его проблеме. Далее неплохо бы отметить достоинства адресата, в духе «и в этом вы хороши, и в том — всего одного маленького шажка не хватило…».

После этого рекомендуется сослаться на обстоятельства, желательно независящие от нас. Затем нужно помочь получателю сохранить лицо после отказа («да не очень вам это и нужно, поверьте…»), предложить альтернативу и показать, что мы все же оставляем дверь открытой. В книге каждый прием разбирается на примерах из реальных писем.

Предъявляем претензию

Письмо-претензия — послание, в котором мы указываем адресату на его недостатки или ошибки. Задача претензии в том, чтобы убедить адресата исправиться, — а желание исправляться напрямую зависит от образа, в котором предстает автор.

Для писем-претензий тоже существует свой набор приемов, позволяющих критиковать, не обижая.

Во-первых, самое важное — критиковать действия, а не адресата (как вариант — саму компанию, а не адресата). Сравните:

и В первом случае получается, что для нас главное, что адресат не прав. Но ведь главное в том, что его действия создали нам определенные проблемы, которые необходимо решить.

Дальше важно помочь адресату сохранить лицо

показать, что мы понимаем и сочувствуем, после чего обосновать свои требования (показать, что они — реальная необходимость, а не просто наша прихоть).

И в конце неплохо бы заняться совместным поиском выхода из сложившейся ситуации, предложить обоюдовыгодное решение и выразить надежду на лучшее.

Признаем вину

Далее в книге рассмотрены секреты составления писем-признаний и писем-оправданий. Разница между этими ними в том, что признание мы пишем до того, как прокол в нашей работе обнаружен, а оправдание — после того, как нам на него указали.

При признании своей вины важно мыслить позитивно. Вместо того чтобы

можно
Прежде чем перейти к разговору о том, что вам не удалось, нужно обязательно рассказать о своих текущих достижениях. Если проблема, в которой вы признаетесь, незначительна, то нужно превратить все ваше сообщение в отчет об общем положении дел.

Если же вы прокололись серьезно, то рассказывать адресату о своих достижениях стоит уже после сообщения о возникших трудностях.

При признании своей вины важно дать понять, что мы понимаем весь масштаб бедствия и не сидим сложа руки, а делаем все возможное для решения проблемы.

Мы можем предложить свою помощь в расхлебывании сложившейся ситуации и показать, что стали на путь исправления (приняли конкретные меры для того, чтобы в будущем такое не повторилось).

В заключении нужно еще раз подчеркнуть нашу готовность быть с адресатом до победного конца.

Пишем письмо-оправдание

Если нам приходится оправдываться, то главное в этом случае — напрямую не соглашаться с обвинениями и не оправдываться, чтобы не выглядеть спорщиком и грубияном.

Наиболее грамотной стратегией будет показать, что мы не оспариваем право адресата на негодование и плавно перейти к рассказу о том, какие мы на самом деле хорошие.

Чтобы убедить адресата, что мы и вправду сожалеем, стоит конкретно описать предмет сожаления.

Далее, ни в коем случае не преуменьшая масштабов проблемы, переходим к доказательству нашей правоты с помощью фактов. Это значит показываем, что мы изо всех сил стараемся решить проблему и уже приняли меры, чтобы она впредь не повторилась.

Важно дать понять, что мы не просто тупо стремимся отмазаться и прикрыться по всем статьям, а думаем над решением проблемы и хотим помириться.

Повышаем эффективность заключения

Суть письма желательно разместить и в заключении, так как именно заключение запоминается сильнее всего. На запоминание влияют два параметра: краткость и яркость.

Для повышения яркости заключения Саша рекомендует три основных приема: использование метафор:

использование эмоциональных слов: и переосмысление клише:
Выбираем шрифт

Выбор шрифта может влиять на восприятие всего текста. Шрифты делятся на шрифты «с засечками» и шрифты «без засечек».

Шрифт с засечками говорит о респектабельности, консерватизме и лучшее воспринимается на бумаге. Шрифт без засечек — молодежный, современный, больше подходит для чтения с экрана. Допускается использование шрифта без засечек для заголовков, даже если для основного текста используется шрифт с засечками.

Купить книгу на OZON'e в бумажном и электронном виде

Еще полезно прочитать по теме:

«ЖЖ Саши Карепиной»

«Официальная страница книги на сайте МИФ (отзывы, рецензии)»

«Практический опыт тонкой настройки и использования Gmail для совместной работы»

««Майнд-менеджмент. Решение бизнес-задач с помощью интеллект-карт». Конспект полезных идей»

Источник: http://betteri.ru/post/prokachivaem-navyk-napisaniya-delovyh-pisem-zakony-hitrosti-instrumenty.html

Ссылка на основную публикацию