Как грамотно использовать icloud для совместной работы над документами — хитрые советы

Как грамотно использовать iCloud для совместной работы над документами

Как грамотно использовать icloud для совместной работы над документами - хитрые советы

Среди новых тенденций в командной работе над файлами и документами — хранение всех данных в “облаке” и организация доступа к ним одновременно с разных устройств.

Одним из “пионеров” в области такой синхронизации стала компания Apple, которая представила собственный “облачный” под названием iCloud в июне 2011 года.

Более-менее полноценной работа этого сервиса стала, начина с версии OS X Mountain Lion, когда появилась синхронизация ряда приложений для работы с документами.

Работа с iCloud достаточно проста, и сегодня мы рассмотрим, как правильно организовать синхронизацию данных и совместно работать над текстами и презентациями с применением этого “облачного” сервиса.

Активируем работу с документами и данными

Если у вас еще нет бесплатной учетной записи в iCloud или вы только начали ею пользоваться, то вам стоит прочесть вот эту статью, чтобы создать и настроить новую учетку в iCloud.

Для хранения своих документов в “облаке” надо также зайти в настройки документов и данных и активировать синхронизацию с iCloud; а также включить эту синхронизацию на всех ваших iOS-устройствах (“Settings > iCloud”).

Находим совместимые приложения

На сегодняшний день круг приложений, которые поддерживают работу с iCloud в плане хранения файлов и документов, достаточно невелик. Для Mac поддержка iCloud реализована для таких приложений, как Preview, TextEdit, iWork ’09 / ‘11 (Pages, Numbers, Keynote), GarageBand.

Что касается сторонних разработчиков, то синхронизацию поддерживают текстовые редакторы iA Writer, Byword, Smultron; PDF-редактор PDFpen; графический редактор Pixelmator. Популярный офисный пакет Microsoft Office на данный момент не поддерживает синхронизацию документов в iCloud.

Работаем с документами в нашем новом “облаке”

Приложения, у которых есть нативная поддержка iCloud, сохраняют файлы и документы в облако достаточно просто. Нажимаем Command-S, — и указываем в качестве места для хранения iCloud, затем выбираем название для файла и нажимаем “Сохранить”.

Доступ к такому файлу реализован для всех устройств, подключенных к “облаку”: ваш настольный Mac, ваш ноутбук и смартфон от Apple — все они будут одинаково “видеть” и обрабатывать сохраненный документ, Чтобы открыть файл, сохраненный в iCloud, просто нажмите Command-O в приложении, которое поддерживает iCloud, а далее нажмите на иконку с iCloud.

Перемещаем файлы в “облако”

В принципе, вы в свое “облако” можете поместить разные файлы со своего Mac, Для этого откройте файл тем приложением, которое поддерживает сохранение в iCloud, выберите File > Move To, далее выберите iCloud в качестве пункта назначения. Так можно переместить папки и файлы в “облако”.

Ограничения iCloud

iCloud — отличный способ для совместной работы на нескольких разных устройствах, но проблема в том, что работу через “облако” возможна только за счет тех приложений, которые вы использовали для создания конкретного файла.

Если вы, к примеру, создали новый текстовый документ с помощью TextEdit, то сохранить этот документ в облаке можно в нескольких форматах, включая формат Microsoft Word. Но открыть этот файл из “облака” в Word вы не сможете.

Более того: вы не сможете из “облака” просматривать и править этот файл ничем, кроме редактора TextEdit, в котором файл и был создан.

Конечно, можно сохранять каждый раз локальную копию на своем Mac и работать с ней, а потом загружать ее обратно в “яблочное облако.” Но если вам приходится часто править и синхронизировать правки между разными приложениями для одного и того же файла, вам лучше использовать не iCloud, а Dropbox и аналогичные универсальные сервисы “облачной” синхронизации.

Получаем доступ к файлам в iCloud с помощью Finder

OS X хранит копии ваших документов из iCloud в скрытой папке. По сути, хранение файлов в “облаке” на удаленных серверах дублируется за счет постоянной синхронизации с локальными копиями в тщательно “запрятанном” каталоге на локальном Mac.

Открыть эту папку можно с помощью Finder: выберите пункт меню Go -> Go To Folder и укажите в качестве целевого адреса ~/Library/Mobile Documents/.

Откроется окошко, и вы увидите кучу разных папок со всякими странными названиями, но здесь есть и папки с названиями приложений, для которых они были созданы.

Если вам нужно получить доступ к любым файлам в iCloud, то их проще и быстрее скопировать из этой папки, а не “прогонять” каждый раз через приложения.

iCloud уже сейчас можно использовать для совместной работы между несколькими устройствами, надеемся, что в будущем гибкости и возможностей этому “облаку” только добавится.

