Как добавить свою подпись в документ с помощью preview — хитрые советы

Как вставить подпись в электронный документ

Как добавить свою подпись в документ с помощью preview - хитрые советы

Если вы никогда ранее не использовали ЭЦП, то вам будет полезно прочитать данную статью и ознакомиться с вариантами как подписать документ электронной подписью в различных форматах.

Прежде всего, перед созданием документа необходимо установить специальное программное обеспечение, которое включает в себя:

  1. Крипто-ПРО CSP;

  2. Корневой сертификат;

  3. Личный сертификат;

  4. Библиотека Capicom.

Данные компоненты поочередно устанавливаются на компьютер, после чего можно приступать к созданию и подписанию документа цифровой подписью.

Перед тем, как поставить ЭЦП необходимо убедиться, что вы установили и используете последнюю версию Крипто-ПРО

Онлайн подпись документов ЭЦП

Наша компания разработала сервис, позволяющий подписать любой документ электронной цифровой подписью. Для этого Вам надо перейти на страницу онлайн подписи ЭЦП, затем загрузить файл, который требуется подписать. У Вас должен уже быть установлен сертификат ЭЦП, выбрав который надо кликнуть кнопку «Подписать». 

После этих действий будет создан отдельный файл — отсоединенная подпись с расширением .sig, который будет сохранен в папку загрузок браузера. 

Важно: для онлайн подписи необходимо чтобы в Вашем браузере был установлен плагин CryptoPro. Если ранее Вы уже использовали ЭЦП для подписи на данном компьютере, то этот плагин уже должен быть установлен и никакие дополнительные настройки не потребуются.

Наши специалисты помогут Вам получить ЭЦП быстро и совершенно бесплатно.

Как подписать документ ЭЦП в Word MS Office

Для последних версий Microsoft Word нажимаем “Файл” и в открывшемся окне наводим курсор на вкладку “Сведения” и выбираем пункт «Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО)». Если вы не видите данный параметр, то у вас не установлено программное обеспечение Crypto Pro и КриптоПро Office Signature, либо одно из них.

Далее, у вас появится окно, где будет предложено указать цель. Этот пункт не обязателен, но можете его заполнить по желанию. Затем выбираете нужную ЭЦП и кликаете по кнопке “Подписать”.  

После проделанных манипуляций во вкладке “Сведения” появляется обновленная информация об этом файле, отмечается что он уже заверен ЭЦП и является окончательным для редактирования.

Совет: если у вас все-таки возникла необходимость внести правки, сначала удалите подпись и только потом изменяйте файл. После окончания работы снова поставьте ее.

Как подписать документ PDF электронной подписью

Для программ, работающих с файлами формата PDF, также разработано специальное программное обеспечение. Называется оно «Крипто-ПРО PDF» и представляет собой модуль, который взаимодействует с программами Adobe Reader и Adobe Acrobat. После его установки, вы можете подписать ЭЦП PDF файл в любой из выше перечисленных программ. Делается это так же легко, как и в Word Microsoft Office.

Если в процессе вышеописанных действий у вас возникли трудности и вопросы, как подписать документ электронной подписью для размещения его на площадке, вы всегда можете обратиться к нашим специалистам. Они подскажут в любом сложном вопросе и помогут решить проблему с электронной подписью документов.

Источник:

Как подписать документ электронной цифровой подписью?

Как подписать документ электронной подписью, используя современные криптопрограммы? Рассмотрим специфику решения данной задачи на примере известной программы «КриптоАРМ».

Какие есть инструменты для подписания документов ЭЦП

На какие файлы можно поставить ЭЦП

Как вставить с помощью «КриптоАРМ» ЭЦП в файл (краткая инструкция)

Как ставить на вордовский документ (Word 2003, Ворд 2007, Word 2010, 2013, 2016) ЭЦП

Как заверить PDF (ПДФ) с помощью ЭЦП

Итоги

Какие есть инструменты для подписания документов ЭЦП

Соответствующего типа решения на современном ИТ-рынке представлены в широком спектре. В числе самых популярных в России:

  • «КриптоПРО» — универсальный программный комплекс для обмена электронными документами, защищенными ЭЦП, в широком спектре форматов;
  • «КриптоАРМ» — специализированная программа для подписания файлов с помощью ЭЦП;
  • «КриптоТри» — решение, обеспечивающее техническую составляющую при организации электронного оборота юридически значимых документов, которые защищены ЭЦП.

К самым простым и универсальным решениям того, как подписать документ электронной подписью, можно отнести программу «КриптоАРМ»: она легко интегрируется в интерфейсы Windows, удобна в пользовании, настройке. Используя ее, можно легко понять, как поставить электронную подпись на различные документы.

«КриптоАРМ» при наличии ключа ЭЦП можно задействовать и в качестве инструмента подписания документов, и в качестве инструмента проверки подлинности тех или иных ЭЦП.

Воспользоваться бесплатной версией «КриптоАРМ» или заказать платную можно через сайт разработчика данного решения — ООО «КРИПТО-ПРО». Как подписать документ ЭЦП с помощью этого ПО — читайте далее.

