Мгновенный поиск по почтовым базам ms outlook — хитрые советы

​Пятничные советы по Outlook

Мгновенный поиск по почтовым базам ms outlook - хитрые советы

Про работу с почтой написано сверхмного материала. По итогам ознакомления с литературой и в результате почти 15-летней практики у меня выработался свой «изюм» по повышению эффективности работы в почтовых программах и экономии времени на общение с ними. Которым я и хочу поделиться. Собственно говоря, мои советы применимы к любой программе. Но скрины сняты именно в Outlook.

Система папок

Просто сделайте систему папок. Щёлкните на «Входящих» правой кнопкой, выберите «Новая папка», дайте ей имя. Повторите процесс столько раз, сколько необходимо.

Понятно, что никто не заставляет сделать раз и навсегда некое количество папок и никуда не отступать. Меняйте, добавляйте, удаляйте, вкладывайте друг в друга – в общем, всё, как с системой папок на компьютере. Привожу 2 картинки, чтобы было понятно, как система подстраивается под рабочие задачи, которые есть.

1.Это моя нынешняя система папок. 2.Система до ухода в декрет.

Общие принципы, которыми я пользуюсь и рекомендую другим:

  • Накидайте на бумаге 3-5 основных направления вашей деятельности. Это будет первый ПОД-уровень в папке «Входящие».
  • К нему же относятся «служебные» папки: планы-отчёты, бюджеты, папки контроля (день, неделя), папка «архив» (куда вы скидываете всё, что некуда разложить и при том – жалко выкинуть), папка «Личное». Возможно, какие-то справочные материалы (но их всё же лучше организовывать на самом жёстком диске).
  • В начале папок удобно написать цифры по частоте обращения к данной папке. Если какое-то занятие выходит в приоритет — ставите в начале папки цифру 0, и вся переписка будет с самого верха. Ушла нужда — пишите 8 или 9, папка «переезжает» в конец списка.
  • Когда внутри папки становится слишком много писем (а лучше заранее), также проделываете систематизацию. Посмотрите, например, на втором фото мою папку «Мероприятия»: в ней есть вложенная папка «Архив проведённых». ВСЁ, где были завершены дела, закрыты договора, счета и прочее – я убирала туда.
  • Теперь, думаю, понятно, куда попадают письма из папки «Входящие», чтобы она не напоминала свалку? Любое письмо подлежит либо ответу, либо решению какого-то вопроса. Но это не мешает записать дело в ежедневник или прилепить напоминалку к письму, и убрать его с глаз долой.

Письма на контроле

Предположим, пришедшее вам письмо требует размышления, либо сохранения вопроса на контроле.

Обычно такое письмо оставляют в папке «Входящие», чтобы потом оно напомнило о себе. Как правило, в папке «Входящие» у современного специалиста находится от нескольких десятков до нескольких тысяч сообщений.

Между тем психологи утверждают, что мы не можем одновременно контролировать более 7±2 объектов. Отсюда вывод: при захламленных «Входящих» велик риск забыть нужное письмо, не отреагировать на него вовремя.

Выход — разделить все письма по трем уровням контроля.

Первый уровень – нахождение письма в папке «Входящие». Это высшая честь, которая может быть оказана письму: во «Входящих» вы гарантированно увидите его несколько раз за день. Такой чести можно удостоить только самые важные и срочные вопросы. Чтобы ничего не потерять и не забыть, во «Входящих» должно быть не больше 7—10 сообщений.

Второй уровень – письмо переносится в специальную подпапку «1-Контроль», в которой может находиться 20—30 писем. Эта папка просматривается один раз в день, вечером; с находящимися в ней письмами можно осуществить следующее:

  • ответить и отправить письмо в архив;
  • принять наконец решение (для которого раньше не хватало информации или уверенности), ответить на письмо и отправить его в архив;
  • убедиться, что вопрос уже можно снимать с контроля (например, проблема решена), и отправить письмо в архив;
  • оставить письмо в папке «1-Контроль» до следующего ее просмотра;
  • перенести письмо в папку «7-Контроль», если вопрос стал менее срочным и не требует вспоминания о себе каждый вечер.

Третий уровень – нахождение письма в папке «7-Контроль», в которой может быть до 50—100 писем. Эта папка просматривается еженедельно. Действия с письмом те же, что и при просмотре папки «1-Контроль»: либо решить вопрос и ответить на письмо, либо снять вопрос с контроля, либо оставить его пока на контроле.

Если сейчас у вас достаточно много писем во «Входящих» (от нескольких сотен), можно перейти к новой системе так. Сообщения с 1-го по 10-е по давности оставьте во «Входящих». С 10-го по 30-е – перенесите в «1-Контроль» (чтобы перенести несколько сообщений, выделите их мышкой при нажатой клавише Shift и перетащите в нужную папку).