Источник: https://lifehacker.ru/kak-gramotno-ispolzovat-icloud-dlya-sovmestnoj-raboty-nad-dokumentami/

Все тайны и хитрости Заметок в iOS 10

С выходом каждой новой iOS Заметки становятся более функциональными. Чтобы самые востребованные фичи приложения из iOS 10 не остались без должного внимания, собрал их в одном материале. Пожалуйста.

1. Используйте заголовки и маркированные списки

Как: кнопка с изображением Аа

Таким образом сможете структурировать важные и полезные личные записи.

Например, так удобно записывать вещи, которые необходимо взять с собой или не забыть купить в супермаркете в ближайшее время.

2. Не забывайте про списки задач для работы-отдыха

Как: кнопка с изображением круга со вписанной галочкой

Таким образом можно делать списки задач с возможностью отметить выполненные.

Рекомендую использовать эту возможность в рабочих задачах — сможете помечать выполненные, чтобы контролировать объем работы и повысить личную эффективность.

3. Обратите внимание на форматирование текста

Как: выберите фрагмент текста средствами iOS и найдите кнопку BIU в доступных возможностях

Так выделите самые важные факты из общего объема информации и сконцентрируете на них личное или чье-либо внимание.

4. Приглашайте пользователей для совместной работы

Как: кнопка с изображением контакта со знаком +

Совместное редактирование конкретных заметок поможет разобраться в информации вместе с сотрудником или партнером и внести в нее необходимые правки.

5. Добавляйте фотографии по поводу и без него

(Еще больше закатов и других интересных снимков в моем Instagram — @nickgric)

Как: кнопка с изображением фотоаппарата

Визуализируйте написанное снимками как можно чаще. Таким образом не только освежите информацию в памяти в будущем, но и сможете составить небольшой дневник личных приключений.

6. Делайте зарисовки, если слова не подходят

Как: кнопка с изображением каракулей

Не стоит использовать Заметки для полноценного рисования. Но зарисовать расположение чего-либо в схему или прикинуть структуру — это бывает полезно.

7. Защищайте самые важные данные паролем

Как: откройте меню шаринга кнопкой со стрелкой, которая вылетает из квадрата, и выберите Заблокировать заметку

Таким образом закроете важные записи паролем. Это может быть даже заметка со списком личных паролей от всего в жизни.

8. Структурируйте заметки по тематическим каталогам

Как: создавайте папки и рассовывайте по ним записи

Это удобно, если заметки соответствуют личной жизни или работе, или ведете записи одновременно по нескольким проектам.

9. Просматривайте все вложения заметок разом

Как: кнопка с изображением четырех квадратов сеткой 2х2 в списке заметок

Таким образом просмотрите фотографии, зарисовки и другие вложения всех заметок в приложении вместе.

10. Восстанавливайте любые удаленные заметки

Как: папка Недавно удаленные

В iOS 10 удаленные заметки попадают в корзину. И это важно, если стерли запись случайно.

Здесь информация хранится до 30 дней. А потом удаляется навсегда.

Тоже интересно:

P.S. За помощь в подготовке материала спасибо специалистам re:Store.

Источник: https://www.iphones.ru/iNotes/ten-tips-about-notes-05-04-2017

Как поделиться хранилищем iCloud через «Семейный доступ»

С выходом iOS 11 и macOS High Sierra вы получили возможность делиться местом для хранения данных в iCloud через «Семейный доступ». Это может быть выгоднее, чем оплачивать хранилище для каждого члена семьи в отдельности.

Чтобы использовать iCloud вместе с родными и близкими с помощью «Семейного доступа», нужно перейти на план хранилища ёмкостью 200 ГБ или 2 ТБ.

Обратите внимание: если вы уже пользуетесь таким планом хранилища, расширять его дополнительно не нужно.

Если вы не пользуетесь «Семейным доступом», узнайте, чем он полезен и как его настроить, в нашей инструкции.

Как расширить хранилище iCloud с помощью iPhone

Шаг 1: Перейдите в раздел учетной записи из настроек устройства, откройте меню iCloud и выберите пункт «Управление хранилищем» или «Хранилище iCloud».

Шаг 2: Выберите возможность «Купить больше пространства» или «Сменить план хранилища».

Шаг 3: Выберите тарифный план.

Шаг 4: Нажмите «Купить» и следуйте инструкциям на экране.

Как расширить хранилище iCloud с помощью Mac

Шаг 1: Перейдите в раздел iCloud из системных настроек компьютера и нажмите «Управлять» в правом нижнем углу.

Шаг 2: Выберите возможность «Сменить план хранилища» или «Купить дополнительное место».

Шаг 3: Выберите тарифный план.

Шаг 4: Щелкните «Далее» и введите пароль Apple ID.

Как поделиться местом в iCloud с iPhone

Шаг 1: Перейдите в раздел учетной записи из настроек устройства.

Шаг 2: Откройте меню «Семейный доступ».

Шаг 3: Выберите пункт «Хранилище iCloud».