На какие файлы можно поставить ЭЦП

Специфика электронной подписи заключается в том, что с ее помощью можно заверить практически любой файл — будь то документ Word, PDF, рисунок или видеозапись. С технологической точки зрения подписание ЭЦП PDF-документа ничем не отличается от заверения мультимедийного файла:

  • криптопрограмма, с помощью которой заверяется файл, формирует его хэш (краткие сведения о целостности и об авторстве);
  • хэш шифруется с помощью закрытого ключа;
  • формируется подписанный ЭЦП документ или отдельный файл ЭЦП к соответствующему документу.

Для удостоверения подлинности файла его получатель должен воспользоваться, в свою очередь, открытым ключом: он расшифровывает хэш и позволяет определить целостность и авторство файла — будь то документ Word или видеозапись.

В свою очередь, существует большое количество разновидностей программного обеспечения, с помощью которого можно, используя ЭЦП, подписать документ Ворд или PDF. В числе самых распространенных решений в России, как мы отметили выше, — программа «КриптоАРМ». Рассмотрим, как поставить ЭЦП на документ Word с ее помощью.

Как вставить с помощью «КриптоАРМ» ЭЦП в файл (краткая инструкция)

Задействовать рассматриваемую программу в Windows можно в двух режимах:

  • через контекстное меню файлов в проводнике (щелкая правой кнопкой по файлу и выбирая нужную опцию);
  • через основной интерфейс программы (запустив ее с рабочего стола).

Как подписать электронной подписью документ Word — решение этого вопроса через контекстное меню Windows достаточно удобно. Если же в нашем распоряжении — решение «КриптоАРМ», то будем придерживаться его.

Изучим особенности применения соответствующих возможностей «КриптоАРМ» на практике.

Как ставить на вордовский документ (Word 2003, Ворд 2007, Word 2010, 2013, 2016) ЭЦП

Условимся, что наш файл создан с помощью программы Word 2007 — как подписать электронной подписью документ в этом случае? Обратим внимание на то, что для вопроса, как подписать электронной подписью документ в Word 2010 и иных используемых версиях, данная инструкция тоже актуальна.

Выбираем файл Word, расположенный в папке компьютера, нажимаем на нем правой кнопкой мыши, затем выбираем опцию «КриптоАРМ», после — «Подписать». Откроется «Мастер подписания файлов программы».

Нажимаем «Далее».

В открывшемся окне «Мастера» можно еще раз проверить, правильный ли файл выбран для подписания. При необходимости — добавить в список подписываемых файлов другие объекты, их можно заверить одновременно. Определившись с файлом или перечнем таковых для подписания, нажимаем «Далее».

В следующем окне можно выставить различные реквизиты подписи (например, визу, комментарии, штамп времени), если это требуется. Здесь же можно поставить галочку напротив пункта «Сохранить подпись в отдельном файле».

Если это сделать, то хэш ЭЦП будет сохранен отдельно от заверяемого документа (но последующая проверка ЭЦП потребует одновременного наличия обоих файлов).

Если нет — документ и ЭЦП, которая его заверяет, будут объединены в один файл.

Нажимаем «Далее».

Теперь нужно выбрать сертификат подписи, выданный удостоверяющим центром. Он может быть размещен на ПК (прописан в реестре) или же на внешнем носителе — флешке, eToken. Во втором случае нужно будет присоединить соответствующий носитель к компьютеру.

В окне, открывшемся после выбора сертификата, все настройки можно оставить по умолчанию.

Нажимаем «Далее», затем — «Готово». Подписанный с помощью ЭЦП файл появится в папке, указанной в окне «Мастера» ранее. В общем случае его расположение будет совпадать с расположением исходного файла. Имя подписанного с помощью «КриптоАРМ» файла будет совпадать с оригинальным, но будет дополнено расширением ЭЦП — как правило, это расширение SIG.

Как заверить PDF (ПДФ) с помощью ЭЦП

Итак, мы знаем, как подписать цифровой подписью документ в Word. Выше мы отметили, что данная процедура принципиально не отличается от заверения с помощью ЭЦП любых других файлов. Но при работе с некоторыми типами данных все же могут быть нюансы.

В частности, определенные особенности есть у процедуры заверения файлов PDF. Как электронную подпись поставить на документ PDF (с учетом особенностей данного формата файлов)?

Основные действия при использовании «КриптоПРО» при выполнении такой задачи, как поставить ЭЦП на документ PDF, будут практически такими же, что и для документа Word. ЭЦП на PDF-файле ставится по алгоритму, аналогичному рассмотренному нами выше, — когда мы изучали вопрос, как подписать вордовский документ электронной подписью.

Дело в том, что некоторые решения от компании Adobe — разработчика формата PDF — позволяют осуществлять подписание документов в данном формате штатными средствами. Вполне возможно, что получатель файла пожелает для начала ознакомиться с соответствующими подписями, и только потом — проверить подлинность ЭЦП документа.

Источник: http://novpedkolledg2.ru/lajfhak/kak-vstavit-podpis-v-elektronnyj-dokument.html

Как сделать подпись на документе. Вставка подписи в документ MS Word

Впервые, за долгие годы мне пришлось использовать в своей текстовой работе в Ворде цифровую подпись. Если бы не срочная надобность, я бы никогда не узнал о наличии такой возможности.

Microsoft Word использую примерно 10 лет и никогда не сталкивался с ЭЦП (электронная цифровая подпись). Пришлось проходиться по всем опциям документа. После 15 минут поиска я нашел функцию, чтобы сделать подпись в Ворде.

