Color labels — незаменимый помощник для сторонников gtd — хитрые советы

[Организованный я] Gtd+Evernote: Система блокнотов, меток и тэгов для сверхпродуктивности

color labels — незаменимый помощник для сторонников gtd - хитрые советы

Вы предприниматель, РОП в своем бизнесе, финансовый директор, маркетолог, закупщик… Также вы отец/мама, муж/жена, дочь/сын, друг/подруга. Все это роли, которые мы играем каждый день.

Представьте 5 хрустальных шаров. Первый — здоровье /спорт, второй — семья/отношения, третий — бизнес/работа, четвертый — отдых и досуг, пятый — саморазвитие/обучение. Чтобы жить полноценной жизнью — нужно уметь жонглировать этими 5 шарами. 1 в руке и 4 одновременно в воздухе.

Существует огромное количество task-менеджеров, сервисов, методик по продуктивности.

Однако я для себя и для своих клиентов выбрал ту, которая позволяет научиться жонглировать всеми шарами и жить полноценной кайфовой жизнью — это GTD + Evernote. В предыдущем посте Елена Крысан рассказала о Дэвиде Аллене и основных принципах продуктивности без стресса.

Сегодня я пошагово расскажу, для чего программа Evernote в связке с GTD и о том, как пользоваться Evernote эффективно. (Если вы хотите использовать потенциал Gtd+Evernote на полную, чтобы стать 10х продуктивнее и более расслабленным — рекомендую узнать подробности про «Электронный Мозг»)

3 этапа работы с Gtd+Evernote

Этап 1. Настройка Evernote по системе GTD под себя

Установите приложение Evernote на ноутбук, компьютер, смартфон, планшет. Это легко сделать по этой ссылке: кликнуть тут

Создайте 2 блокнота: «Входящие» и «Обработанные».

Создайте метки в приложении на ноутбуке или компьютере. Согласно системе GTD Дэвида Аллена сначала вы создаете 4 главных тэга, под которыми будут размещаться все остальные.

Вот эти тэги.

Уровень 0. Задачи/Следующие действия

Задача — это одно или несколько действий. На этом уровне задачи расписываются по контексту.

Например заметка «купить батарейки» — будет размещаться под тэгом «купить»; заметка «убраться в шкафу» — пойдет в тэг «дом»; заметка «проверить статью на ошибки» — под тэг «компьютер».

Логика тут простая. Когда вы находитесь в офисе — открываете тэг «офис» и выполняете задачи, которые стоят под этим тэгом. Или вы в магазине. Отлично — открываете тэг «купить».

Нет смысла смотреть тэг «дом», когда вы в 6-месячной командировке.

Уровень 10.000 — Проекты

Как определить проекты?

Проект — это то, что:

  • имеет начало и конец
  • требует ресурсов
  • ведет к конкретному результату

Внимание: в среднем у каждого здесь от 30 до 150 (!) проектов. Проблема, что большинство из них сидит в вашей голове «незавершенным циклом».

Эти «незавершенные циклы» нужно вытащить из головы, определить как проект и распределить в системе Gtd+Evernote на один из 4-х уровней:

  • текущие
  • ожидаемые
  • возможные
  • завершенные

Уровень 20.000 Зоны Ответственности

Помните, в начале этой статьи я говорил про 5 хрустальных шаров? Это и есть ваши зоны ответственности. По другому их можно назвать «процессы» — это то, что циклично, что никогда не заканчивается.

Зоны ответственности бывают личные и профессиональные. В «личных» находится всё, что касается личности — дети, семья, друзья, спорт, отдых, саморазвитие, финансы/доходы.

Например, под тэгом «Саморазвитие/обучение» вы можете хранить презентации с пройденных тренингов. Прошли «Электронный мозг» — и сохранили презентации в заметках под тэгом «Саморазвитие». Когда что-то забудете — всегда можно просмотреть заметки по этому тэгу.

Далее, бизнес. Здесь хранится информация о рабочих процессах — таблицы, отчетности, заметки, чек-листы и т.п. Это ваша рабочая библиотека.

Тэг «Работа» подойдет для наемных сотрудников. Под этим тэгом вы сможете сохранять информацию для профессионального роста.

Уровень 30.000 Цели ближайшие

Определите цели по своим зонам ответственности.

Вот пост Ивана Зимбицкого, где он детально рассказывает о том как ставить цели.

Если коротко, то «начать регулярно бегать» — это не цель. Правильно цель будет звучать так «27 сентября пробежать полумарафон за 59 минут».

Сделайте декомпозицию своей цели, поставив промежуточные цели квартала, месяца, и сделайте соответствующие подтэги.

Уровень 40.000 — Стратегия / Видение

Например, у вас есть цель — зарабатывать по $10 тыс./мес.

Однако понимаете ли вы — зачем? Допустим, для покупки новой квартиры. А зачем вам квартира? И какой она будет? Когда у вас есть четкое виденье, то у ваших целей появляется больше шансов воплотиться.

Если нет видения, то нужно его создать. Написать заметку «видение себя через 5 лет»: своего образа жизни, обычного дня, путешествий. Настолько подробно, насколько вам это доступно.

