Приводим интерфейс ms word в порядок — хитрые советы

10 маленьких хитростей Microsoft Word | World-X

Приводим интерфейс ms word в порядок - хитрые советы

Текстовый редактор №1, Microsoft Word, имеет очень большое число возможностей, которые пользователи оставляют обычно без внимания. Рассмотрим несколько малоизвестных «фишек» Word, которые станут полезными в работе.

Выделение и удаление части текста

Как вы выделяете фрагмент текста? Наверняка, как и большинство других, с помощью левой кнопки мыши. Есть и более быстрые и удобные способы:

  • Ctrl + щелчок мышкой по слову – выделить все предложение.
  • Ctrl + двойной щелчок мышкой по слову – выделить слово.
  • Двойной щелчок мышкой по слову – выделить текущий абзац.

Клавиша Ctrl в комбинации с BackSpace удалит целое слово слева от курсора.

Быстрая вставка апострофа

Для того чтобы набрать в тексте апостроф, вовсе не обязательно переключать раскладку клавиатуры. Воспользуйтесь простой комбинацией: Ctrl + дважды буква «Э».

Возврат к положению курсора

Если в процессе работы над текстом возникает необходимость скроллинга документа, а затем возврата к месту курсора, просто нажмите «Shift + F5».

Повтор команды

С помощью клавиши F4 можно повторить действие, выполненное в Word:

  • Ввод текста;
  • Удаление строки;
  • Форматирование и назначение стиля.

Генератор текста

При возникновении потребности ввести массив любого текста, можно воспользоваться функцией генератора. Вводим команду =lorem(X,Y), где:

  • X – количество строк;
  • Y – количество предложений.

Нажимаем «Enter» и в итоге получаем массив случайного текста.

Снимки экрана

В некоторых документах нужно использовать скриншоты. Word позволяет выполнить эту операцию с помощью встроенных средств. Заходим в меню «Вставка», выбираем пункт «Снимок», и перед нами разворачивается список открытых окон. Щелкнув по любому из них, вставляет картинку со снимком экрана в документ.

Увеличенный буфер обмена

При занесении данных в буфер (Ctrl+C), Word сохраняет историю. Посмотреть все занесенное в буфер можно кликнув кнопку «Буфер обмена» в меню «Главная».

Выделение текста по вертикали

Иногда требуется сделать вертикальное выделение текста. Это возможность реализуется с помощью зажатой клавиши Alt и стандартного выделения мышкой.

Набор текста в любой части страницы

Когда требуется ввести текст, находящийся в правой части страницы, это можно сделать очень просто – подводим курсор на требуемое место и делаем быстрый двойной клик левой кнопкой мыши.

Вместо послесловия

А какими дополнительными функциями Word, не рассмотренными в этой статье, пользуетесь вы?

обновлено: 7.12.2016 — 16:53

Источник: https://wd-x.ru/malenkie-xitrosti-word/

Плохие советы по работе в MS Word

Текстовый процессор MS Word имеет достаточно низкий начальный порог входа, т.е. начать работу сможет и ребенок. Открыл программу – создал документ, проще простого.

Набрал текст с клавиатуры, ткнул мышкой по пиктограмме выделения полужирным – ты уже редактор; добавил рисунок, и воспользовался командой с вкладки «Вставка» или любой другой, отличной от «Главная» – эксперт по работе и можешь начинать учить других начинающих пользователей, которым только предстоит пройти твой, такой тяжелый и тернистый в освоении программы, путь.

Вот так появляются горе-инструктора, которые, найдя для себя новую функцию, начинают обучать пользоваться ею других пользователей, нередко такие «обучения» сопровождаются фразами: «Word делает своими хитрыми алгоритмами», «Не знаю почему так, просто делайте» и т.п.

Говоря о качестве того или иного материала, следует отметить, что существует огромное количество факторов оценки, отдельного совета или курса целиком, включая, такие, относительно необъективные показатели, как манера речи, последовательность изложения и т.п.

И, если приведенные выше показатели достаточно сложно оценить объективно, на вкус и цвет, как говорится, кому-то нравится разжевывание, кто-то терпеть не может дефекты речи и т.д. , то откровенно вредные советы можно и нужно критиковать.

Для несогласных товарищей, которые возразят фразой: «Если это можно сделать в Word, значит совет правильный», приведем аналогию с покраской забора.

Вам нужно покрасить забор площадью 30 квадратных метров, но в качестве инструмента выдают кисточку для рисования в обыкновенном альбоме. Можно ли покрасить такую площадь кисточкой? В принципе, можно, но будет ли это правильно, или лучше взять соответствующий инструмент? Очевидно, что кисточку для рисования в альбоме лучше не использовать.

Вернемся к вредным советам в текстовом процессоре MS Word.

Совет 1. Выравнивание или отступы текста с помощью пробелов.

Самое вредное, что можно увидеть при работе в Word. На памяти видео по оформлению титульной страницы, где автор таким образом выравнивал название реферата. Нельзя не отметить, что сейчас такие пользователи редкость, хотя встречаются.

Почему вредно: очень сложно добиться точного выравнивания для нескольких объектов. Если текст будет скопирован, например, в таблицу, то выравнивание нужно будет поменять. Если нужно будет изменить отступ/выравнивание для нескольких объектов, то это головная боль огромного масштаба. Это просто глупо, есть много более быстрых и гибких способов.

MS Word имеет достаточно средств для создания абсолютно любого отступа и выравнивания текста. Два подряд стоящих пробела в документах не приемлемо, более того, текстовый процессор сам подчеркнет два подряд стоящих пробела.

Решение: для создания выравнивания/отступов используются настройки абзацев, либо табуляция.

Совет 2. Начало новой страницы в документе с помощью создания пустых строк.

Совет и рекомендация неправильная, как и предыдущая, но, если существует необходимость, что называется по-быстрому, отделить страницу и сразу же послать документ на печать, а дальнейшая работа с документом не планируется, тогда все-равно, зайдите на вкладку «Макет» и вставьте разрыв страницы, или, еще быстрее, просто нажмите сочетание клавиш Ctrl+Enter, которое вставит следующую страницу.