Шаг 4: Следуйте инструкциям на экране, чтобы закончить настройку.

Как поделиться местом в iCloud Drive с Mac

Шаг 1: Перейдите в раздел iCloud из системных настроек компьютера.

Шаг 2: Нажмите «Семейный доступ» в правой стороне окна.

Шаг 3: Перейдите в меню «Мои приложения и службы» и выберите пункт «Хранилище iCloud».

Читайте также:  Как избавиться от клавиатурного рабства и научиться печатать вслепую? - хитрые советы

Шаг 4: Следуйте инструкциям на экране, чтобы закончить настройку.

Обратите внимание, что даже если вы пользуетесь единым хранилищем iCloud, родные и близкие увидят только то, чем вы сами захотите поделиться. Кроме того, вы всегда сможете узнать сколько места занимают файлы каждого участника и вовремя расширить объем общего хранилища.

Читайте далее 5 приложений для начинающих и продвинутых диджеев

Источник: https://www.re-store.ru/blog/instruktsii/kak-podelitsya-khranilishchem-icloud-cherez-semeynyy-dostup/

Работа с документами на iPhone

Встроенное ПО iPhone не позволяет пользователю работать с документами Office. При необходимости срочно внести коррективы в файлы форматов Word и Excel с «яблочного» гаджета придётся скачивать стороннее приложение из AppStore.

К счастью, подобных программ в официальном магазине Apple – множество. На примере одной из них мы продемонстрируем, что обработка офисного документа на Айфоне – на самом деле весьма простая процедура.

Какую программу выбрать?

Тематические порталы «в один голос» рекомендуют скачать и установить Document 6 от Readdle – менеджер файлов и браузер, «два в одном».

Однако на самом деле удобной эту программу не назовёшь – новичку может оказаться сложно разобраться с нею.

Document 6 имеет и другой недостаток – это приложение предъявляет высокие требования к «операционке»; нужна iOS версией выше 9.0. Пользователю есть смысл поискать достойную альтернативу программе от Readdle.

На роль таковой претендуют два приложения: Polaris Office и «МойОфис Документы». Программа Polaris Office более известна, однако у неё есть пара серьёзных минусов: во-первых, вес утилиты весьма внушителен – свыше 100 Мб, во-вторых, многие из её функций оказываются доступными пользователю только после приобретения подписки.

«МойОфис Документы» — совсем свежий отечественный продукт, появившийся в AppStore только в конце 2016 года.

Этот текстовый редактор способен похвастать современным лаконичным дизайном и предельной простотой. По сравнению с Polaris Office программа «МойОфис Документы» меньше весит (около 80 Мб) и предлагает больше способов импорта документов «со стороны». Именно на примере российского приложения мы и будет изучать способы обработки офисных документов на Айфоне.

Как скачать вордовский документ на iPhone?

Есть 3 способа загрузить документ Word или другой офисной программы в приложение «МойОфис Документы» — все они в равной степени действенные.

Как скинуть текстовый документ на Айфон с компьютера?

Если вы желаете перебросить файл с ПК на iPhone, вам следует использовать в качестве посредника электронную почту. Действуйте так:

Шаг 1. Зайдите с ПК в свой почтовый ящик и отправьте письмо с вложенным вордовским документом на собственный же адрес.

Шаг 2. Откройте почтовый ящик на Айфоне через браузер Safari или специальное приложение. Пользователи сервиса от Rambler, например, могут прибегнуть к помощи программы «Rambler / Почта», доступной в AppStore.

Шаг 3. Выберите в почтовом ящике один из разделов: «Отправленные» или «Входящие». Там вы и найдёте письмо, которое отправили с ПК. Откройте это письмо.

Шаг 4. Загрузите вложение из письма в память Айфона. В приложении «Rambler / Почта» сделать это можно, нажав на стрелку, направленную вниз.

Шаг 5. Откройте вложение, кликнув на него. Затем нажмите кнопку «Поделиться».

Шаг 6. Среди вариантов выберите «Скопировать в «Документы».

После этого программа «МойОфис Документы» запустится автоматически. В разделе «На устройстве» программы вы найдёте загруженный текстовый файл.

Как перенести документ на Айфон через облако?

Способ загрузки Word-файла через почту удобным не назовёшь. Куда проще скинуть документ в текстовый редактор посредством одного из облачных сервисов. Использовать можно, например, сервис iCloud Drive, к которому каждый из поклонников «яблочной» продукции имеет доступ.

Загрузка документа в «МойОфис Документы» через iCloud Drive производится так:

Шаг 1. Зайдите на сайт www.iCloud.com и авторизуйтесь.

Шаг 2. В главном меню выберите раздел «Pages».

Шаг 3. Скиньте документы в «Pages». Кликните на шестерёнку и в появившемся меню выберите вариант «Загрузить документ в iCloud…».