Теперь поделюсь и с вами.

Поставить цифровую подпись в Word можно в любом месте документа. Для этого нужно активировать необходимую зону курсором мыши, и после этого переходить к выполнению ниже указанных мною действий.

Читайте также:  Sms'те: бесплатная отправка sms - хитрые советы

Способ 2. Как вставить подпись в документе Ворд

Более наглядно этот процесс показан в этом видеоролике:

Делаем подпись в Microsoft Word 2010

  1. Теперь, что касается Microsoft Office
  2. Выбираем опцию «Файл», затем жмем на «Сведения».
  3. Отмечаем вкладку «Добавить цифровую подпись».
  4. После этого нужно выбрать сертификат подписи и подтвердить свой выбор.
  5. Все, подпись появиться на документе Ворд 2010.

Есть и второй вариант сделать подпись в Word 2010

  1. Переходим во вкладку «Вставка», затем в панели быстрого доступа выбираем значок «Строка подписи Microsoft Office».
  2. Поле чего, откроется окно настройки подписи. В него необходимо ввести свои инициалы, должность и адрес электронной почты.
  3. Далее жмем «Ok» и ЭЦП появляется на документе.

Подробно рассмотреть этот процесс вы можете в этом видеоролике.

Подписывание файлов с применением электронно-цифровой подписи стало для предпринимателей привычным делом. Но все же у многих новичков возникает вопрос, как подписать вордовский документ ЭЦП. Чаще всего, когда приходится работать с ЭЦП, мы сталкиваемся с MS Office. Но для начала стоит разобраться, что представляет собой этот элемент в компьютерных документах.

Данное понятие включает в себя виртуальный объект, с помощью которого можно установить личность автора, который его создал. Соответственно, он помогает убедиться в достоверности и целостности цифрового файла.

В зависимости от того, какую ЭЦП вы используете, с помощью этого современного средства защиты авторства у вас будет также возможность отслеживать последующие изменения в содержании отчета.

Именно поэтому стоит знать, как сделать электронную подпись в ворде.

В зависимости от того, какое программное обеспечения вами используется, сам процесс подписания файла ворд может иметь некоторые отличия, но суть останется то же. Рассмотрим последовательность действий, которая рекомендуется для версии программы 2007 года.

Чтобы произвести добавление необходимой строчки в Microsoft Office, нужно:

  1. Переместить курсор таким образом, чтобы он находился в том месте, куда нужно вставить строку, содержащую ваш компьютерный автограф.
  2. Открыть окошко «Вставка» и нажать на группу «Текст». После этого курсор наводится рядом с графой меню «Строка подписи». Следует выбрать и кликнуть на «Строка подписи Microsoft Word».
  3. После этого вам понадобится произвести настройки в открывшемся окне, то есть указать сведения о личности, которая подписывает файл.
  4. В случае необходимости вам может понадобиться создание еще одной строчки для указания дополнительной подписи (при этом придерживайтесь вышеперечисленных пунктов).

Отдельный случай: визирование строки

Чтобы осуществить подписание строчки, вам понадобится выделять непосредственно строку ввода цифровой подписи. Чтобы осуществить такое действие, как подписать электронный документ ЭЦП, вам следует открыть окно «Подпись» и осуществить какое-либо из дальнейших действий:

  • Выбрать нужное имя рядом с обозначением Х.
  • Также при нажатии функции «Выбрать рисунок» вы сможете применить изображение своей ЭЦП.
  • При условии того, что вы используете планшетный компьютер, у вас будет возможность добавить рукописное подписание.
  • Если у вас установлено специальное программное обеспечение для цифровых подписей, вы можете просто кликнуть на клавишу «Подписать».
  • Если вам интересно, как еще можно подписать электронной подписью документ Word, вы должны знать о еще одном варианте. Вы можете стать создателем невидимой подписи, которая не будет отображаться. Но, если вы откроете строку «Подпись», которая находится внизу экрана на строке состояния, то она будет отображаться.

Кроме информации о том, как поставить подпись в документе электронном, нужно знать о специально для этого разработанном программном обеспечении, задачей которого является контроль сертификатов цифрового типа и осуществление криптоопераций.

Подобное программное обеспечение способно облегчить процесс подписания файлов с помощью цифрового росчерка. Преимущество данной программы в том, что с ее помощью можно подписывать фалы различного формата, а также архивы или пакеты файлов.

Ее помощью возможно также проставление усиленной и дополнительной ЭЦП.

Электронный документооборот вступил в конфликт с принципом, по которому контракт или другой важный фрагмент текста должен быть верифицирован разборчивым и однозначно идентифицируемым автографом. Долгое время решения этой проблемы не было.

Постепенно технология ЭЦП, электронной цифровой подписи, стала востребованной и даже необходимой в некоторых областях.

И хотя не все рядовые пользователи знают и пользуются ей, компания Microsoft встроила в свои приложения для работы с документами поддержку этой технологии.

Официальные документы должны быть заверены автографом

Помимо ратификации контрактов, ЭЦП используется и как инструмент проверки подлинности писем в электронной почте, макросов и т. п. Механизм проверки реализован через технологии шифрования закрытым ключом, что добавляет очков безопасности и криптоустойчивости.