Вот пост от Андрея Выдрика, где он подробно описал как создать виденье: читать.

Уровень 50.000 Предназначение/миссия

Зачем вы на этой планете? Какая ваша миссия? Какие ценности? Все это должно быть в заметках под этим тэгом.

Представьте лифт. Вы едете по этажам. Задача — проект — зоны ответственности — цель — видение — предназначение.

Пока на нижних уровнях (Задачи, Проекты, Зоны ответственности) будет бардак — ничего не получится.

Я вспоминаю ключевые моменты своей жизни. Они возникали тогда, когда я расчищал всё на начальных уровнях. Освобождал место для энергии, креатива, новых идей.

Этап 2. Держите голову пустой — собирай всю информацию в 1 блокнот «Входящие»

Вот для чего программа Evernote идеальна — это для сбора и хранения информации. В этой программе очень удобно сохранять любую информацию. Установите Evernote на телефон и компьютер и создавайте:

  • Текстовые заметки. Например, вы разговариваете с другом, и он советует посмотреть крутой фильм. Вы создаете быструю заметку: «Посмотреть фильм «Волк с Уолт Стрит»».
  • Аудиозаметки. Например, вы проводите стратегическую встречу по Чек-листу Рокфеллера и хотите, чтобы все сохранилось. В телефонной версии Evernote есть возможность создать аудиозаметку. Нажимаете соответствующую кнопку в приложении и запись сохранится в заметке в блокноте «Входящие».
  • Фотозаметки. Очень крутая штука. Избавление от бумажного хлама. Кто-то дал вам визитку, а в кошелек они уже не лезут? Просто сфотографируйте визитку через Evernote, и она сохранится.
  • Напоминание. Например вы хотите, чтобы Evernote в 20.00 напомнил, чтобы вы купили батарейки для пульта. Отлично! Создайте быстрое напоминание и в назначенное время оно сработает.
  • Страница/статья/снимок экрана с помощью приложения Evernote Clipper. Установить его в любой браузер можно по этой ссылке. После этого у вас в браузере появится значок Evernote и нажав на него вы сможете сохранить содержимое любой страницы в Интернете.

Этап 3. Делайте чистку твоего блокнота «Входящие» под ноль 1 или 2 раза в неделю

За неделю в вашем блокноте «Входящие» скопится некоторое количество заметок, и их надо будет распределить в системе Gtd+Evernote.

Процесс чистки — это мозговой процесс. Поэтому подготовьтесь — найдите тихое место, поставьте телефон в режим самолета, заведите таймер, налейте себе воды или чая и приступайте. Перед вами открыто приложение Evernote на ноутбуке или компьютере (это важно!) с блокнотом «Inbox».

Процесс выглядит так.

Шаг 1. Откройте первую заметку и задайте себе вопрос — что это?

Это может быть:

  • Текущая задача (если задачу можно выполнить менее чем за 2 минуты — например «скинуть чек-лист менеджеру» — вы выполняете ее и удаляете заметку. Если нет — распределяете по тэгам)
  • Проектная задача. Все задачи, которые относятся к какому -либо проекту на уровне 10.000
  • Проект
  • Цель
  • Мечта (хотелка)
  • Справочная информация (статьи, визитки)
  • Чек-лист

Шаг 2. В зависимости от ответа из шага 1 — присвойте заметке соответствующий тэг и и переместите заметку в блокнот «Обработанные»

Примеры заметок.

  • «Я хочу написать книгу.» Это мечта/хотелка. Присваиваете ей метку и перемещаете в нужную папку.
  • «Увеличить ежемесячный чистый доход до $10 тыс». Это цель. Годовая. Создаете соответствующий тэг на уровне целей, а заметку удаляете.
  • «Посмотреть фильм «Достучаться до небес». Это задача. На нулевом уровне есть тэг «Прочесть/посмотреть».
  • «Построить баню» – это проект. Есть сроки, бюджет, определён исполнитель. Планируемый проект на следующий год. В соответствующей папке создаёте тэг, а саму заметку удаляете.
  • «Создать рекламную кампанию в Инстаграм» – это хотелка. Сначала нужно сделать аудит бизнеса. Когда вы понимаете, что клиент именно там и ставите конкретную цель, хотелка превращается в проект. Тогда вы можете присвоить такой заметке соответствующий тэг – текущий, ожидаемый или возможный проект.
  • Друг поделился с вам чек-листом. Отправляем его в «Задачи» — «Чек-листы» — «Бизнес-чек-листы».
  • «Купить набор инструментов» – это обычная задача. Если это не проектная задача, то ставите тэг на нулевом уровне. Или можно отнести её к «Купить». Когда будете в магазине, открываете тэг «Купить» и покупаете.
  • «Спросить у Виталия Петровича про поставку оборудования». Перемещаем эту заметку в «Текущие задачи» — «Вопросы».
  • «Позвонить Жене, спросить номер автосервиса». Это задача. Ей присваиваете тэг «Телефон».
  • «Разобрать вещи в шкафу». Это — «Задача» — «Дома».