Почему вредно: При добавлении дополнительных строк текста в документ выше, нижняя часть тоже сдвинется.

Решение: пользоваться разрывами страниц в документе. Инструмент чрезвычайно полезный и определенно пригодится.

Совет 3. При форматировании документа использовать инструменты групп «Шрифт» и «Абзац» вкладки «Главная».

Имеются ввиду команды, которые доступны в настройках стиля абзаца, т.е. отображение непечатаемых символов, сортировку или очистку форматирования использовать можно.

Лакмусовая бумажка того, понимает ли человек что-либо в работе с текстовым процессором MS Word или находится на уровне школьника, которому показали, как создать документ.

Самое печально, что сейчас очень много различных «туториалов» где «инструктора» пользуются командами из вышеобозначенных групп при оформлении достаточно масштабных документов.

Пользоваться такими командами можно, если есть необходимость быстренько набрать документ, распечатать и забыть и то, если это делается не на своем компьютере, т.к. и для таких случаев должны быть заготовлены стили.

Почему вредно: любое дальнейшее внесение изменение в уже готовый документ повлечет за собой титанический труд, что особенно печально, учитывая тот факт, что внесение подобного рода изменений можно делать в пару кликов, пользуясь стилями.

Решение: использовать стили абзаца при оформлении текста, позволит форматировать текст намного быстрее, а, в случае, если необходимо будет внести изменения в форматирование, то выигрыш по времени будет просто феноменальный.

Зачем Microsoft оставила на таком видно месте инструментарий, который, при оформлении больших документов использовать просто вредно.

На самом деле ответ очевиден, он заключается в массовости продукта, MS Word – программа для всех, просто кто-то умеет ее использовать, а кто-то думает, что умеет.

Если бы настройки текста можно было бы делать только через стили абзаца, то не было бы такой большой популярности, ведь, если распечатать текст, то не заметно как он был оформлен или сколько времени было потрачено на его оформление.

Совет 4. Не принимать всерьез советы, опубликованные не в специализированных изданиях.

На самом деле, вредные советы можно еще перечислять и перечислять, однако, всю эту категорию объединяет то, что в ленте статей рядом с советами работы в текстовом процессоре MS Word или табличном процессоре MS Excel идут «правильные» рекомендации накачки мышц, похудания, делового этикета, популярных видеороликов абсолютно разной направленности и тому подобные «хаки».

Да именно в этом журнале, были замечены рекомендации «печатайте текст» где угодно, когда пользователь может двойным кликом установить курсор в любом месте рабочего листа и начать там набирать текст, вы представляете себе такой документ, я с трудом. Еще один «супернезаменимый хак» – «вставляйте видео с youtube» в документы, распечатанные на цветном лазерном принтере документы с видео внутри будут особенно хорошо смотреться. Главное не забыть распечатать кнопку начала проигрывания.

Конечно, есть и хорошие советы, но общая картина такова, что автор материала впервые открыл Word судорожно покликал мышкой по элементам интерфейса, и выдал результат за неизвестный широкому кругу функционал Word.

На этом, что касается плохих советов, все.

Источник: https://msoffice-prowork.com/plokhie-sovety-po-rabote-v-ms-word/

Полезные советы для работы в Microsoft Word

Опубликовано: Апрель 7, 2017. Автором: Игорь

Уверен, что как минимум хоть раз вам приходилось сталкиваться с Microsoft Office. Это могло быть создание какого-либо документа, подготовка реферата, курсовой или просто оставляли заметки в том же Word.

Так вот, если вы из числа именно этих людей, тогда данная статья окажется для вас очень полезной и познавательной, ну а для пользователей, у которых, например, работа плотно связана именно с подготовкой документов, вообще станет золотой жилой.

В общем, в этой статье я опишу несколько очень полезных функций, в Microsoft Word, которые помогут вам не только с экономить время, но поднимут эффективность работы при создание нового документа или редактирование уже существующего.

К примеру, набрали вы очень большое предложение, не смотря на монитор, а когда подняли голову увидели, что весь текст был набран заглавными буквами из-за включенного CapsLock. В результате, скорей всего, большинство пользователей с расстроенным видом удалят данное предложение и начнут набирать его заново.

Так вот, как раз ниже изложенный материал призван для того, чтобы вам не пришлось перенабирать весь текст заново, а просто поменять регистр нажав на две клавиши. Ну, и конечно же кроме этого вы найдете ещё много очень нужных полезностей.

Изменение регистра

Так, как я в начале привел пример именно об этом, то начну я с того, как очень просто по необходимости изменить регистр набранного текста.

Не редко такое бывает, когда при наборе текста вместо клавиши Shift, можно случайно нажать CapsLock. Следовательно, не обратив на это внимание вы можете набрать не малое количество текста, который потом придется удалить и перенабирать его заново из-за одного случайно нажатия на клавиатуре.

Но, делать это не обязательно, просто выделите текст, который был набран заглавными буквами и нажмите «Shift+F3», в результате регистр поменяется на строчный. Таким же образом можно изменить строчный на заглавный.

Перемещение курсора по словам

Как правило, если мы будем перемещать курсор по тексту с помощью стрелок, то он будет двигаться по одной букве. Для ускорения этого процесса нажимайте со стрелкой клавишу «Ctrl» и тогда перемещение будет происходить не по букве, а по целому слову.

Создание нового листа

Знаю точно, что многие для того, что бы создать новый лист спускаются вниз с помощью клавиши «Enter». Но, намного проще сделать это воспользовавшись сочетанием клавиш «Ctrl+Enter».

Хочу заметить, что каждое нажатие по клавише Enter, добавляет новый лист. То есть, нажали раз появился чистый лист, нажали ещё раз, появится ещё один, ну и так далее.

Неразрывный пробел

Неразрывный пробел – это ещё одна очень полезная штука, позволяющая сохранить на одной строке слова, которые обычно переносятся на вторую.

Например, вам нужно написать фамилию и инициалы, в результаты фамилия остаётся на первой строчке, а инициалы переместились на другую.

В таком случае устанавливаем между ними курсор и зажав «Ctrl+Shift+Пробел» ставим неразрывный пробел, благодаря которому слова, находящиеся между ними, переместятся на одну строку.