Её использование гарантирует однозначную идентификацию использовавшего её человека. Также «опечатанность» полученного файла, потому что нельзя внести правки в текст без повторного подписания. И «неотрекаемость». Смысл последней в том, чтобы автор документа не мог откреститься от причастности к нему.

Это важно в корпоративной (и не только) среде.

Вставка в документ

Заверить содержимое документа своей ЭЦП можно, если она не просрочена, и её сертификат или владелец не скомпрометированы. Тогда нет никаких препятствий для использования этого инструмента.

Приложения из пакета Office, которые поддерживают эту технологию, а это Word и Excel, проверяют вставляемую подпись на все эти признаки. Только при положительном результате позволяют верифицировать текстовый файл с её помощью.

Такая проверка служит доказательством действительности автографа не только для автора документа, но и для того, кому он предназначен. Принцип обоюдного обеспечения безопасности и сделал эту технологию востребованной.

Перед тем, как вставить ЭЦП в Word, убедитесь, что она отвечает всем заявленным требованиям. Чтобы осуществить вставку специальной области, предназначенной для вставки ЭЦП, откройте документ в Ворде, поместите курсор в нужное место и перейдите во вкладку «Вставка» в Ленте настроек. Там вам нужна группа «Текст», в ней как раз будет кнопка «Строка подписи».

Нажав на неё, вы откроете выпадающее меню, в котором следует выбрать «Строку подписи Microsoft Office». В то место, куда был установлен курсор, будет осуществлена вставка области. Одновременно на экране появится диалог настройки , в котором можно будет при необходимости указать имя человека. Этот человек должен верифицировать текстовый файл, должность и адрес электронной почты.

Также если у вас для подписывающего человека есть какие-либо комментарии или указания, то их следует внести в поле «Инструкции» в том же диалоге. В тот момент, когда он нажмёт на строку подписи, во всплывающем окне будут отображены внесённые вами комментарии.

Это очень удобно, когда вы не хотите сбивать форматирование в документе, впечатывая в него дополнительный текст, или делать ещё один файл или записку с пояснениями. Если вам нужно, чтобы подписывающее лицо оставило вам ответ на них, в том же диалоговом окне отметьте пункт с соответствующим разрешением.

В тот момент, как он будет вставлять автограф в документ, Ворд даст ему возможность вписать рядом с вашим комментарием свой. Таким образом Microsoft расширяет возможности своего текстового процессора для групповой обработки файлов.

Всё в том же окне можно добавить дату, она будет отображаться в строке подписи. Если таких областей должно быть несколько, то нужно будет повторить эту процедуру нужное количество раз, каждый раз при необходимости заполняя нужные поля.

Теперь подойдём к этому вопросу со стороны подписывающего. Чтобы вставить в область подписи свою ЭЦП, открыв документ, нажмите на неё левой кнопкой мыши. Этот клик выделит строку и даст вам поле ввода автографа.

Теперь вы можете либо впечатать своё имя, чтобы вставить печатную версию ЭЦП, либо указать в диалоге выбора рисунок с автографом на жёстком диске. И то, и другое запустит процесс проверки указанной подписи, как мы упоминали в начале статьи, и при положительном результате прямо в окне Ворда появится кнопка подтверждения . Нажав на неё, вы подпишете документ.

Для владельцев планшетов есть и ещё один вариант. Используя преимущества сенсорного экрана, поставить электронную подпись, как привыкли, росчерком пера, только в этом случае его заменит стилус. Однако нужно учитывать, что роспись в этом случае не должна отличаться от той, которую вы указали при регистрации, что бывает непросто.

Современная технология авторизации по отпечатку пальца уже тоже постепенно начинает использоваться в механизме ЭЦП, но Word пока ещё не получил соответствующее обновление.

Источник: https://comuedu.ru/solutions/how-to-make-a-signature-on-a-document-inserting-a-signature-into-an-ms-word-document.html

Подписание документов PDF в Adobe Acrobat

Можно подписать документ для сертификации содержимого или утверждения документа. В зависимости от цели используются различные типы подписей.

Примечание.

В этом документе приведены инструкции по работе с Acrobat DC и Acrobat 2017. Инструкции по работе с Acrobat XI см. в справке по Acrobat XI. Инструкции по работе с Acrobat 8, 9 и 10 см. в прежних версиях справки по Acrobat.

Чтобы подписать документ или форму PDF, можно ввести, нарисовать или вставить изображение своей подписи. Можно также добавить текст, например, имя, компанию, заголовок или дату. При сохранении документа подпись и текст становятся частью документа PDF.

  1. Откройте документ PDF или форму, которую необходимо подписать.

  2. Выберите Инструменты > Заполнить и подписать.

  3. Чтобы добавить текст, например, имя, название компании, заголовок или дату, перетащите вашу личную информацию из панели справа в поле формы.

    Кроме того, можно использовать инструмент Добавить текстна панели инструментов. Щелкните в том месте документа, где нужно добавить текст, и введите текст. Используйте панель инструментов поля, чтобы внести соответствующие изменения.

  4. Щелкните значок Подписаниена панели инструментов и выберите, что необходимо добавить — подпись или только инициалы.

    Если подпись или инициалы уже добавлены, они отображаются как параметры, доступные для выбора.