Распределяйте заметки по системе GTD, чтобы разгрузить мозг и стать более продуктивным. А подробнее о том, как вести проекты, используя Gtd+Evernote я рассказал в этом посте.

P.S. Также вы можете уже сейчас скачать наш чек-лист «Как создать план проекта за 44 минуты», где расписан простой процесс как спланировать даже самый сложный проект, чтобы получить по нему результат быстро и без стресса, используя Gtd+Evernote.

Переходите по ссылке и скачивайте: Скачать

Источник: https://goldcoach.ru/upravlenie-proektami/gtd_plus_evernote.html

Обзор лучших iOS-приложений для управления задачами

Любой продуктивный человек знает о важности планирования собственного времени. Этот процесс в английском языке носит название GTD, или Getting Things Done («Как держать свои дела в порядке»).

Раньше основным инструментом для ведения списков дел были блокнот и ручка. В век информационных технологий на помощь приходят мобильные гаджеты и компьютеры.

Читайте также:  Что вы можете и чего не можете делать на windows rt - хитрые советы

Мы решили собрать в одной статье лучшие GTD-приложения, доступные на iPhone и iPad.

Evernote

Набор приложений Evernote популярен среди людей самых разных профессий по всему миру. Пользователь может сохранить и поделиться любым типом контента одним из десятка доступных способов.

Например, в Evernote Food вы можете хранить любимые рецепты приготовления пищи и готовить прямо с iPad в руках – очень удобно. Evernote поможет разделить на этапы и легко организовать все аспекты вашей жизни.

Приложение бесплатное.

Wunderlist

Приложение для составления списков дел Wunderlist отличается от аналогов простотой использования и широким набором функций.

Вы можете создавать и синхронизировать свои списки задач, добавлять новые элементы, устанавливать напоминания и многое другое.

В случае приобретения платной подписки, сервис позволяет поделиться своими списками с другими пользователями для совместного выполнения задач. Программа бесплатная и доступна на всём спектре устройств – от смартфонов до настольных компьютеров.

OmniFocus

После выхода приложения OmniFocus управление задачами поднялось на новый уровень. С помощью данного инструмента вы можете без труда вести огромные проекты, распределять задачи между разными людьми, устанавливать дедлайны и даже привязывать задачи к местности.

Организуйте свои дела по приоритетам, синхронизируйте данные с другими участниками проекта, используя бесплатный сервер синхронизации Omni, планируйте собственные задания, получайте уведомления, управляйте программой с помощью Siri.

Стоимость OmniFocus для iPhone составляет 649 рублей.

NoteSuite

Данную программу можно по праву считать уникальным планировщиком задач для iPad. NoteSuite отличается от остальных GTD-приложений для планшетов удобным интерфейсом.

Помимо этого утилита умеет работать с веб-страницами и экспортировать данные в PDF. Также есть встроенный блокнот для рисования.

Всю информация синхронизируется с Mac, поэтому вы всегда будете иметь доступ к своим делам на компьютере. Скачать NoteSuite можно за $1,99.

30/30

Основной упор в приложении 30/30 сделан на многозадачность. Если у вас много проектов, и каждый требует внимания, утилита поможет организовать их все.

 Как это работает? Увлекающиеся тайм-менеджментом хорошо знают о различных системах, когда работа чередуется с отдыхом по заранее заданному плану. Например, 45/15 – 45 минут работаете, 15 минут отдыхаете.

Разработчики 30/30 пошли по такому же пути: они предлагают решение, которое будет напоминать, что пора взяться за работу, а потом непременно отдохнуть. Приложение бесплатное.

Купи батон!

Шоппинг никогда ещё не был таким простым, как с “Купи батон”. Как только вы открываете приложение, то сразу видите список покупок, который тут же можете начать редактировать.

Продукты можно выбрать из списка или вбивать самостоятельно, при этом приложение будет предлагать вам варианты, которые вы вводили ранее. Предусмотрена синхронизация списков, которая делает поход по магазинам максимально эффективным.

Приложение доступно в App Store за 199 рублей.

Due

Нередко в спешке мы забываем или не успеваем добавить в список возникшие по ходу дня задачи. Due позволяет быстро добавлять в существующий список дел новые задачи и устанавливать напоминания. Плюс к этому в Due имеется таймер обратного отсчёта для каждого задания. Приложение можно купить в App Store за 169 рублей.

Do it (Tomorrow)

Иногда прокрастинация – единственный способ выполнить все поставленные перед собой задачи. Если у вас скопилось дел больше, чем вы можете решить за сегодня, то возникает необходимость отложить что-то на завтра. Do it (Tomorrow) идеально подходит для этой цели. Стоимость программы составляет 169 рублей.

Unstuck

Часто мы не можем справиться с делами в силу трудно преодолимых барьеров в одной из задач. Приложение Unstuck поможет решить данную проблему, предоставив ряд персонализированных инструментов для определения причин затора и нахождения путей решения проблемы. Unstuck работает только на iPad и доступен в App Store бесплатно.

MindNode

Данное приложение помогает не столько в организации задач, сколько в упорядочении собственных мыслей и умозаключений. Решить любую проблему можно, разложив по полкам все ее аспекты. MindNode идеально подходит для этой цели. MindNode распространяется через App Store за 329 рублей.