Выделение отдельных слов, фраз или предложений

Наверное, многие знают, что зажав «Ctrl» можно выделить, например, в папке несколько разных файлов расположенных непоследовательно.

Читайте также:  Мой ironman: переезд на самуи, попытки начать тренировки, велотренировки и бег босиком - хитрые советы

Так вот, в ворде зажав «Ctrl», так же, можно выбрать необходимы куски текста расположенные на странице или во всем документе в непоследовательном порядке.

И после чего выполнять с ним какие-либо действия, применять стили, копировать или удалять.

Быстрое выделение

Для того, что бы быстро выделить большое количество текста, достаточно просто установить курсор в том месте от куда будет начинаться выделение и после этого удерживая клавишу «Shift» щелкнуть мышкой на то месте до куда должен быть выделен фрагмент.

Этот вариант вас избавит от удручающего выделения с помощью мышки и бесконечной прокрутки колесика на ней.

Выделение по слову

Ещё немного слов по выделению. В Word`e, так же, есть возможность выделения текста по слову.

То есть, ставим курсор в начале предложения и зажав «Ctrl+Shift» перемещаемся с помощью стрелочек на клавиатуре, влево или вправо, в результате при каждом нажатие стрелки будет выделяться новое слово.

Расстановка переносов

Обычно данная функция по умолчанию отключена и Word автоматически переносит слова на следующею строку не разрывая их, в следствие чего между словами могут появиться большие незаполненные интервалы.

Таким образом, включив расстановку переносов, вы сможете избавиться от пустых интервалов и сделать текст плотнее. Стоит отметить, что процесс переноса вы можете доверить «Ворду» или расставить их самостоятельно, проверив предложенные варианты компьютером.

Для включения данной функции, следует перейти в раздел «Разметка страницы» и выбрать там «Расстановка переносов».

Дата и время

Если у вас появилась необходимость в документе указать текущею дату и время, тогда вам крупно повезло так, как теперь не придется переписываю её вручную, достаточно просто нажать на «Shift+Alt+D» и текущая дата появится на том месте где был установлен курсор.

Кроме этого у вас, так же, есть возможность вставить в документ текущее время, воспользовавшись комбинацией из клавиш «Shift+Alt+T».

Вставка скриншота активного окна

Этот инструмент может оказаться очень полезной при написание различных инструкций, статьей или если вам просто нужно привести наглядный пример, вставив в Word скриншот какой-нибудь программы, которая открыта у вас на рабочем столе.

В общем, чтобы воспользоваться этой функцией, необходимо попасть в раздел «Вставка» и там щелкнуть по иконке «Снимок». В результате нажатия ниже появится небольшая область  где будут приведены скриншоты окон, которые в данный момент открыты у вас на компьютере.

Нажав на любой из доступных снимков, он переместится в документ, ну а дальше вы можете перемещать его как вздумается.

Повтор последней команды

Повтор последнего выполненного действия в Word можно вызвать нажав на клавишу «F4».

То есть, этом может быть повтор последнего введенного слова, быстрая вставка вырезанного или скопированного фрагмента, так же с помощью этой функции можно быстро применять последний стиль к любому тексту, ну и конечно же, многое другое.

Удалить форматирование

Отредактировав текст и присвоив ему несколько стилей, вы поняли, что не получили ожидаемого результата, тогда вы можете вернуть его в исходное состояние, выделив его и воспользовавшись сочетанием «Ctrl+Space».

После чего выделенные слова примут свою исходную форму и снова сможете начинать с ним работать.

Так же, эта функция очень часто применяется при редактировании уже созданных документов, в которых из-за внесения изменений в различных офисных редакторах, текст или таблицы могут отображаться не так, как было задумано изначально.

Удаление по слову

Набрав не то слово, которое вы хотели, скорей всего вы его удалите, например, неоднократным нажатием клавиши «Backspace». Но, есть намного эффектный способ, позволяющий сразу же стереть целое слово, воспользовавшись комбинацией клавиш «Ctrl+Backspace».

Соответственно, при использовании «Ctrl+Backspace» будут удаляться слова, расположенные с левой стороны, ну а при нажатии на «Ctrl+Del» с правой.

Ставим ударение

Я конечно же понимаю, что ударение не так уж часто ставится, но все же иногда без этого никак не обойтись.

В установке ударения в принципе нет ничего сложного, как это может показаться на первый взгляд. В общем, устанавливаем курсор после буквы на которой будет выставлено ударение, после чего зажав клавишу «Alt» набираем на цифровой клавиатуре, которая расположена справа, цифры «769».

То есть, выглядит это должно вот так: «Alt+769». После чего над буквой за которой был установлен курсор, появится ударение.

Установка водяного знака

Как показывает практика водяные знаки в ворде используется не так уж часто, но думаю, все равно вам будет полезно узнать об этой функции, вдруг и вам она когда-нибудь да понадобится.

Водяные знаки обычно устанавливаются для того, что бы документ был более защищен от несанкционированного копирования или для прочих обозначений типа, что это образец или секретный документ и т.д.

Установить водяной знак можно следующим образом, открываем меню «Дизайн» и находим там пункт «Подложка».

Изначально вам будет доступно несколько стандартных шаблонов, но также есть возможность создать свой шаблон, выбрав пункт «Настраиваемая подложка». Там вы сможете выбрать в качестве водяного знака либо загруженный рисунок, либо текст с выбранным вами стилем.

Установка пароля

Установка пароля на документ — это конечно же уже давно не новость. Многие этой функции уже давно удачно пользуются. Если кто еще не знаком с ней, то сейчас я вам все объясню, например, вам нужно защитить файл от пользователей, которые могли бы его случайно отредактировать.

Для этого вы ставите пароль на документ после чего, при последующих попытках его открыть, он сразу же будет запрашивать код разблокировки и только после того, как будет введен верный пароль, документ станет доступным для редактирования.

Пароль на документ можно установить через меню «Файл» – «Защита документа». Я уже писал статью об установке пароля на документ, так что большее информации ищите там.