  5. Если вы уже добавляли подпись или инициалы, выберите ее в параметрах подписи, затем щелкните в том месте документа PDF, где необходимо вставить подпись. Пропустите этот шаг.

    При подписании документа в первый раз отображается панель «Подпись» или «Инициалы». Ниже приведен пример панели «Подпись».

    Вы можете напечатать, нарисовать или импортировать изображение подписи. Добавленные инициалы и подпись сохранены для дальнейшего использования.

    Введите свое имя в поле. На выбор доступно несколько стилей подписи; нажмите Изменить стиль для просмотра другого стиля.

    Нарисуйте свою подпись в поле.

    Найдите и выберите изображение подписи.

    Если флажок установлен и выполнен вход в Acrobat Reader или Acrobat, добавленная подпись сохраняется в Adobe Document Cloud для повторного использования.

    Нажмите кнопку Применить, затем щелкните в том месте документа PDF, где требуется добавить подпись или инициалы.

  6. Чтобы переместить подпись или инициалы, щелкните поле, чтобы выделить его, и используйте клавиши со стрелками. Чтобы изменить размер или удалить поле, используйте параметры на панели инструментов поля.

Читайте также:  Интервью с командой on-5, авторами «шарадиума» - хитрые советы

Примечание.

Чтобы использовать изображение подписи:

  • Поставьте свою подпись черной ручкой на чистом белом листе бумаги. Подпись следует разместить посередине бумаги, чтобы при создании или сканировании снимка не было краев.
  • Сфотографируйте или отсканируйте подпись. При фотографировании подписи убедитесь, что страница освещена должным образом и на подпись не падает тень.
  • Передайте фотографию на компьютер или отсканируйте изображение. Acrobat/Reader поддерживает файлы форматов JPG, JPEG, PNG, GIF, TIFF, TIF и BMP. Обрезать изображение не требуется. Если фотография или отсканированное изображение достаточно четкое, Acrobat/Reader выполнит импорт только подписи.

Сервис отправки и отслеживания позволяет отправлять подписанные документы PDF другим пользователям и получать уведомления, когда получатели просмотрят документ. Копия документа сохраняется в учетной записи Adobe Document Cloud, позволяя легко получать к нему доступ позже. Для входа в учетную запись можно использовать идентификатор Adobe ID.

  1. Завершив работу над документом, нажмите кнопку Отправка и отслеживание в разделе «Параметры отправки» на панели справа. Дополнительные инструкции см. в разделе справки «Отправка и отслеживание».   

Получать документы, подписанные другими пользователями, можно с помощью инструмента «Отправить на подпись», который использует облачные сервисы Adobe Sign. Подписывающие стороны могут быстро подписывать документы из любого места через веб-браузер или с мобильного устройства. Им не потребуется вводить учетные данные или приобретать какую-либо программу Adobe, чтобы подписывать документы.

Инструмент «Отправить на подпись» также позволяет следить за всем процессом подписания. На электронную почту подписывающим сторонам приходит сообщение с запросом на подписание документа. После подписания вы и подписанты получаете подписанный документ PDF по электронной почте.

Дополнительные сведения см. на странице Отправка документов PDF на подпись.

Источник: https://helpx.adobe.com/ru/acrobat/using/signing-pdfs.html

Как подписать документ электронной подписью

На самом деле подписать документ электронной подписью достаточно просто, однако, новичку лучше подписать его с помощью данной статьи-шпаргалки. Как всегда для вашего удобства мы в добавление к пошаговой инструкции публикуем скриншоты. Итак, мы подпишем файл электронной подписью с помощью программы «КриптоАРМ».

Для начала кликните по файлу, который нужно подписать, правой клавишей мыши и выберите КриптоАРМ. Откроется выпадающий список возможных действий. Там, соответственно, следует выбрать: «Подписать».

Далее нас приветствует Мастер создания электронной подписи. У него аж пять шагов. И мы сейчас их разберем один за другим.

Первый шаг это «Выбор файлов». Здесь мы видим уже выбранный нами файл для подписи. Можем добавить еще любое количество файлов или даже папки с файлами. Также можем просмотреть (кнопка «Просмотр») содержимое документа перед его подписанием, что очень важно.

Второй шаг под названием «Выходной формат» предлагает нам выбрать формат подписи. Можно выбрать один из двух типов кодировки: DER или BASE64. В большинстве случаев это не важно, но бывают и исключения. К примеру, для ФСРАР укажите DER кодировку, а не наоборот.

Можно задать расширение для выходного файла, по умолчанию для подписанных данных в «КриптоАРМ» используется расширение SIG.

Кроме этого есть возможность включить архивирование, чтобы после создания подписи результаты помещались в ZIP-архив, и задать каталог для сохранения результатов подписи.

Третий шаг под названием «Параметры подписи» очень важен. Именно на этом шаге нас ждет выбор, какой вид подписи в итоге будет создан. Этот момент надо разъяснить. Существуют два вида подписи: присоединенная и отсоединенная.

В случае с присоединенной, подпись как бы прикрепляется к подписываемому документу, вы это можете заметить, потому как увеличивается размер файла после его подписания. В случае с отсоединенной подписью, подписываемый документ остается неизменным, подпись же сохраняется в отдельном файле.

Для проверки отсоединенной подписи нужны оба файла, файл подписи и файл исходного документа.