Источник: http://www.macdigger.ru/iphone-ipod/obzor-luchshix-ios-prilozhenij-dlya-upravleniya-zadachami.html

Организация GTD-системы с помощью Trello

После того, как я несколько лет назад узнал о GTD, я испробовал, пожалуй, все до единой системы таск-менеджмента: текстовые файлы, Remember the Milk, Toodledoo, Evernote, OneNote, Outlook, бумага, КПК и пр.

У каждого из этих средств есть неоспоримые плюсы, но в каждом из них не хватало чего-то очень важного, и я все время продолжал искать более исчерпывающий инструмент.

Теперь же могу сказать, что поиск окончен.

Для меня Trello – это практически идеальная платформа, которая позволяет воплотить все принципы GTD.

Основной механизм Trello заимствован у системы канбан, она же – обычная пробковая доска на стене в офисе. Задачи представлены в виде листочков бумаги, распределенных по колонкам. Создавая Trello, компания Fog Creek сохранила в нем простоту и гибкость прототипа, но при этом добавила целый ряд удобных функций.

Система, подобная канбану, идеально подходит для того, как я организую рабочий процесс. GTD включает много мелких задач, а в большинстве популярных тайм-менеджерах они все сваливаются в большую кучу, и мне сложно во всем этом разобраться. Доски в Trello добавляют некий пространственный аспект в работе с задачами.

Благодаря этому я легче усваиваю информацию, и перемещая карточку по столбцам я лучше ориентируюсь в ситуации. Еще один плюс Trello – это возможность многоуровневой организации задач: доски, карточки, контрольные списки. Таким образом легче контролировать группы связанных задач и объединять их в масштабных проектах. В карточки можно вносить большое количество метаданных.

Помимо названия есть поле описания (можно вбить текст, форматированный посредством Markdown), чек-листы, лейблы, а также область для комментариев. Такая система позволяет хранить всю информацию, непосредственно относящуюся к проекту (документация, мысли, ссылки), поместив ее в самой карточке. Вот rак на данный момент выглядит моя GTD система в Trello.

Цифрами обозначены доски, точками – колонки на соответствующих досках.

1) @Следующие_действия

  • Inbox
  • @дом
  • @работа
  • @командировка
  • Ожидается

2) @Проекты

  • В процессе
  • Ожидаются
  • Уточнить (для проектов, которые необходимо перепланировать и подкорректировать)

3) Цели на год

  • Личные
  • Профессиональные
  • Семья

4)Цели на ближайшие 3-5 лет 5) Может быть/Когда-нибудь 6)Отдельные доски для отдельных проектов

  • На подходе
  • В процессе
  • Завершенные

Каждый новый задуманный мной проект первым делом отправляется в Inbox. Несколько раз в неделю я стараюсь разделаться с его содержимым под ноль. Из Inbox-а карточки отправляются в «контекстные» списки – если они заключают в себе одну задачу, многоэтапные же отравляются в «Проекты». По завершении работы, карточка с задачей/проект отправляется в архив. Если я планирую небольшой проектец, я набрасываю список задач и оформляю их в виде чек-листа на «обратной» стороне карточки. В ходе еженедельного разбора полетов я просматриваю карточку проекта и переношу следующий пункт в чек-листе на доску «@Следующие_действия», в виде новой карточки. Если работа над проектом выходит за рамки нескольких операций, я оформляю отдельную доску под этот проект. Вот несколько полезных моментов, которые я обнаружил, работая с Trello:

Шаблоны. Команда Trello ввела возможность копировать доски. Это позволяет с легкостью создавать однотипные доски. Я всегда хотел иметь в распоряжении чек-лист, который я мог бы повторно использовать во время еженедельного обзора, и теперь у меня есть такая возможность. Каждую неделю я копирую шаблон, который содержит несколько карточек с чек-листами. К примеру, есть карточка, которая называется «Почистить», ее чек-лист содержит, что именно почистить (электронная и обычная почта, всякие там закладки и т.д.). Я помещаю карточки в столбец «В процессе» и, соответственно работаю с ними, после я перемещаю их в «Завершенные», и двигаюсь дальше.

Доски, посвященные конкретным проектам. Раньше я старался ограничиваться одной карточкой на каждый проект, но теперь, когда передо мной возникает сложная задача, я создаю под нее отдельную доску.

Для таких случаев у меня существует шаблон, состоящий из трех колонок: «На подходе», «В процессе», «Завершенные». Предстоящие проекты я закидываю в очередь («На подходе»).

Также я ограничиваю количество карточек в колонке «В процессе» до одной-двух и активно над ними работаю.

Информативные карточки. В карточки можно заносить большое количество дополнительной информации – не только название.

В случае небольшого проекта на одну карточку, я заношу в поле описания промежуточные цели, а также идеи, которые появляются в ходе планирования и непосредственно работы. Этапы работы оформляю в виде чек-листа.

Поскольку к моим доскам имею доступ только я, поле обсуждения я отвожу для собственных прозрений и полезных ссылок.