Ну, в общем, я закончу на этом свой список полезных фишек в Microsoft Word. Если вдруг, вам будет чем добавить данную статью, буду рад вашим комментариям.

Источник: http://inforkomp.com.ua/poleznoe/poleznyie-sovetyi-dlya-rabotyi-v-microsoft-word.html

20 секретов Word, которые помогут упростить работу

Microsoft Word — самый важный и необходимый инструмент для любой офисной работы. А количество функций, которыми он обладает, повергнет в шок любого человека. Мы выбрали 20 советов, которые помогут упростить работу с Word и автоматизировать некоторые рутинные дела.

Вставка даты и времени

Быстро вставить дату можно с помощью комбинации клавиш Shift + Alt + D. Дата вставится в формате ДД.ММ.ГГ. Такую же операцию можно проделать и со временем при помощи комбинации Shift + Alt + T.

Быстрая смена регистра

Если вы ещё не владеете слепым методом набора, то CAPS LOCK может сыграть с вами злую шутку. Случайно включив его и не посмотрев на экран, можно набрать гору текста, который придётся удалить и переписать с нуля из-за одной нажатой кнопки. Но выделив нужный текст и нажав Shift + F3, вы измените регистр с заглавного на строчный.

Ускорение курсора

Обычно, если вы перемещаете курсор с помощью стрелок, он движется по одной букве. Чтобы ускорить его передвижение, зажмите вместе со стрелкой клавишу Сtrl.

Выделение фрагментов текста, расположенных в разных местах

Очень полезная функция, которая позволяет выделять непоследовательные фрагменты текста. Удерживайте Ctrl и выделяйте нужные вам куски текста.

Буфер обмена

Если вы пользуетесь копированием и вставкой (а вы наверняка ими пользуетесь), то, скорее всего, знаете о расширенном буфере обмена в Word. Если нет, то он вызывается нажатием на одноимённую кнопку и показывает всё, что вы копировали в буфер за время работы.

Быстрое создание скриншотов

Если вы делаете мануал, обзор сервиса или вам просто нужно вставить скриншот в Word, сделать это можно очень просто с помощью соответствующего инструмента. Нажмите на кнопку «Снимок», и Word покажет все активные окна. Кликнув на любое из них, вы получите скриншот этого окна.

Расстановка переносов

Включение переносов может улучшить читаемость текста, а также избавит вас от длинных пустых интервалов между словами. Вы можете расставить их сами или доверить это компьютеру. Кнопка находится в меню «Разметка страницы» — «Расстановка переносов».

Водяной знак

Вы можете добавить водяной знак (watermark) на свой документ для дополнительной защиты. Для этого перейдите в меню «Дизайн» и выберите пункт «Подложка». В Word есть четыре стандартных шаблона, также можно создать свой.

Повтор предыдущей команды

Очень полезная функция, которая позволяет продублировать последнюю команду. Если вы нажмёте F4, то Word повторит последнюю команду, которую вы сделали. Это может быть ввод текста, последовательное удаление нескольких строк, применение стилей для разных отрезков текста и многое другое.

Постановка ударения

Ставить ударение в Word проще простого. Для этого установите курсор после буквы, на которой должно стоять ударение, и зажмите комбинацию клавиш Alt + 769. Важно: цифры нужно нажимать на цифровой клавиатуре справа.

Настройка ленты

Верхнюю ленту с кнопками можно очень гибко настроить. Для этого перейдите в меню «Файл» — «Параметры» — «Настроить ленту». Здесь можно добавить функции, которых раньше не было, и удалить те, которые не нужны. Более того, вы можете удалять или создавать свои вкладки с функциями.

Быстрое выделение большого куска текста

Чтобы быстро выделить большой кусок текста, установите курсор в его начало и кликните мышкой с зажатым Shift в конце фрагмента. Сохранит время и нервы в ситуациях, когда приходится выделять несколько листов сразу.

Быстрое перемещение по документу

Существует несколько комбинаций, которые сильно ускоряют навигацию по документу:

  1. Ctrl + Alt + Page Down — следующая страница;
  2. Ctrl + Alt + Page Up — предыдущая страница;
  3. Ctrl + Home — переместиться вверх документа;
  4. Ctrl + End — догадайтесь сами. 🙂

Вставка новой страницы

Как же я ненавижу себя за то, что не знал этой комбинации раньше. Ctrl + Enter позволяет мгновенно создать новый лист, а не удерживать Enter одной рукой, а другой в это время заваривать чай.

Изменение папки для сохранения по умолчанию

По умолчанию Word сохраняет все файлы в папку «Документы». Для того, чтобы изменить это, перейдите в меню «Файл» — «Параметры» — «Сохранение». В строке «Расположение локальных файлов по умолчанию» выберите нужную вам папку. В этом же меню вы можете настроить формат документов по умолчанию, автосохранение и многое другое.

Исходное форматирование

Для того, чтобы вернуть тексту исходное форматирование, нужно нажать комбинацию клавиш Ctrl + Spacebar.

Word в качестве менеджера задач

Если вы большой поклонник Microsoft и Word в частности, то даже можете использовать его как менеджер задач. Правда, для начала придётся немного постараться. Нажмите правой кнопкой на ленте функций сверху и выберите «Настройка ленты». В правом столбце включите единственную отключённую вкладку «Разработчик».

Перейдите в появившуюся вкладку «Разработчик» и найдите элемент «Флажок», на котором изображена галочка (почему бы и нет). Теперь, нажимая на флажок, вы можете создавать списки задач и помечать их, как выполненные.

Вертикальное выделение текста

Если вы случайно испортили свой список, то можете выделить текст вертикально. Для этого удерживайте Alt и используйте курсор мышки для выделения.

Защита документа паролем

Не стоит даже говорить, зачем это нужно. В наш век, когда информация стала главным оружием, иметь дополнительную защиту никогда не помешает. Чтобы защитить документ паролем, перейдите во вкладку «Файл» и выберите опцию «Защита документа». Теперь смело создавайте пароль, однако помните, что если вы его забудете, восстановить его не получится.

Самый быстрый способ открыть Word

Завершает наш список невероятный хакерский трюк. Если раньше для того, чтобы открыть Word, вы создавали новый документ или искали его в меню «Пуск», то теперь это в прошлом.