Затем через «Проводник» выберите на ПК файл, который вам нужен, и нажмите «Открыть».

После этого вы можете закрыть вкладку iCloud на ПК.

Шаг 4. Запустите на Айфоне приложение «МойОфис Документы» и кликните на кнопку со знаком «+».

Далее нажмите «Загрузить документ».

Шаг 5. Через появившееся меню выберите, из какого облачного хранилища вы хотите импортировать файл. Мы предпочтём вариант «iCloud Drive».

Шаг 6. Проследовав в раздел «iCloud Drive», вы увидите папку «Pages».

Откройте эту папку – в ней вы найдёте документ, который сбрасывали с компьютера.

Кликните на документ, и он окажется загруженным в текстовый редактор.

Как скачать документ Office через браузер Safari?

Если вы хотите скинуть в память Айфона документ, доступный в интернете (например, книгу), можно вообще не прибегать к помощи ПК и произвести загрузку прямо из встроенного браузера гаджета. Делается это так:

Шаг 1. Запустите Safari и найдите в интернете файл, который желаете скачать.

Шаг 2. Откройте этот документ в браузере и кликните на экран гаджета. В верхней части экрана появится кнопка «Открыть в…»

Нажмите на неё – так вы вызовете меню.

Шаг 3. В меню выберите вариант «Скопировать в «Документы».

Затем нажмите «Готово».

Загруженная книга будет доступна в разделе «На устройстве» приложения «МойОфис Документы».

Как создать документ на iPhone?

Создание нового документа на «яблочном» устройстве тоже возможно – через стороннюю программу. В приложении «МойОфис Документы» формирование документа производится следующим образом:

Шаг 1. Откройте программу и в разделе «На устройстве» нажмите на иконку с «плюсом».

Шаг 2. Выберите, какого типа файл нужно создать. Из вариантов – текстовый файл (Word), таблица (Excel) и папка.

Предположим, что нам требуется текстовый документ – для его формирования нужно выбрать вариант «Текст». Кликнув на «Текст», вы окажетесь в редакторе:

Все основные функции десктопного Ворда присутствуют и в редакторе приложения «МойОфис Документы». В частности, текстовый редактор позволяет:

  • Выбирать стиль, кегль и цвет шрифта.
  • Выравнивать текст по центру или по краям.
  • Делать маркированные и нумерованные списки.
  • Выделять куски текста жирным, курсивом или цветом.

Перечисленные функции доступны в меню «Текст», попасть в которое можно, нажав на «Aa».

Приложение «МойОфис Документы» позволяет не только напечатать текст, но и надиктовать его. Активировать режим диктовки удастся нажатием на кнопку с изображением микрофона.

Это действительно очень удобная функция. То, насколько чётко программа распознаёт слова, стало приятной неожиданностью.

Шаг 3. Завершив написание текста, вы можете сохранить документ в программе «МойОфис Документы» либо отправить его по электронной почте, через соцсеть «ВКонтакте», через мессенджеры What’s App, Viber и другие – вариантов масса. Кликните на кнопку с тремя горизонтальными полосками.

В появившемся меню выберите пункт «Экспорт», если рассчитываете продолжить работу над текстом и пока не желаете выводить документ из программы, либо пункт «Отправить копию», если хотите воспользоваться одним из перечисленных способов вывода.

Программа «МойОфис Документы» способна сохранять текстовые файлы не только в формате .doc (вордовском), но ещё и в .odt (Open Document Format) и .pdf. Последний формат особенно важен; именно в .pdf рекомендуется конвертировать файлы перед печатью – дабы из-за несоответствия версий Word таблички, рисунки и подзаголовки внутри текста не «съехали».

Как открыть текстовый документ на iPhone и отредактировать его?

Открыть файл в формате .doc для последующего редактирования на iPhone также можно при помощи приложения «МойОфис Документы». Загрузите документ одним из способов, описанных выше, и кликните на него в разделе «На устройстве» программы. Файл окажется открытым в редакторе.

Редактировать при помощи мобильного приложения не очень удобно, потому как значительную часть экрана занимает клавиатура.

Чтобы в поле зрения находилось больше текста, рекомендуется уменьшить кегль шрифта.

Сделать это быстро можно при помощи жеста под названием пинч – сжимающего движения двумя пальцами одновременно. Увеличить кегль удастся, напротив, растягивающим движением.

Открыть вордовский файл для просмотра без редактирования можно множеством различных способов – например, в браузере Safari или в почтовом приложении.

Заключение

Выбор приложения для работы с текстовыми документами на iPhone – дело вкуса. Самые консервативные пользователи по-прежнему предпочитают Documents от Readdle, хотя сейчас в AppStore есть и более удобные программы.

Одна из российских новинок магазина – «МойОфис Документы» — на поверку оказалась весьма функциональным и простым в обращении редактором.