Управление досками. Я стараюсь сводить количество «прикрепленных» досок (тех, которые появляются при нажатии на кнопку «Boards» в верхнем правом углу экрана) к минимуму. Я «отцепляю» все доски, которым не уделяю ежедневное внимание и, естественно, те которые я вообще не использую. При необходимости, такие доски можно легко найти в списке или на страничке All Boards.

Вы также можете дописывать в названиях определенные префиксы, чтобы в общем списке самые важные доски были на первых местах. Для меня такая доска, к примеру –«@Следующие_действия», отсюда и префикс @. Чтобы опустить доску в конец списка, – как я, например, поступаю с шаблонами – допишите в начале названия подчеркивание _.

Горячие клавиши. В Trello заложена удобная система быстрых клавиш, что упрощает управление карточками и навигацию между досками. Чаще всего я использую В, чтобы открыть список досок и С, чтобы отправить текущую карточку в архив.

Читайте также:  Word как орудие блогера - хитрые советы

Чтобы вызвать, к примеру «@Следующее_действие», мне достаточно набрать @С и нажать Enter.

Есть пару вещей, которые, на мой взгляд, создатели Trello могли бы добавить или доработать, а именно:

  • Улучшить систему тегов и сортировки. Было бы неплохо иметь возможность помечать объекты тегами и фильтровать их посредством этих тегов.
  • Еще полезно было бы иметь возможность трансформировать пункты чек-листа в карточки с сохранением привязки к исходному контрольному списку. При этом, когда карточка уходит в архив, в этом списке автоматически ставится галочка напротив соответствующего карточке пункта.
  • Упростить перенос карточек с одной доски на другую. В текущей версии это не совсем удобно.

Если вам известны какие-нибудь полезности, о которых я не упомянул, пожалуйста, поделитесь ими в комментариях.

Перевод

Прим. редактора: один из способов реализовать Agile Results в Trello skosovsky описывал здесь.

Источник: http://betteri.ru/post/organizaciya-gtd-sistemy-s-pomoschyu-trello.html

Обзор Things 3 — новая версия знаменитого органайзера

Органайзер Things берёт своё начало в далёком уже 2008 году, по сути, он стал первым подобным приложением для iOS, следовавшим подходу «Getting things done».

С тех пор количество «тудушек» в App Store превысило даже количество калькуляторов, но Things прочно занимал одну из лидирующих позиций, несмотря на слегка старомодный внешний вид. И вот буквально на днях вышла абсолютно новая версия, разработка которой заняла почти 5 лет.

Так как хорошая команда разработки (Cultured Code — именно такая команда) стоит очень дорого, а бизнес-модель компании построена на прямой продаже приложения, авторы были вынуждены пойти на непопулярный шаг и сделать Things 3 платным приложением без возможности апдейта предыдущей версии.

Впрочем, сложно их за это винить, ведь это экосистема Apple ограничивает разработчиков в дистрибуции приложений (стоит ли удивляться появлению альтернатив?). Так же отчасти пугает ценник, полный набор Things 3 для всех трёх поддерживаемых платформ (macOS, iPhone и iPad) «затянет» примерно на 80 долларов.

Я, конечно, знаю, что для многих это сумма, которую надо экономить несколько месяцев на школьных завтраках, но если вам сразу захотелось написать гневный комментарий по поводу цены — просто осознайте простую вещь: вы — не целевая аудитория этого приложения.

Если вы не практикуете GTD и если у вас нет хотя бы 3-5 задач в день — вы прекрасно можете обойтись без Things. Другой способ понять, нужно ли вам это приложение — оценить, сколько стоит час вашей работы, если вы зарабатываете пресловутые 80 долларов часов за 20, эта программа почти наверняка окупится достаточно быстро, так как время она экономит капитально.

Второе соображение, касающееся цены, состоит в том, что Things вы покупаете надолго (предыдущая версия поддерживалась с 2011 года, вряд ли с этой будет иначе), и это заметно лучше большинства других органайзеров, пытающихся подсадить пользователя на постоянную подписку и доить из него деньги ежемесячно (-годно). Аналогичные же Todo-менеджеры, не требующие подписки, стоят примерно столько же (плюс-минус пара десятков долларов).

Кстати, ещё надо учесть, что Things 3 — это органайзер персональный, он не рассчитан на командную работу с делегированием тасков в команде между участниками.

В общем, давайте ближе к делу. Главной единицей организации всего в программе является задача.

Каждая задача может иметь массу атрибутов, начиная с главного «выполнена/не выполнена», отмечаемого галочкой слева, и заканчивая тегами, позволяющими организовать всё в удобные группы.

Каждая задача может иметь конкретные даты начала и конца, но это совершенно необязательно, ведь в жизни есть то, что надо выполнить хоть когда-то. При необходимости можно сделать задачу повторяющейся, настроив правила периодичности.

Отдельной похвалы заслуживает то, что в новой версии программы к задаче можно добавить вложенный список подзадач, например, таск «скупиться в дорогу» можно конкретизировать отдельным списком покупок, чтоб ничего не забыть.