Четвертый шаг мастера создания электронной подписи это непосредственно «Выбор сертификата подписи». Нажимаем на кнопку «Просмотр» и в открывшемся окне находим свой сертификат подписи. Ежели вы наблюдаете пустое окне выбора, то сертификатов для подписи у вас просто нет, и вам следует установить хотя бы один.

И наконец, последний пятый шаг, что зовется «Завершение». Здесь мы видим общую информацию, какой сертификат нами был выбран, формат подписи и путь для сохранения подписанного файла.

Но не спешите сразу закрывать окно, обратите внимание на опцию «Сохранить данные в профиль для дальнейшего использования». Можете самостоятельно дать имя профили, и в следующий раз вам не нужно будет снова настраивать параметры подписи, все уже будет выбрано.

И так, нажимаем на кнопку «Готово», чтобы подписать выбранный нами документ.

Отлично! Операция прошла успешно! Выбранный нами документ теперь подписан электронной подписью.

Находим подписанный документ, он у нас там же, где находится и исходный документ. Иконку файла, содержащего электронную подпись ни с чем не перепутать, это листок бумаги с ручкой.

Теперь вы убедились сами, что подписать документ электронной подписью достаточно просто.

Хотите узнать больше информации, о том как подписывать документы с помощью программы «КриптоАРМ», посмотрите наш видеокурс на Youtube.

Источник: https://cryptoarm.ru/kak-podpisat-dokument-elektronnoi-podpisiyu

Как подписать документ электронной подписью?

Некоторые электронные документы, так же как и обычные бумажные нуждаются в подписи. Но вот если привычные для всех документ, напечатанный на листе бумаги вы можете подписать с помощью шариковой ручки, то как же быть в случае с электронными документами?

Электронная подпись и ее преимущества

Как всем известно, неподписанные документы не имеют никакой юридической силы. И для того чтоб решить эту проблему во время электронной переписки или обмена документами с помощью интернета придумали ЭЦП ( электронно-цифровую подпись). В случае, если ЭЦП была выполнена правильно, то с легальностью документа не возникнет никаких проблем и вопросов.

Быстрое распространение использования ЭП абсолютно закономерно, подделать ее практически нереально, и не нужно проворить ряд экспертиз для того, чтоб доказать ее подлинность.
ЭЦП имеет большое количество преимуществ перед обычным вариантом, которые в значительной мере облегчает жизнь. К ним относится:

  • С помощью ЭЦП на документе очень легко контролировать его целостность и состояние. Если после отправки с главного (вашего) компьютера документ был дополнен или изменен, то подлинность автоматически становится не действительной, что моментально отобразится на вашем ПК.
  • Компания получает гарантию защиты документов от подделок.
  • Владелец не может от нее отказаться, поскольку для того чтоб она появилась на документе нужно ввести специальный ключ, который будет известен исключительно владельцу ЭЦП. Таким образом отказаться от подписи или оспорить ее будет довольно сложно.
  • С помощью ЭП достаточно просто доказать оригинальное авторство документа.

Все эти положительные стороны делают электронную подпись удобным инструментом и своеобразным гарантом при общении с крупными партнерами и иностранными инвесторами. Что же касается законодательной базы, которая и будет контролировать правильное ее функционирование на территории РФ, то в правовой системе даст ответы на все эти вопросы.

Как подписать документ электронной подписью – порядок работы

Перед тем как поставить под документом своюЭЦП, нужно пройти еще несколько важных этапов: сформировать содержание документа, которое должно отвечать правилам оформления документации и действующему законодательству, а так же прибавить дополнительную строчку, где собственно и будет располагаться ваша ЭЦП.

Так же оформление и расположение подписи зависит от того, какой программой вы пользуетесь для составления документации. По статистике, большинство должностных лиц используют для работы Microsoft Office 7. Для того чтоб добавить ЭП в таких файлах нужно выполнить следующие действия:

  • Поставить курсор в то место, где она будет располагаться.
  • Во вкладке «Вставить» перейти на «Текст», там найти «Строчка подписи», где найти «Строка подписи MSOffice».
  • Настройте ее в диалоговом окне, которое всплывет. Для этого укажите сведения о человеке, который ставит свою подпись в конце документа.
  • Если документ должен быть подписан рядом людей, то следуя описанной выше инструкции повторяем нужное количество раз.

Читайте также!  Путевый лист легкового автомобиля — составляем бланк

Но если вам нужно заверить не весь документ, а только одну строку, то выполнять такие сложные манипуляции. Достаточно выделить нужную строчку, открыть диалоговое окно «Подпись», и сделать одно из перечисленных действий:

  • Выбрать отсканированный вариант подписи, которую вы ставите на бумажных документах. Этот вариант вполне законный, и часто используется в юридических конторах. Главное условие – ваш росчерк руки должен быть четко виден.
  • Ввести свое полное имя возле значка Х – и вы увидите электронный вариант собственной подписи. Останется ее только вставить.
  • Если при оформлении используется планшет, то можно расписаться от руки с помощью специального приспособления, напоминающего обычную шариковую ручку.
Читайте также:  Как оставаться в тонусе в течение всего рабочего дня - хитрые советы

Стандартная процедура подписи файлов и писем

Как правило, если ЭЦП была установлена правильно, то проблем с подписанием документов возникнуть не должно. Однако еще перед началом следует понимать, что каждая отдельная процедура имеет разную последовательность действий. Давайте разберемся в этом подробнее.