Пользователи этого приложения могут и создавать новые документы Word / Excel на своих «яблочных» устройствах, и редактировать уже существующие.

Источник: https://setphone.ru/rukovodstva/rabota-s-dokumentami-na-iphone/

Как пользоваться iCloud

Что такое iCloud? Удобный сервис для хранения данных или попытка Apple заинтересовать покупателя? Узнайте, как им пользоваться, и вы ответите на этот вопрос.

1

Для использования облака вам потребуется Mac, Windows 7, 8 или устройство на IOS 5.0 и выше. Обязательно зарегистрируйте идентификатор Apple ID, он нужен для входа в iCloud.

Когда всё готово, выполните следующие действия:

  1. Откройте Настройки>iCloud. В форму введите Apple ID с паролем.
  2. После авторизации создайте почту на домене @icloud.

    com, она нужна для использования приложений Mail, FaceTime и Сообщения.

Меню iCloud после авторизации в сервисе:

2

 Сервис автоматически помещает данные вашего устройства в облачное хранилище, вам достаточно лишь подключить интернет. Все сохраненные данные можно синхронизировать с другим устройством и быстро перенести информацию на новый IOS планшет. Служба предоставляет 5 гигабайт памяти. Если пространства недостаточно, то его можно купить или в любой момент очистить память, например, удалить часть фотографий.

В меню хранилища вы можете отключить резервное копирование для любого приложения.

3

Резервное копирование происходит каждый раз, когда устройство заблокировано или заряжается.

Служба копирует следующую информацию:

  • Фото и видео на устройстве;
  • Историю покупок AppStore, iTunes, iBooks;
  • Настройки устройства, заметки, закладки и прочее;
  • Данные о приложениях.

В любой момент вы можете загрузить информацию в облако. Для этого нажмите на кнопку «Создать резервную копию».

4

В случае кражи или утери функция «Найти iPad» поможет заблокировать телефон с помощью четырехзначного пароля.

 Она позволяет вывести номер телефона владельца на монитор, узнать приблизительное местоположение устройства и даже стереть с него данные.

Такие устройства невозможно использовать до того момента, пока владелец не введет четырехзначный пароль или не отключит режим пропажи. Заблокировать телефон можно на сайте iCloud или скачать приложение «Найти iPhone».

5

«Семейный доступ» позволит обмениваться информацией между членами семьи. Это могут быть купленные приложения, фильмы или музыка. С этой функцией вы сможете делиться фотографиями и видео. Внутри семьи будет общий календарь, заметки, купленные книги в iBooks и многое другое. Создание семейного доступа актуально, если у вашей семьи несколько IOS устройств. В семейном доступе может быть до шести человек. При регистрации нужно добавить действующую кредитную или дебетовую карту.

Вы можете сделать так, чтобы на карте было видно местоположение каждого члена семьи.

6

Не менее полезна функция «Связка ключей». Она сохраняет информацию об аккаунтах и паролях в браузере Safari, пароли авторизованных Wi-fi. Также в ней хранятся номера кредитных карт и данные о сроках их окончания.

Функция позволяет синхронизировать эти данные с другими устройствами. Для этого введите ключ безопасности на новом устройстве и подтвердите передачу «связки ключей» на старом.

Apple использует 128-битное шифрование данных.

Такие шифры используют финансовые учреждения.

7

iCloud — это сервис, который хранит в себе очень важные персональные данные. Может ли Apple гарантировать их безопасность? Компания использует строгую политику конфиденциальности, имеет многоуровневую проверку и дополнительные меры безопасности.

На первый взгляд iCloud производит впечатление дополнительной службы с кучей «хлама», но стоит узнать, как работают основные функции — и впечатление кардинально меняется. Apple предложила не просто хранилище личной информации, но и новый способ наполнить вашу жизнь гармонией.

Источник: http://SovetClub.ru/kak-polzovatsya-icloud

Совместная работа в удаленном режиме

Мир вокруг нас меняется. Если раньше удаленная работа казалась чем-то совершенно экзотическим, то сейчас это уже считается в порядке вещей: по недавно проведенным исследованиям выяснилось, что к 2020 году одна пятая часть всех россиян будут работать удаленно. А, например, в США уже сейчас удаленно работают больше трети всех американцев. 

У меня удаленная работа обычно была связана с документами формата MS Word. (Ну и изредка — с файлами презентаций.

) В текстовом редакторе Word еще со старых версий (минимум лет двадцать назад) присутствовали удобнейшие средства рецензирования и совместного редактирования документов, причем в документе можно было сохранять всю историю внесения изменений и вы всегда могли посмотреть, кто из пользователей какие именно изменения производил. 

Кстати, по моей практике подавляющее большинство пользователей (и даже профессиональных редакторов) понятия не имеют о том, что в Word существуют подобные средства, и, когда им приходится совместно работать над документами, делают это по старинке: вносят исправления в текст по живому и пишут подробные комментарии в примечаниях.    