Нажмите комбинацию клавиш Windows + R и введите в появившемся окне winword.

Если вы не пользуетесь командной строкой для других команд, то в следующий раз, когда вы нажмёте Windows + R, команда для запуска Word автоматически загрузится и вам останется лишь нажать Enter.

Источник: https://101.livejournal.com/4098840.html

Электронный журнал «Инфо-Дайджест» — выпуск #16

Опубликовано: 29 июля 2013 в 21:23

Этот текстовый редактор необыкновенно популярен и всем в мире известен.

Очень многие используют эту программу на работе, в офисе, для подготовки заданий в институте, в школе, а уж те, кто зарабатывает с помощью интернета, или только пытается это делать, вообще без нее не обходятся.

Но совсем немного людей, даже из тех, кто постоянно пользуется «Вордом», знает о хитростях и тонкостях этой программы, которые просто волшебным образом экономят время, нервы и силы…

Знаете, мне, как редактору журнала и как человеку, который постоянно имеет дело с текстами, приходится работать в Word бОльшую  часть своего рабочего времени. И время мое, как и у всех остальных — вовсе не «резиновое». Поэтому я стараюсь его по-возможности экономить, находя для этого какие-то способы.

Мне очень часто приходится редактировать, структурировать и оформлять самые разные тексты, от писем и статей до многостраничных pdf-книг, которые, естественно, сначала пишутся в программе Microsoft Word.

Как вы думаете, какой функцией этой программы я пользуюсь чаще всего? Уверена, что никогда не догадаетесь, даже если вы об этой функции знаете.

Если открыть программу и посмотреть в левый верхний угол, то в ленте главного меню во вкладке «Главная» вы найдете кнопочку, которая имеет вид небольшой кисти и называется «Формат по образцу»:

Именно эта неприметная кнопочка позволяет мне экономить львиную долю моего времени 🙂

Что она делает?

Представьте, что у вас есть серия хороших статей на определенную тему либо текстовая расшифровка вебинара, который вы провели. Как вы догадываетесь, отличным вариантом для вас будет сформировать из этих материалов книгу в формате pdf (или в каком-либо другом), которую вы потом будете отдавать подписчикам в виде бонуса, либо прикладывать к какому-то вашему платному продукту.

Естественно, что вам нужно будет ее оформить соответствующим образом. Если действовать как все, то для вас это будет достаточно долгим и кропотливым трудом.

 Я, например, даже если пишу достаточно большой текст, никогда не выделяю сразу заголовки, подзаголовки и ничего сразу не акцентирую в тексте (жирным шрифтом, курсивом или цветом), а просто пишу текст, оставляя оформление на потом. Если вы будете сразу оформлять, то потеряете уйму времени зря.

Только после того, как я закончу писать весь текст (или после того, как скопирую его весь, если он состоит из нескольких частей, например), я приступаю к его оформлению.

И сразу же «вооружаюсь» этой «волшебной» кнопочкой.

Я делаю первый заголовок, например, название главы (которых, естественно, должно быть несколько в книге), выбираю для него соответствующий размер шрифта, например 20, жирность, если нужно, цвет и положение (например, по центру).

Применив к заголовку все оформление, которое нашла подходящим, я ставлю курсор перед заголовком или внутрь его и делаю двойной клик по этой самой кнопке «Формат по образцу». При этом вы заметите, что ваш курсор принял вид вот этой самой кисти, которая изображена на кнопке.

Для справки:

Двойной клик дает то, что теперь до тех пор, пока вы снова не нажмете на эту кнопку, все до чего вы будете буквально «дотрагиваться», начнет принимать формат того слова или предложения, где вы ставили курсор перед тем, как нажать на кнопку «Формат по образцу». Как понятно из названия, оформление того слова (или фразы), где стоит курсор, воспринимается как образец, по которому «Ворд» будет форматировать весь текст, пока вы снова не нажмете на кнопку.

Если вы кликните один раз по этой кнопке, то функция сработает только один раз, и кнопка отожмется сама, а ваш курсор примет прежний вид.

Если вам нужно «отформатировать» одно слово, то нужно кликнуть внутри слова, если требуется целую фразу или абзац, то нужно выделить эти предложения целиком.

А далее я двигаюсь вниз по тексту и выделяю все заголовки глав, которые принимают точно такой формат, как и самый первый заголовок (включая размер шрифта, цвет, положение и пр.).

Закончив с заголовками, я приступаю к подзаголовкам и другим нужным мне местам в тексте, повторяя весь ход действий, о котором рассказала выше.

Причем, так вы можете поступать даже со списками. Поставив курсор в начало нумерованного списка, например, и нажав на кнопку «Формат по образцу», вы следующий текст, который выделите, получите именно в формате нумерованного списка и он будет продолжать первый список (это не всегда надо, конечно, но можно легко исправить номер на нужный вам).

С ненумерованными списками все точно также, но проще, так как исправлять номера вам не нужно, ведь у вас будут везде одинаковые маркеры.

Отформатировав подобным образом весь текст я получаю аккуратно и в едином стиле (а не «кто в лес — кто по дрова») оформленную книгу, поскольку не полагаюсь на свою память, которая может подвести и заставить меня оформить текст как-то не так, как я оформляла предыдущий подобный блок.

И еще, вы можете точно также скопировать форматирование из одного документа в другой, поставив курсор в нужное вам место в одном документе и нажав «волшебную» кнопочку, перейти в другой документ (естественно тоже «вордовский», только они оба должны быть открыты) и выделить ту часть текста, которую вы хотите видеть в таком же виде, как и в предыдущем файле.

Возможно, кто-то скажет, что это все мелочи, я же убеждена, что в деле качества — мелочей не бывает. Тем более, что хорошо оформленный текст очень сильно облегчает восприятие его читателями, а это огромный плюс вам, как автору.

Если вы не знали об этой функции, то обязательно испробуйте ее, потренируйтесь и применяйте, особенно, если часто работаете с текстами — уверяю вас, она сэкономит вам очень много времени, поверьте!