Задачи группируются двумя способами. Первый — это проекты. Проект — это некая группа задач, которая имеет логическую завершённость, например «Приготовиться к поездке в Европу». Тут всё достаточно очевидно: когда вы выполнили все задачи, вы готовы, и проект завершается.

Проекты отображаются в программе с кольцевым индикатором прогресса выполнения вложенных задач, позволяющим оценить степень его завершённости.

Кстати, если в работе над задачей вы понимаете, что она становится очень большой (ну, например, задача «Небольшой ремонт в ванной»), вы всегда можете преобразовать таск в проект, при этом его встроенный чек-лист трансформируется в отдельные задачи новосозданного проекта.

Это очень мощный и гибкий подход, позволяющий удобно манипулировать глубиной погружения в задачу и всегда сохранять нужный контекст. Я, например, теперь использую задачи для создания списка материалов, которые мне надо написать, накидывая подзадачи вроде подготовки скриншотов в чек-лист. Когда приходит время конкретного обзора, я просто преобразую задачу в проект и работаю над ним до завершения.

Второй способ группировки задач — области. Области — это некие общие группы задач, не имеющие завершения (например, «Домашние дела»).

В области можно размещать и проекты, и отдельные задачи, так что вы вольны выбирать подходящий уровень детализации самостоятельно.

Как ни странно, но в предыдущих версиях Things я как-то пропустил эту группировку мимо внимания и использовал вместо этого проекты, что было неудобно, но теперь всё встало на свои места.

Проектам и областям также можно назначать теги, которые будут присваиваться задачам, включенным в них. Кстати, не могу не отметить удобную новую «фишку» — теперь тегам можно задать букву и навешивать их простым нажатием Ctrl-буква.

Естественно, весь органайзер не будет иметь смысла без контекстной группировки объектов, и это именно та область, где Things одновременно прост и хорош. Контекстов тут ровно 7, расскажу о них подробней.

Входящие — место, куда попадают все недооформленные задачи, которые надо быстро записать, без чёткой формулировки. Подразумевается, что вы потом каждую задачу оснастите дополнительными атрибутами и разместите в нужных разделах.

Сегодня — тут находятся задачи, над которыми вы должны работать именно сегодня. Таски сюда можно добавлять вручную, если вы чувствуете, что пришло наконец-то время рассортировать носки после стирки. Если же для задачи задано время («30 мая, выбросить ёлку»), то она сама попадёт в этот список при наступлении указанной даты.

Планы — удобный список дел, разбитый по дням. Помимо задач с заданными сроками, Things может тут отображать события из ваших календарей, консолидируя все задачи в одном месте. Не могу не отметить продуманный дизайн этого раздела, всё очень наглядно и стильно.

В любое время — тут, как легко догадаться, хранятся задачи без конкретных временных привязок. У меня таких, кстати, большинство.

Когда-нибудь — это задачи, которые вообще не важны, хотя увлекаться подобным не стоит, отложить что-то на потом — лучший из способов не сделать его никогда.

Журнал — приятный раздел, содержащий проекты и задачи, которые уже завершились. Things может переносить туда объекты сразу, архивировать их раз в день либо позволить вам самостоятельно нажимать заветную кнопку переноса.

Корзина — печальное вместилище отменённого и удалённого. Так как Cultured Code знают, что ничего нет грустней удалённых проектов, корзина автоматически скрывается сразу после очистки.

Разумеется, программа обладает гибчайшим и продуманнейшим интерфейсом, даже не вижу смысла подробно его расписывать, настолько он интуитивен. Над Things работали хорошие UX-специалисты, поэтому некоторые элементы управления — просто прекрасны (да, я про перетягиваемую кнопку добавления задач на мобильных устройствах).

Дизайн программы очень современен, и почти наверняка его хватит на ближайшие лет 5. Виджеты и компликейшены — в наличии. Не забыты и очевидные вещи типа импорта данных из предыдущей версии программы и облачного сервиса для синхронизации данных.

Очень удобно сделано создание новых задач «на лету», при нажатии специального сочетания клавиш Things умеют захватывать контекст из приложения, в котором вы в данный момент работаете, и добавлять его к текущей задаче. Таким образом можно сохранять ссылки на файлы в Finder, письма в Mail или, например, URL’ы в Safari.

В общем, рассказывать о Things 3 можно долго, думаю, при желании об этом приложении можно даже написать небольшую книгу, но данный обзор перед собой такой цели не ставит. Так что, если вы серьёзно подходите к организации своих дел и этих дел у вас много (и особенно если вы знаете и используете GTD) — обязательно попробуйте Things 3.

Название: Things 3
Издатель/разработчик: Cultured Code
Встроенные покупки: Нет
iPhone: 599 руб., скачать
iPad: 1190 руб., скачать
macOS: 2990 руб., скачать

Источник: https://AppleInsider.ru/obzory-prilozhenij/obzor-things-3-novaya-versiya-znamenitogo-organajzera.html

Мой опыт использования GTD и почему я пользуюсь своей системой планирования

Первая книга  Дэвида  Аллена «Как привести дела в порядок» вышла на английском в 2001 году и переведена  на русский  в 2008 году.