В старые времена, когда не было облачных сервисов, документы пересылались по электронной почте (или передавались на дискетах) и это было не очень удобно: какие-то версии файлов в процессе терялись, новые версии замещались старыми — и при этом терялась часть исправлений. 

Но со временем у компании Microsoft появилось два очень существенных новшества, значительно облегчающих совместную работу над документами. 

А новшества эти следующие: онлайновая версия офисного пакета MS Office, позволяющая работать в привычных Word, Excel и Power Point с любого компьютера, имеющего доступ в Интернет, и облачный сервис OneDrive, с помощью которого можно легко организовать хранение документов, над которыми ведется совместная работа, прямо в Интернете: при этом пользователи уже вообще никак не привязаны к конкретным компьютерам и могут иметь доступ к нужным документам откуда угодно.

Мне по роду работы главным редактором в нескольких проектах нередко приходится в подробностях объяснять схему совместной удаленной работы над документами новым авторам, поэтому я решил изложить это все в отдельной статье: оно пригодится и для новых авторов, да и, вполне возможно, кто-то из вас, дорогие читатели, для себя найдет это полезным.

Как это все делается? Для начала нужно зарегистрироваться в облачном сервисе OneDrive, который пригодится и для совместной работы, и для архивирования важных данных, и для удаленного доступа к вашим документам и медиафайлам. 

Если у вас уже есть учетная запись Microsoft, то в OneDrive можно войти с этой учетной записью, а если нет — просто создайте эту учетную запись: для этого потребуется указать какой-нибудь работающий e-mail, к которому у вас есть доступ. 

Принцип работы облачного сервиса OneDrive примерно такой же, как и у, например, Dropbox: вы имеете доступ к вашему персональному хранилищу в Интернете (на сайте OneDrive) и это хранилище можно синхронизировать с соответствующим хранилищем на рабочем компьютере, ноутбуке, планшете, смартфоне. Для синхронизации с облаком на компьютер (ноутбук, планшет, смартфон) устанавливается соответствующее приложение OneDrive, в котором производятся настройки синхронизации. 

Указываете папку, где будут располагаться папки OneDrive, указываете, какие из них должны синхронизироваться, — и все, дальше OneDrive все будет делать самостоятельно. 

Также OneDrive умеет автоматически отправлять в облако фотографии и видео, которые вы делаете вашим смартфоном или планшетом. 

По умолчанию бесплатно вам выделяют в облаке 15 Гб пространства, что вполне хватит для фото и документов.

Однако если вы используете план Office 365 (а я именно его и использую буквально с первого дня появления — это очень удобно), где за 286 рублей в месяц или 2874 рубля в год вам предоставляются Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher и Access, причем вы можете их устанавливать для пяти пользователей на пяти компьютерах, пяти планшетах и пяти смартфонах, то с этим планом для каждого пользователя в OneDrive выделяется аж 1 Тб, а уж туда слона можно запихнуть.

Мой OneDrive

Впрочем, облачные возможности OneDrive — это удобно и полезно, однако нас сейчас этот сервис интересует прежде всего с точки зрения организации совместной удаленной работы. И тут OneDrive, конечно, заметно выигрывает у Dropbox, потому что именно под OneDrive хорошо заточены приложения MS Office.

И работает это очень и очень просто. Смотрите. Например, создали вы в MS Word какую-то статью. Эту статью вам потом нужно отправить редактору (начальнику, коллеге), чтобы он сделал там свои замечания и статью подредактировал.

Для этого вам данную статью нужно сохранить не в локальной папке, а в соответствующей папке OneDrive. Делается это буквально в один клик: в Word при сохранении документа просто выбираете свой OneDrive. (При первом доступе OneDrive попросит указать ваши данные учетной записи — e-mail и пароль.)

Ну и далее сохраняете свой документ, например, в папке «Документы Office Live». Или создаете в OneDrive для этого какую-то другую папку — как вам удобно.

OneDrive интегрируется с Windows, и операционная система работает с его папками точно так же, как с локальными папками компьютера.

Теперь что нужно сделать? Дать доступ к этому документу вашему редактору (начальнику, коллеге). Это делается очень просто. В Word нажимаете ФайлОбщий доступ. Появляется вот такое окно.

Там введите адрес того человека (людей), который должен прочитать и отредактировать вашу статью, после чего нажмите кнопку «Общий доступ». 

Ему на e-mail придет соответствующее уведомление примерно такого вида.

А у вас в данных документа появятся все абоненты, которых вы пригласили.

Далее вашему абоненту остается просто щелкнуть по ссылке — и у него эта статья появится для чтения в онлайновой версии Word.

Там есть ссылка «Редактировать документ»: с ее помощью документ можно открыть для редактирования в онлайновой версии или в MS Word.