Как видите, разобрать мне удалось только одну функцию, которую можно назвать «малоизвестной хитростью» и то, статья получилась достаточно объемной.

Поэтому я обязательно сделаю продолжение с упором именно на те малоизвестные, но облегчающие жизнь функции, которые очень пригодятся вам, как инфобизнесмену.

Продолжение следует…

Успешных вам экспериментов 🙂

29 июля 2013

С уважением, Елена Эйдукайтиси команда издательства Info-DVD

Источник: http://info-DVD.ru/digest/microsoft-word-tricks/

Хитрости при работе в программе Word

В приложении Microsoft Word работает большая часть пользователей ПК. Эта программа служит для создания и обработки текстовых документов. В Word есть ряд полезных функций, о которых многие даже не догадываются, а ведь они способны значительно упростить работу с документом.

Давайте познакомимся с некоторыми из них.

Быстро перемещаться от одного слова к другому в предложении или между абзацами во всем тексте поможет клавиша Ctrl. Зажмите ее, и, одновременно, используйте клавиши со стрелками Вперед, Назад, Вверх или Вниз.

Чтобы выделить большую часть текста, щелкните левой кнопкой мыши в начале выбранной области, нажмите клавишу Shift, затем наведите и укажите той же кнопкой на конец фрагмента.

Для выделения нескольких несмежных элементов надо выбрать один фрагмент, а затем нажать клавишу Ctrl и выделить следующий и т.д.

Чтобы охватить текст полностью, можно воспользоваться клавишами Ctrl+A на клавиатуре, зажав их одновременно.

В документ можно быстро вставить текущую дату, нажав сочетание клавиш ALT+ SHIFT + D. Чтобы проставить настоящее время — ALT + SHIFT + T. Формат времени и даты можно поменять.

Для этого, зайдите в меню Вставка и выберите команду Дата и время. В открывшемся диалоговом окне можно выбрать нужный формат.

Если здесь же нажмете кнопку По умолчанию, то, при следующей вставке даты и времени названным сочетанием клавиш, они будут появляться в выбранном вами виде.

Если вы, перетаскивая фрагмент текста с одного места на другое с помощью мыши, зажмете Ctrl, то этот фрагмент будет скопирован.

Чтобы переименовать файл или папку, достаточно выделить элемент, щелкнув левой кнопкой мыши, и нажать  F2. Этот способ быстрее, чем традиционная комбинация: выделить левой кнопкой мыши + вызвать контекстное меню правой кнопкой + выбрать «Переименовать».

Сочетания слов и цифр, фамилии и инициалов, общепринятых сокращений и последующих за ними символов в конце строки могут разрываться. Чтобы этого не случалось, между элементами этого сочетания(например, между буквой «г», и словом Москва) вставьте неразрывный пробел Ctrl+Shift+Пробел.

Можно сделать так, чтобы текст шел вразрядку. Для этого выберите на вкладке Главная пункт Шрифт -> Интервал.  Там выберите значение Разреженный и задайте нужное расстояние между буквами. При этом слова, идущие вразрядку в тексте, переносятся правильно.

Лучше не вставлять лишние абзацы, так как при смене форматирования их придется вновь добавлять или убирать. Если нужно изменить расстояние между двумя фрагментами, на вкладке Главная, в пункте Абзац выберите поле Интервал и там измените значение Перед или После. Чтобы новая глава всегда начиналась с новой страницы  выберите на вкладке Вставка-> Разрыв -> Начать новую страницу.

Чтобы заголовок главы, раздела не оставался внизу предыдущей страницы, выделите его, выберите на вкладке Главная -> Абзац -> Положение на странице. Там поставьте галочку в поле Не отрывать от следующего.

Чтобы перемещаться по тексту, пользуйтесь стрелками вверх, вниз, вправо, влево. Чтобы переместиться на целое слово, держите нажатой Ctrl.

Клавиши Home, End переместят вас в начало и конец строки, соответственно. Для перехода в начало или  конец документа, зажмите дополнительно Ctrl. Клавиши PageUp, PageDown, перемещают по странице вверх, вниз.

Если при использовании вышеперечисленных клавиш зажать Shift, то текст будет выделяться.  и используйте вышеперечисленные клавиши для быстрого выделения текста. К примеру, чтобы выделить кусок текста от текущего места до конца строки, воспользуйтесь сочетанием Shift+Home. Чтобы выделить слово, нажмите Shift+Влево

Используйте клавиши Ctrl+X, чтобы вырезать текст в буфер обмена. Ctrl+C для копирования и Ctrl+V, чтобы вставить фрагмент. Сочетание Ctrl+S позволяет быстро сохранить документ.

Также много дополнительной информации по использованию функций программы вы можете получить, нажав клавишу F1 – так вызывается справка.

С помощью этих небольших хитростей, вы сможете упростить работу с документом и сэкономить время.

Источник: http://www.inf74.ru/people/support/hitrosti-pri-rabote-v-programme-word-2/

Полезные советы по работе с Word

Если вы уже очень давно работаете с программой Microsoft Word, то все равно вам возможно пригодятся мои полезные советы, которые сделают вашу работу в Word 2010 еще быстрее. Итак, давайте же рассмотрим эти полезные приемы. 

Совет 1. Быстрый запуск Word

Сейчас я вам расскажу, как можно быстро запустить программу Word. Сначала нужно последовательно нажать комбинацию клавиш Windows + R. Появиться окно «Выполнить», в котором необходимо ввести «winword», а затем нажать клавишу «Ввод». Приложение Word запуститься мгновенно, и вы сразу можете приступить к созданию документа.

Совет 2. Преобразование списка в таблицу

Давайте рассмотрим, как можно преобразовать список в таблицу. Допустим у меня есть список, разделенный и выровненный символами табуляции. Но я хочу усовершенствовать его, преобразовав в таблицу.

Сперва необходимо выделить текст, который требуется изменить. Поэтому выделяем весь текст и переходим в во вкладку «Вставка». Под кнопкой «Таблица» щелкнем раскрывающийся список и выберем «Преобразовать в таблицу» (1).