Документы формата doc, docx

Практически во всех обновленных версиях Word уже включена функция ЭЦП. Для того чтоб ее использовать достаточно перейти во вкладку «Подписи» и выбрать « Электронная подпись». Следуя такому же алгоритму вы можете вставить подпись, щелкнув правой кнопкой мышки, и выбрав пункт «Подпись» — « Подпись ЭЦП».

Но есть ряд людей, которые по привычке продолжают использовать версию Ворда 2003 года, в котором еще не было упоминания о понятии ЭП.

В таком случае алгоритм действий следующий: нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на иконке документа, где из выпадающего меню нужно выбрать пункт « Свойства», далее переходим на «Безопасность», и далее «Электронная подпись». В окне, которое появится, нужно выбрать «Добавить».

После этого в выпадающем диалоговом окне нужно выбрать необходимый сертификат, и нажать кнопку ОК (в некоторых вариантах «Подписать» или «Поставить подпись»).

Форма HTML

На таких формах ставить электронную подпись нужно только в том случае, если вы находитесь на сайте услуг, которые предоставляет государство, к примеру, на сайте Пенсионного Фонда.

Для того чтоб поставить подпись нужно зайти на сайт с помощью браузера Internet Explorer, в форме которого найти функцию «Подписать и отправить» ( возможен вариант « Подписать прикрепленные файлы»). После этого необходимо выбрать следует сертификат в диалоговом окне и кликнуть на функции «Подписать».

База данных

В базе данных потребуется подпись только в тех случаях, когда вы работаете с выплатой зарплат или налогами. Обычно, программа, с помощью которой происходит использование базы данных уже имеет в себе активную кнопку «Подписать документ» или подобную.

Читайте также!  Вкладыш в трудовую книжку — как оформить образец?

Все что вам нужно сделать — найти ее на панели быстрого доступа и кликнуть, далее выбрать сертификат, который вы собираетесь заверить электронной подписью и заверить его с помощью ЭЦП.
Это же правило относится к файлам, которые прикреплены. Вам нужно либо нажать саму иконку подписи, либо нажатием правой кнопкой мышки выбрать нужную кнопку из появившегося меню.

Документы xml

Документы этого формата часто используются при работе с базами данных, к примеру, при начислении зарплаты сотрудникам организации или статистических отчетах.

Свою электронную подпись в таких бумагах вы можете поставить как с помощью специальной кнопки, которая встроена в программу по умолчанию, или с помощью дополнительного программного обеспечения, которое взаимодействует непосредственно на выгруженный файл.

Для подписи файлового документа, который уже был выгружен нужно установить дополнительное программное обеспечение, к примеру, это может быть КриптоПро АРМ или же XMLdsig.

Чтоб подписать документ, который находится в данном формате, можно использовать КриптоПро PDF – специально разработанный плагин, который просто идеально подходит для Adobe Reader 7.0 и выше. Данная программа бесплатная, и находится в свободном доступе в интернете, но вы можете использовать и другие программы чтоб поставить свою ЭЦП.

Типы электронных подписей

Согласно законодательству РФ есть всего 2 вида электронной подписи: простая и усиленная. При этом усиленная электронная подпись с вою очередь разделяется на неквалифицированную и квалифицированную. Давайте разберемся них подробнее:

  • Простая электронная подпись включает в себя пароли,цифровые коды, специальные слова, которые подтверждают, что документ подписан нужным лицом, которому и принадлежит подпись. К тому же документы, которые должны быть заверенными печатью, не могут быт заверенными лишь электронной подписью.
  • Усиленная неквалифицированная ЭП генерируется с помощью определенных компьютерных программ. Такой вид подписи дает полную информацию о ее собственнике, ее крайне тяжело подделать. При соглашении сторон и в соответствии с законодательством РФ такая подпись приравнивается к рукописной.
  • Усиленная квалифицированная ЭП отличается от предыдущего варианта тем, что выдается она исключительно аккредитованным удостоверяющим центром. К подписи прилагается сертификат ключа проверки ЭП.

Электронная подпись

Насколько надежен этот метод?

На самом деле, не смотря на всю свою функциональность, у электронной подписи есть и большое количество недостатков. Удобна она скорее для внутреннего использования внутри компаний или доверенных лиц.

К недостаткам так же относится большое количество недоработок и трудностей при прописывании электронной подписью: не все программы распознают такую услугу, и далеко не все умеют нею пользоваться.

Источник: http://vesbiz.ru/dokumenty/poleznaya-informaciya/kak-podpisat-dokument-elektronnoj-podpisyu.html

Электронная подпись. Как подписать документ с помощью ЭЦП

В наших предыдущих статьях мы детально разобрали виды электронных подписей и преимущества, которые они дают для компаний и частных лиц. Несмотря на то, что использование ЭЦП для подписания документов стало привычной практикой, некоторые форматы файлов могут вызвать определенные трудности.

Получить электронную подпись

Когда необходимо подписать документ с помощью ЭЦП, мы чаще имеем дело с документами MS Office.

Детально рассмотрим процедуру подписания таких файлов, а затем перейдем к более редким форматам электронных документов.

Что такое электронная подпись документов?