Удобнее, конечно, работать с документом в Word, однако, в случае когда вы находитесь за чужим компьютером, онлайновая версия может стать выходом из положения.

Статья в онлайновом редакторе

Дальше главное, чтобы при редактировании статьи у абонента был включен режим отслеживания исправлений — это в разделе Рецензирование.

Отображать или не отображать эти исправления на экране — включается в соответствующем меню.

Тот, кто редактирует документ, обычно все исправления на экране не отображает — так редактировать неудобно. Зато, когда автор получает документ после редактирования, он включает режим «Все исправления» — и прекрасно во всех мелочах видит то, что с его текстом делал редактор: и исправления, и удаления, и переформатирования, и примечания. 

Скриншот кликабелен

На примечания можно отвечать, и там всегда видно, кто какие примечания делал.

Автор делает требуемые исправления, что-то там редактирует — и снова отправляет это редактору. У того тоже прекрасно видно, как изменился документ со времени его последнего редактирования, причем изменения и дополнения, сделанные автором, показываются другим цветом — это очень наглядно. (Вообще, для исправлений каждого пользователя выбирается какой-то свой цвет.)

Скриншот кликабелен

Причем достаточно выбрать режим показа «Без исправлений» — статья будет показана так, как должна выглядеть в законченном виде. 

Подобным образом над документом (электронной таблицей, презентацией, базой данных, расписанием) могут работать десятки различных людей. MS Office будет бережно записывать все дополнения и изменения, и там всегда можно будет откатываться на какие-то предыдущие версии. 

Причем система вполне нормально работает в многопользовательском режиме, то есть когда над документом одновременно трудятся несколько человек. И вы всегда можете увидеть, кто в данный момент вместе с вами работает над этим документом. 

Возможности редактирования документа могут ограничиваться: например, одним пользователям будет разрешено только добавлять примечания, другим вообще разрешить только чтение. Также можно ограничивать набор разрешенных к применению стилей. 

Кстати, в окончательном документе крайне желательно убрать всю историю изменений и комментарии, особенно если он предназначен для использования какими-то другими людьми.

Сделать это довольно просто: нужно документ сохранить под новым именем и в меню РецензированиеПринять выбрать пункт «Принять все исправления и прекратить отслеживание» — тогда вы получите окончательный текст (таблицу, презентацию и так далее) без всякой лишней информации. 

А то я знаю случаи, когда пользователи очень жалели, что не стерли всю историю изменений в документе, а особенно — комментарии. 

Вот как-то так организуется удаленная работа нескольких человек над одним документом. Как видите, все очень просто, легко и удобно.

Учетная запись Microsoft, использование OneDrive, использование онлайновых или офлайновых версий пакета MS Office, отслеживание изменений, различные виды просмотра изменений.

И ваша совместная работа над документами будет крайне удобной, и всегда можно будет отслеживать любые шаги по изменению документа. 

Вроде бы все это вещи общеизвестные, но я, как ни странно, очень часто сталкиваюсь с тем, что, когда, например, мне должны прислать мою статью с какими-то правками, люди присылают документ без отслеживания изменений и я должен сличать их текст с моим, чтобы понять, где и что они понаисправляли. Да это же просто дикость какая-то: что им стоило включить отслеживание изменений — и я бы потом все мгновенно увидел?!!

Так что не пренебрегайте подобными возможностями, они позволяют очень сильно экономить время и очень эффективно совместно удаленно работать над какими-то файлами. 

Источник: https://www.exler.ru/likbez/sovmestnaya-rabota-v-udalennom-rezhime.htm

Что такое iCloud и для чего он нужен на Айфоне?

Если вы не знаете что такое айклауд и зачем он нужен, то эта статья вам поможет разобраться. Приступим. Для чего нужен iCloud?

iCloud — это облако или сервис, позволяющий хранить все ваши фотографии, видео и другие файлы. Но это еще не все возможности приложения.

Давайте разберем всё по порядку.

Для чего нужен iCloud?

  • Сохранение в облаке информации после совершения покупок в магазине AppStore или iTunes.
  • Сохранение любых файлов из устройств Apple.
  • Синхронизация заметок, календарей и почты.

  • Синхронизация со всеми устройствами Apple.
  • Поиск устройств Apple при их потере.

Бесплатно при регистрации каждому пользователю предоставляется 5 Гб свободного пространства.

Что необходимо сделать, чтобы пользоваться этим приложением?

Любой пользователь Apple имеет идентификатор ID, который необходим для работы с приложением. При работе на айфоне достаточно открыть приложение, нажав иконку облака. После этого введите свой ID и пароль. При работе на компьютере откройте браузер и загрузите сайт icloud.com.

Фотографии

Нужные фотографии будут доступны на всех устройствах Apple. Есть возможность дать доступ к просмотру фото родственникам или знакомым. Они смогут дополнять альбомы своими фотографиями.