Откроется диалоговое окно «Преобразовать в таблицу». Я уже говорил, что использовал знаки табуляции для создания списка, по необходимости добавляя их в разных местах. Поэтому вместо двух столбцов будет создано три.

Мы принимаем параметры по умолчанию (а необходимые исправления внесем далее). Нажимаем «Ок».

Обратите внимание, что появилось три столбца. Теперь просто одним щелчком выделяете лишний столбец с помощью направленной вниз стрелки (просто наведите курсор на вершину лишнего столбика пока не появится стрелочка).

Щелкайте выделенный столбец правой кнопкой мыши и выбирайте «Удалить столбцы». Это совсем не сложно. Можно продолжить и завершить форматирование таблицы. Как вы видите в «Стилях таблицы», у вас получился достаточно стандартный формат.

Однако можно выбрать любой другой — достаточно просто провести по ним курсором. Но допустим мне нравиться один определенный формат.

Раскроем коллекцию, предварительно установив курсор в таблице (когда устанавливаете курсор в таблице, то в верху автоматически появляются стили таблиц). Щелкнем раскрывающийся список (2) и выберем формат под названием «Светлый список — Акцент 2».

Если вдруг у вас таблица сдвинулась, то можно с легкостью вернуть ее назад. Для этого нужно щелкнуть маркер таблицы (3) и, удерживая его, перетащить таблицу на необходимое место. Операции довольно просты и понятны, и у нас получилась действительно красивая таблица.

Вот таким способом можно преобразовать список в таблицу.

Совет 3. Как сделать маркированный список более эффективным

Сейчас я хочу показать, как преобразовывать список в графический элемент SmartArt. Сначала выделим список, который нужно изменить.

Маркированный список нужно вырезать, чтобы затем вставить его в элемент SmartArt (на главной вкладке нажимаете на значок ножницы или можете выделить текст и нажать комбинацию Ctrl + X).

Переходите в меню «Вставка»  нажмите «SmartArt», затем выберите «Вертикальный маркированный список» и нажмите «Ок».

Конечно, вы можете выбрать любой другой элемент. Теперь в области текста (4) просто выделите текстовые элементы и вставьте в список (4) с помощью клавиш Ctrl + V в элемент SmartArt в документе.

Теперь щелкните за пределами диалогового окна SmartArt или на крестик (5), чтобы закрыть окно.

Вот так просто мы преобразовали список документа Word в элемент SmartArt.

Совет 4. Обрезка рисунка по фигуре

Чтобы привлечь внимание к изображению, можно обрезать его по оригинальной фигуре. Для этого выделите изображение, перейдите на вкладку «Формат», нажмите стрелку на кнопке «Обрезка» и выберите пункт «Обрезать по фигуре». Здесь можно выбрать любую понравившуюся фигуру. Вот так можно привлечь внимание к изображению, обрезав его по фигуре.

Совет 5. Масштабирование с помощью мыши

Если во время работы Word вам нужно быстро увеличить объекты документа, то зажмите клавишу Ctrl и крутите колесико мыши вперед, чтобы увеличить их.

Чтобы уменьшить объекты, снова зажимаем клавишу Ctrl и прокручиваем колесико мыши назад. Если выделить отдельный объект, то можно увеличить только его, тоже самое касается и текста.

Так с помощью клавиши Ctrl и колесика мыши можно увеличивать или уменьшать объекты документа.

Совет 6. Размещение документов в службе SkyDrive

Создавая документы Word, следует подумать о том, где их удобнее хранить. Одним из наиболее практичных решений для хранения файлов является служба Windows Live SkyDrive. Если у вас еще нет учетной записи SkyDrive, то можно бесплатно получить ее на сайте Office.live.com.

После входа в службу можно добавлять в нее документы Word, а также любые другие документы. Для этого в самой службе щелкните «Добавить файлы». Укажите папку, в которой их необходимо сохранить. Выбираем папку «Мои документы» (вы можете также создать новую папку).

Теперь можно перетащить документы в специальный маленький квадрат или выбрать их на компьютере. Выбираем свой документ и нажимаем кнопку «Открыть».

Когда документ загружен, нажимаем кнопку «Продолжить». Документ появится в папке «Мои документы» в представлении списка.

Если  щелкнуть на документ, то с правой стороны появятся функции, с помощью которых можно изменить документ в браузере, открыть его с помощью Microsoft Word или выполнить множество других операций, в том числе предоставить к нему совместный доступ. Поэтому добавления документа в службу SkyDrive — это еще один полезный совет.

Совет 7. Поиск и замена текста

Допустим во время последнего просмотра моего документа я заметил ошибку в слове «статестика». Оно должно писаться С — Т — А — Т — И — С — Т — И — К — А. Теперь мне нужно изменить все случаи «статестика» на «статистика» и сделать это быстро. Я выделяю этот элемент (слово) и использую функцию замены (на главной вкладке нажмите «Заменить» (6) или сочетание клавиш Ctrl + H).

Выделенный элемент автоматически вставляется в поле «Найти» (7). Мне нужно заменить его на статистика (8). Теперь я могу заменить каждый случай в отдельности, однако я не знаю, сколько таких слов встречается в тексте. Так как нужно заменить все эти слова, я нажимаю кнопку «Заменить все» (9).

Отображается сообщение о том, что произведено 7 замен и нужно ли начать поиск сначала. Поскольку я не знаю точного количества слов с ошибкой в тексте, я вынужден согласиться. Чтобы точно произвести все замены, я выбираю «Да» (10). Позже у меня отобразилось сообщение о том, что произведено 10 замен.

Вариант «Да» был правильным выбором, теперь можно нажать «Ок». Вот так можно искать и заменять текст в Microsoft Word.

Совет 8. Приемы выделения текста

Чтобы внести изменения в документ Word, необходимо выделить элементы, которые необходимо заменить. Поэтому я хочу напомнить вам о нескольких приемах выделения, которыми удобно пользоваться.

Сперва выделите какой-нибудь большой блок текста, удерживая и перемещая курсор мыши. Возможно, этот способ вам уже известен. Можно также выделить любое слово, дважды щелкнув его. Двойной щелчок — и слово выделено.