Передо мной лежит эта книга, я просматриваю свои пометки на полях и вспоминаю, как я  восхищался Алленом прежде всего потому, что он   обратил внимание на организацию персональной деятельности человека, посмотрел на управление временем «с другой  стороны».

Если традиционный тайм-менеджмент решает задачу управления временем «сверху-вниз» — от глобальных целей — к мелким делам и задачам, то для GTD характерен подход «снизу-вверх» — человек управляет сегодняшними делами  «здесь и теперь».

Ко времени появления книги Аллена у меня уже был опыт владения тайм-менеджментом, и продуманная система управления действиями. Я взял из GTD  в первую очередь алгоритм сортировки «входящих» дел, задач, событий, информации.  Это позволило упорядочить хаос событий,  максимально концентрироваться на наиболее важных задачах, и эффективно выполнять их.

Недавно появилось новое, переработанное издание книги. На мой взгляд,  книга стала лучше, продуманней и корректней. Однако сама система  за это время не получила дальнейшего развития.

Читайте также:  Contre jour hd - занимательная физика в действии - хитрые советы

У GTD тысячи поклонников по всему миру.  И я не сомневаюсь, что их количество будет увеличиваться.  Поэтому я хочу рассказать  тем,  кто уже знаком с системой и тем, кто узнал о ней впервые  — чего мне не хватает в GTD.

Жизнь — это не только проекты

Я понимаю работу так же, как  Аллен. Работа — это все, что мы делаем, и «на работе», и вне ее.

Если вы согласны с такой формулировкой, тогда при чтении книги внимательно присмотритесь  к тому, что с вами происходит.  И вы увидите, что структура работы — это не только проекты, как об этом пишет Аллен.

Существуют так же привычки и ритуалы, циклические процессы.

Вы сможете различить небольшие группы действий, которые вы совершаете регулярно, в строгой последовательности — это привычки или ритуалы (утренний ритуал: подъем, туалет, зарядка, завтрак…).

Затем группы взаимосвязанных действий, выполняемые продолжительное время по определенному алгоритму, которые приводят к запланированному результату и повторяются раз за разом — это циклические процессы (производство, продажи, обучение, уборка).

И, наконец,  действия, направленные на создание чего-то нового, определение желаемого и действия по его достижению — это проекты (постройка дома, создание картины, написание программного кода).

Для ритуалов предусмотрен строгий порядок выполнения.

Процессы желательно выполнять по инструкции или регламенту.

Проект осуществляется только один раз, по возможности с максимально эффективным использованием ресурсов. Причем, как говорит известный «проектник» Дмитрий Литвак, каждый раз и в пути,  и в результате  «все  будет не так».

Многое из того, что Аллен приводит как примеры проектов, у человека давно может быть закреплено в качестве повторяющегося процесса или строгого ритуала, когда уже нет необходимости в определении следующего действия — оно предписано на работе регламентом,  вне работы — обычаем.

Отсюда три разных подхода к  управлению  действиями.

Для ритуала — соблюдение предписанного четкого порядка исполнения.

Для процесса, когда последовательность всех действий заранее предопределена, —   постоянное улучшение:  смена  последовательности действий, времени выполнения, устранение потерь.

И только для проекта, когда известна конечная цель,  — выбор следующего действия, о котором говорит Аллен.

Можно рассуждать о том, что люди делятся на «процессников» и «проектников», так же как на «жаворонков»  и «сов».  Можно  спорить о том, каких  из этих структур больше в нашей работе, но важно другое: наше внимание по управлению действиями должно быть направлено на процессы и ритуалы, в такой же степени, как на проекты.

В идеале, мы должны иметь для каждой из областей жизни перечень  основных ритуалов, процессов и проектов, и это действительно поможет привести дела в порядок.

Иллюзия многочисленности действий

Я согласен с Алленом, самое важное на персональном уровне  — это управление  действиями.

Ален рекомендует выбирать следующее действие, используя для этого ряд критериев. Не простая задача. Но она сильно облегчается, если вы увидите, что видов  действий, которые мы совершаем ежедневно, не больше, чем пальцев на руке.  В чем фокус?

Если вы понаблюдаете за характером своей работы, то обнаружите, что определенные  виды действий  повторяются.

Так, вы раз за разом говорите по телефону, встречаетесь с людьми, сидите в Интернете, работаете с документами, перемещаетесь,  принимаете решения.

Формулировка самих действий  создает иллюзию их многочисленности.

Короткая запись в вашем ежедневнике — «согласовать», может подразумевать все, что угодно: согласовать по телефону, при личной встрече, получить резолюцию на документе.

То же и у  Аллена  — «сообщить», «набросать», «договориться», «мозговой штурм».  Не ясно, как именно это сделать, какое действие предпринять.  К примеру  «купить гвозди» — это не действие. То, есть не одно действие. Вы принимаете решение купить гвозди, какие и где, как вы туда попадете, как вы платите, куда везете гвозди, где храните.