Семейный доступ

Любые покупки в iTunes, App Store будут доступны членам семьи. Доступ будет обеспечен шести членам семьи.

Эта возможность позволит оплачивать покупки с помощью одной банковской карты, ребенок сможет купить что-то сам после одобрения его покупки родителем через его устройство.

Семейный доступ позволяет отслеживать устройства всех членов семьи на карте. Всем членам семьи будет доступна функция геопозиции.

Найти друзей

Ваши друзья и родственники всегда могут знать ваше местоположение. Чтобы воспользоваться этой функцией используйте приложение «Найти друзей». Введите запрос «кому» по имени и номеру телефона или по электронной почте.

Возможно отправить своё местоположение другу на час, на день или навсегда. Поиск друзей осуществляется только после отправления запроса про их местонахождение. Друзья должны подтвердить со своего устройства полученный запрос.

Друзья на карте высвечиваются оранжевыми точками, вы — синей.

Поиск устройства

После всего написанного, уже не остается сомнений зачем нужен этот облачный сервис. Но одна из важнейших функций этого приложения — поиск устройств.

Настройте функцию «Найти iPhone» или другое устройство. Настроив эту функцию Вы сможете:

  • найти на карте местонахождение потерянного устройства;
  • включать звук;
  • заблокировать устройство, используя режим пропажи;
  • стереть информацию с украденного телефона или iPad.

Для использования этой функции зайдите через компьютер на данную страницу . Включите приложение «Найти iPhone» и ищите свой телефон на карте. Не забудьте, что зайти надо через свой ID, чтобы найти потерянное устройство.

Сколько стоит дополнительное место в облаке?

Платный доступ к хранилищу предоставляется за дополнительную плату раз в месяц. При бронировании 50 ГБ оплата составит 0,99 долларов США. Доступен также объем 200 ГБ, 1 или 2 ТБ. Получите доступ ко всем файлам через приложение Айклауд драйв на iPhone или iPad. Изменяйте тарифный план с телефона или компьютера. Оплата спишется с прикрепленной карты к ID.

Почему iCloud?

Хранилище облачной информации находится на серверах компании Apple. Информация хранится в зашифрованном виде и доступ у каждого только к своей информации. Это хранилище безопасно. Работа с разными документами в приложениях, с сохранением файлов в облаке имеет безграничные возможности. Рассмотрим необходимые помощники, работающие с iCloud.

Pages

Работайте с документами на компьютере, используя браузер, отправляйте ссылку на документ и делитесь материалом. В облаке сохраняется последняя версия файла и доступ к нему может быть осуществлен в любой момент.

Numbers

Работа с электронными таблицами на компьютере через веб — браузер. Делитесь ссылкой на таблицу и передавайте нужную информацию. Приложение удобное в работе и доступ к файлам, созданным в этом приложении может осуществляться как с телефона, так и с компьютера.

Keynote

Создание и редактирование презентаций. Дайте ссылку друзьям и разрешите редактировать файл, после чего изменения сохраняться в облаке и будут доступны для просмотра и скачивания.

Контакты

Изменяйте список контактов через сайт iCloud.com и пользуйтесь обновлением на любом своем устройстве. Выберете приложение на сайте и введите свой ID для изменения контактов.

Заметки

Создавайте заметки и редактируйте их на сайте iCloud.com. Получайте доступ к новым и актуальным заметкам, которые отображаются по дате создания. Позвольте друзьям читать их и редактировать.

Если заметки были заблокированы, то на сайте просмотр может быть осуществлен только с iOS 9.3 или новее или с OS X v10.11.4 или новее.

Напоминания

Ведите списки домашних дел, пишите задания и планы. Приложение будет хранить всю информацию в хранилище и позволит делиться ей с друзьями и родными. Контролируйте свои дела и ставьте перед собой цели, чтобы их выполнять.

Почта

Получайте, корректируйте или проводите систематизацию почты. Используйте возможности облачного хранилища и работайте с письмами где и как угодно.

Покупки

Получайте покупки на все гаджеты через облако. Не надо платить еще раз, просто воспользуйтесь своим контентом, купленным в iTunes, iBooks Store или App Store.

Подписка на iTunes Match

Импортируйте музыку из других носителей и сохраняйте в облачном хранилище. Эта подписка позволит получать доступ к библиотеке iTunes.

Резюме

Для работы любых приложений нужен доступ к Интернет. Много различных возможностей кроется в iCloud.

Пользуйтесь и наслаждайтесь свободой: вы не привязаны к одному своему устройству, получайте доступ и просматривайте фотографии, файлы, исправляйте или редактируйте таблицы, документы.

Делитесь с друзьями любой информацией и работайте с облаком в любое время суток. Безграничные возможности iCloud в ваших руках!

Источник: http://appls.me/obzory/chto-takoe-icloud-i-dlya-chego-on-nuzhen-na-ajfone/

Ссылка на основную публикацию