Можно также щелкнуть три раза подряд (тройной щелчок), чтобы выделить целый абзац. Есть также нетрадиционные приемы выделения.

В поле документа есть области (левая пустая область документа), в которых стрелка курсора поворачивается в сторону текста (как на рисунке слева).

Обратите внимание, что во время работы над текстом курсор имеет форму I, а затем превращается в стрелку, направленную вправо.

Сейчас передвиньте курсор в левую пустую область документа, чтобы появилась форма в виде стрелки и затем выделите строку, на которую указывает стрелка, одним щелчком. Щелкнув дважды, можно выделить абзац, щелкнув трижды — весь документ.

Щелчок мыши можно также комбинировать с нажатием клавиш. Один щелчок левой кнопкой мыши при нажатой клавише Ctrl, выделяет предложение от начало до конца.

Еще менее распространенный способ — выделение отдельных строк щелчком мыши при нажатой клавише Ctrl. То же самое можно делать и со словами. Можно выделить одно слово, затем еще одно и еще одно.

Этот способ позволяет форматировать слова отдельно от остального текста. И, наконец, текст можно выделять с помощью клавиши Shift.

Например, любые два абзаца можно выделить, просто щелкнув и потащив курсор вниз. Однако этот способ не всегда удобен, так как временами не позволяет выделить именно то, что нам нужно.

Поэтому щелкните в верхней части абзаца в начале выделения и, удерживая нажатой клавишу Shift, щелкните в конце другого абзаца — выделяется весь блок текста.

Это лишь несколько из возможных способов выделения в Microsoft Word.

Совет 9. Отображение и скрытие ленты

Иногда, работая над усовершенствованием документа, необходимо максимально расширить рабочее пространство. Добиться этого можно, скрыв ленту. Нажмите сочетание клавиш Ctrl + F1, чтобы скрыть ленту. Чтобы вернуть ленту на место, нажмите Ctrl + F1 еще раз. Скрыть ленту также можно, дважды щелкнув любую вкладку, кроме вкладки «Файл».

Повторный двойной щелчок вернет ленту на место. Когда лента скрыта, ее по прежнему можно использовать — просто щелкните одну из вкладок. После выбора нужного элемента лента снова скрывается. Чтобы она отображалась постоянно, нужно дважды щелкнуть вкладку (как было сказано ранее).

Такими простыми действиями можно отображать и скрывать ленту в Word.

Совет 10. Использование панели быстрого доступа

Если вы часто используете определенные команды и кнопки, то их можно добавить на панель быстрого доступа, чтобы всегда иметь под рукой. Например, я часто использую стили, поэтому добавлю всю коллекцию на панель быстрого доступа (11).

В группе «Стили» (находится на главной вкладке) я щелкаю стиль правой кнопкой мыши и выбираю команду «Добавить коллекцию на панель быстрого доступа». Теперь, с какой бы вкладкой я ни работал, я могу быстро получить доступ ко всем стилям. Таким образом можно добавлять часто используемые инструменты и даже меню на панель быстрого доступа.

Панель быстрого доступа отображается в самом верхнем левом углу программы Microsoft Word в виде значков (11).

Совет 11. Добавление списка с флажками

Если есть список, к которому нужно добавить поля с флажками (например, список дел или другой список, пункты которого требуется отмечать), можно просто заменить маркеры возле списка.

Выделите любой маркированный список, щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Маркеры». В нижней части диалогового окна выберите команду «Определить новый маркер». Затем нужно выбрать подходящий шрифт.К примеру я знаю, что в шрифте Wingdings есть красивое поле для флажков.

В диалоговом окне «Определение нового маркера» нажмите на кнопку «Символ» (12). 

В новом диалоговом окне, с помощью выпадающего списка (13) выберите Wingdings. Потом среди доступных с низу маркеров выберите маркер в виде квадратика (14). Далее нажмите кнопку «Ок» (15), затем еще нажмите кнопку «Ок» в следующем окне для подтверждения.

Теперь маркеры заменены на поля для флажков. Удобно то, что если нажать клавишу «Ввод» для добавления нового элемента, список будет продолжаться уже со вставленными полями для флажков.

Единственный недостаток такой замены маркеров заключается в том, что сами флажки в этом списке установить нельзя. Если щелкнуть поле маркера, то флажок не появиться.

Поэтому, если я хочу, чтобы в моем списке Word можно было устанавливать флажки, необходимо удалить эти маркеры и воспользоваться так называемыми элементами управления содержимым на ленте «Разработчик».

Итак, сперва избавимся от маркеров (просто выделите нужный текст с маркерами и еще раз щелкните на «Маркеры»), а затем настроим и подготовим список для вставки полей с флажками. Удалив маркеры, переходим к ленте и щелкаем правой кнопкой мыши в любом ее месте (16).

Выбираем команду «Настройка ленты» и в открывшимся диалоговом окне настройки ленты выбираем единственную не выбранную вкладку — «Разработчик» (17) (отмечаем галочкой). Нажмите кнопку «Ок» (18). Вот и все, что нужно сделать. Вкладка «Разработчик» теперь активна.

На вкладке «Разработчик» (19) находим поле с флажком (20) — это элемент управления содержимым «флажок». Щелкнем в том месте, где нужно вставить поле с флажком, а затем щелкнем элемент управления содержимым «флажок» (20). Повторим эту операцию для каждого поля. Так можно продолжать до бесконечности.

К сожалению, нельзя вставить элементы управления для целой группы, если вы об этом подумали. Если я отменю вставку и выделю несколько абзацев, то установить для них поля с флажками не получится.

Поэтому, необходимо вставлять поля по отдельности для каждого абзаца, как мы делали это ранее. Теперь, когда поля вставлены, то можно установить флажки (21). Я установил флажок в поле (21). Ну вот и все.

Вот так можно создавать элементы управления содержимым или список полей с флажками для списка дел или любой другой работы.

Итак, я дал вам 11 самых полезных советов по работе с программой Word от Microsoft Office , которые намного облегчат и ускорят работу с вашими документами. Изучайте и практикуйтесь!

Сказать спасибо кнопками ниже:

Источник: https://alpha-byte.ru/poleznye-sovety

Ссылка на основную публикацию