Но, к счастью, наша повседневная работа может быть представлена намного проще и сведена лишь к пяти видам действий:

  • телефонные звонки и сообщения
  • встречи
  • работа с информацией
  • перемещения
  • принятие решений

Поясню, что я вкладываю  в содержание этих пяти действий, для деловой

  • Телефонные звонки — это все виды телефонных переговоров и сообщений.
  • Встречи — непосредственные контакты с другими людьми.
  • Работа с информацией  — любая работа с информацией (документами) на бумажных и электронных носителях, включая работу в сети Интернет.
  • Перемещения — любые перемещения связанные и не связанные  с работой, включая утренний приезд на рабочее место и возвращение домой.
  • Принятие решений — обдумывание, размышления,  анализ информации, с целью сделать определенный вывод.

Эти пять действий мы ежедневно выполняем и в других сферах жизни.

В сфере взаимоотношений есть  все типы действий, которые мы встречали в деловой сфере: звонки, встречи, собрания, письма, перемещения, принятие решений о том, как дальше  развивать  отношения.

В хозяйственной сфере «ремонт»  — это  набор действий.  Договоренность  о выполнении ремонта (телефон, встреча, договор…), или  покупка материалов для производства ремонта (интернет, перемещение, покупка) и тому подобное.

Таким образом, чтобы результативно организовывать рабочее время,  нам нужно планировать и учитывать только количество повседневных действий и время,  затраченное на  их выполнение.

Учет пяти  видов  действий прост и занимает  минимум времени. Так  мы значительно облегчаем контроль и анализ работы.

В свое время я имел отношение к фирме, которая занималась продажей недвижимости. И я могу показать важность учета повседневных действий на примере работы риелтора.

Чтобы обеспечить запланированный денежный поток, риелтору необходимо, наряду с другими требованиями, проводить 28 встреч с потенциальными продавцами и 26 встреч с потенциальными покупателями в течение каждого месяца.

Чтобы эти встречи состоялись, риелтор обязан поддерживать в течение года не менее 33 контактов с каждым из 1920 знакомых людей путем звонков, писем, электронных сообщений.

То есть, совершить для этого не менее 63360 повседневных действий в год.

Разумеется, такой объем работы требует и  времени и значительных усилий. Но, с другой стороны, если у вас нет такого учета, то у вас нет и проверенной стратегии развития бизнеса.

Больше о планировании на основе повседневных действий: http://www.timehacker.ru/blog/24-povsednevnye-dejstviya.

Гибкий  план на 100%

Я не могу согласиться с Алленом в том, что «смена тактических приоритетов способна изменить курс работы настолько резко, что практически не возможно заранее предусмотреть все задачи». Не согласен, потому что мы обязаны предвидеть возможные проблемы, и иметь для них подготовленную реакцию.

Я много лет составляю план на день на основе только  пяти  действий.  И все запланированное, за редким исключением,  выполняются.

Как я это делаю?

Предусматриваю  возможные проблемы, и добавляю  в план гибкость, когда одно действие может быть заменено другим, заранее подготовленным, ожидающим своей очереди.

Вначале планирую первую группу  действий. Эти действия  обязательны для выполнения.

К примеру, я намерен, безусловно, сделать в течение дня три звонка, провести три встречи, подготовить три документа, осуществить два перемещения, сделать два специальных действия,  принять два решения.

В ходе дневной работы первая группа действий будет выполняться, а оставшееся  время будет использовано для выполнения действий из второй группы.

Далее я планирую вторую группу  действий. Это обширный объем действий, заполняющий все рабочее время, оставшиеся от первого эшелона.

Не все действия второй группы будут выполнены.

Если по каким-либо причинам действия второй группы не может быть выполнено, оно может быть заменено действием из третьей группы.

Добавляю  в мой пример вторую группу действий: шесть звонков, две встречи, два документа, два перемещения, два решения.

На третьем этапе планирую последнюю группу действий. Это действия, которые могут быть не выполнены в этот день. А могут быть, и выполнены, если по ходу дня найдут себе место во второй группе.

Таким образом, полный набор выполненных действий за день будет состоять:

  • из всех действий первой группы;
  • из большей части действий второй группы;
  • и из некоторых действий третьей группы, которыми были заменены действия второй группы.

Так  обеспечивается  принцип гибкости: одно действие может быть заменено другим.

Планирование на основе повседневных действий требует привыкания, тренировки и анализа. Начните с малого.

Возьмите одну процедуру, которую вы проводите часто, хорошо ее знаете, и, по вашему мнению, достаточно стабильно осуществляете.

Приступите к планированию выполнения этой процедуры на основе пяти  повседневных действий. Когда вы почувствуете себя комфортно с осуществлением этой процедуры, переходите к следующей процедуре.

Такое планирование дает возможность разобраться с числом действий, выполняемых в течение дня, сделать количественный анализ и наметить реальный план на будущее, и обеспечить его выполнение.

Как пишет Аллен: «При необходимости вы можете создать собственный вариант системы GTD  с нуля с помощью имеющихся в вашем распоряжении инструментов». Я это сделал.

Желаю успехов и вам!

Саморазвитие #GTD 

Источник: http://interesno.co/myself/8a55d19fbbe5

Ссылка на основную публикацию