Это электронный объект, который помогает установить авторство и удостоверится в аутентичности и целостности цифрового документа.

В зависимости от используемого вида ЭЦП, это современное средство защиты электронной информации поможет подтвердить авторство и проследить изменения, внесенные в документ после его подписания.

Стандартная процедура

Для того чтобы подписать документ с помощью ЭЦП, необходимо сначала создать текст документа, затем добавить строку подписи и саму подпись.

Процедура подписания документа может отличаться в зависимости от используемого программного обеспечения. Рассмотрим стандартную процедуру, рекомендованную для файлов седьмой версии MS Office.

Для добавления строки подписи в файл MS Office, необходимо:

  • Поместить курсор в то место в подписываемом документе, куда необходимо добавить строку ЭЦП.
  • Во вкладке Вставка выбрать группу Текст, далее навести курсор рядом со строкой «Строка подписи» выпадающего меню и выбрать «Строка подписи Microsoft Office».
  • Осуществить настройку подписи в соответствующем диалоговом окне (ввести сведения о лице, подписывающем документ).
  • При необходимости, создайте строку для еще одной подписи, следуя трем вышеуказанным пунктам.

Для подписания строки документа, необходимо выделить саму строку ввода ЭЦП. Для того чтобы подписать документ с помощью ЭЦП, обратитесь к диалоговому окну «Подпись» и выполните одно из следующих действий:

  • введите свое имя рядом со значком Х (добавится печатная версия ЭЦП);
  • также возможно использовать изображение своей рукописной подписи (нажмите кнопку «Выбрать рисунок»);
  • если Вы пользуетесь планшетным компьютером, Вы можете добавить свою рукописную подпись (введите свое имя рядом со значком Х);
  • если Вы используете специально программное обеспечение для ЭЦП, просто нажмите кнопку «Подписать».

Вы также можете создать невидимую подпись, которая не видна в содержании документа, но может быть отображена путем нажатия строки «Подпись», расположенной в строке состояния в нижней части экрана.

Электронная подпись документов: проще не бывает!

В основе подписания HTML- XML- и PDF-документов лежит вышеописанный принцип с некоторыми поправками. Чтобы подписать документ в формате HTML, необходимо создать скрытое hidden-поле в соответствующей форме. Но работа в web-браузера максимально упрощена для пользователя ЭЦП.

Поэтому все, что нужно сделать — заполнить форму и нажать кнопки Подписать и Отправить. Остальное сделает система.

XML-документ подписывается, как обычный файл Office. Самая активная работа с файлами в формате XMLdsig осуществляется при поддержке программы КриптоАРМ и приложения Microsoft Office InfoPath 2003.

Надежный крипто-помощник

Использование специального программного обеспечение, предназначенного для выполнения криптооперций и управления цифровыми сертификатами, значительно облегчает процедуру подписания документов с помощью ЭЦП.

КриптоАРМ является самой распространенной программой для подобных криптооперций на территории СНГ. Помимо шифрования и надежного хранения данных, она предоставляет широкие возможности для того, чтобы быстро и удобно подписать документ с помощью ЭЦП:

  • можно подписать не только отдельный файл, но и пакет файлов или архивов;
  • можно использовать как простую, так и усиленную электронную подпись;
  • можно создать не только первичную, но и дополнительную (подпись документа двумя и более лицами) и заверяющую (конечная подпись документа вышестоящим сотрудником) ЭЦП;
  • при работе с документами MS Office (Word, Excel, PowerPoint) возможно использование видимой и невидимой электронной подписи. Подписать документ с помощью ЭЦП можно двумя способами. Если в файл нужно добавить две или более подписи, для уменьшения риска возникновения ошибок используются видимые строки подписи. Если же документ подписывает одно лицо, используется невидимая ЭЦП;
  • КриптоАРМ также позволяет снабдить лицо, подписывающее документ инструкциями (используйте поле Инструкции для подписывающего), самому подписывающему лицу добавить свой комментарий (поставьте соответствующий флажок), отображать дату подписания документа;
  • ограничение подписываемых файлов по размеру определяется исключительной объемом свободной памяти вашего компьютера;
  • одновременно может обрабатываться неограниченное количество файлов.

Для обеспечения юридической легитимности документов в формате PDF используется программа «КриптоПро PDF». С ее помощью осуществляется подписание документов Adobe Acrobat и Adobe Reader 7 версии и выше.

Сегодня мы рассмотрели различные стратегии подписания цифровых документов, созданных в самых распространенных электронных форматах.

; Открытые торги «Открытые торги» — одна из ведущих компаний России, специализирующихся на тендерном сопровождении. Мы открываем новые возможности для реализации товаров, работ и услуг для российских и международных компаний. К нам обращаются компании, как без опыта участия в тендерах, так и имеющие развитые тендерные отделы. Мы помогаем решить конкретные задачи здесь и сейчас, а также сформировать видение на будущее, сэкономить время и ресурсы. Контакты:

; Адрес: ул.Стромынка, д.13а 107014 Москва,

Телефон:+74952680544,

Телефон:88005556649,

E-mail: mail@open-torg.ru

Источник: https://open-torg.ru/ecp/elektronnaya-podpis-dokumentov-kak-podpisat-dokument-s-pomoshhyu-ecp

Ссылка на основную публикацию