С 30-го по 100-е сообщения перенесите в «7-Контроль». Для остальных создайте специальную папку «Архив – старые «Входящие». К ней вы всегда сможете обратиться, «если что». (Практика показывает, что обращаться не приходится.

Вопросы, находящиеся у вас во входящих в сотых по счету письмах от сегодняшнего дня, либо уже умерли, либо вам о них напомнят.)

Пример

Что за письмо пришло Что от меня требуется Мои действия с письмом
Предложение опубликоваться в к.-л. издании Дать ответ, будем ли мы размещаться
  • Держу во входящих, пока не произведу оценку необходимости размещаться (0,5-2 дня).
  • Переношу в Архив текущий
Текущая публикация на сверку Получить согласование от нашего руководства
  • Тут же отвечаю, что получила и примерно указываю сроки, в которые могу сверку провести.
  • Публикацию печатаю, файл сохраняю на компе, письмо перемещаю в папку данного издания
Электронные издания иили рассылки (пока это КИПинфо и выпуски от сообщества менеджеров) Ознакомиться
  • Трачу 3-5 минут на чтение, потом письма удаляю¹.
  • Если не успеваю прочитать за 2 дня, убираю в Архив текущий: будет время — вернусь к ним
Любое письмо, с вопросом, на который я могу ответить в течение 1 минуты Дать ответ
  • Отвечаю тут же, в процессе разбора почты².
  • Если письмо из какой-то темы, убираю в соотв. папку. Если мелочь типа «Подойдёшь ли ты в три часа?», удаляю сразу
Письма, ответы на которые нужно обдумать или подготовить или решить с кем-то Дать ответ
  • Если срок решения короткий, оставляю во Входящих.
  • Если можно отложить на какой-то срок, то ставлю напоминалку к письму иили вношу дело в ежедневник на нужную дату.
  • После — письма переношу в папки соответствующей темы
Планы отдела, бюджеты и т. п. Предоставить данные, провести экспертизу
  • Оставляю во Входящих на 0,5-1 день.
  • После сбора информации и ответа письмо переношу в папку Планы-отчёты
Письма с содержанием: информация для новостей, фото от подразделений, информация от КТА для использования в PR-материалах Обработать и использовать (сроки могут быть разные)
  • Сохраняю всё нужное на комп в нужные папки, письма помещаю в папки по темам (Сайт-новости, Поставщики, Реклама конкурентов и т. п.)
Объявления Ознакомиться
  • Удаляю сразу.
  • Сюда попадают все эти рассылки типа «Закрыть 1С», «Пьём чай во столько-то», «Зарплата перечислена», «На период отсутствия директора…»¹ и прочее

¹ Про Корзину: из Корзины я удаляю письма через 2 месяца, так что очень долго могу вернуться к ним, если удалила по ошибке.

² Уточню, что почту я смотрю, когда решаю это сделать, то есть сознательно выделяю на это время. Всплывающие письма у меня не появляются и не отвлекают меня. Когда я жду от кого-то, что-то, могу смотреть почту чаще. Если занята, могу и 2 часа её не смотреть, и даже закрыть для верности, чтоб не отвлекаться.

Я понимаю, что специфика у всех своя. Но никто не мешает разделять продажникам письма по папкам на каждого поставщика, например. А маркетологам — по компаниям-заказчикам.

Переводчикам можно ставить на письма сроки сдачи, чтобы точно ничего не пропустить.

Служебные папки и перемещение всего неясного, но возможно нужного — точно пригодится всем. Как и удаление всякого мусора, который точно больше никогда не пригодится.

Не знаю, что ещё и для кого можно предположить. Может, будут вопросы?

Источник: http://samsebegu.ru/piatnichnye-sovety-po-outlook/

MS Outlook

В случае использования нескольких серверов электронной почты первой по умолчанию обрабатывается верхняя учетная запись в списке, а это не всегда оптимально. Лучше сделать так, чтобы первой обрабатывалась учетная запись, использующая самый быстрый сервер.

Для изменения порядка обработки учетных записей воспользуйтесь командой Сервис > Учетные записи электронной почты и выберите вариант Просмотреть или изменить имеющиеся учетные записи электронной почты.

После этого выделите учетную запись, работающую с самым быстрым сервером, и щелкайте по кнопке Вверх до тех пор, пока учетная запись не окажется первой в списке.

Экспорт и импорт адресов электронной почты

Если у вас большой объем переписки и вам часто приходится, например, на основе входящих/исходящих сообщений или контактов создавать списки рассылки, то на помощь может прийти плагин для Microsoft Outlook 2000/XP/2003 Mailing List Service (MLS — http://www.mapilab.

Читайте также:  Сервис timty: ищем потерянное время - хитрые советы

ru/files/mlist_service_rus.zip, shareware).

С помощью этого плагина вы можете быстро экспортировать контакты и списки рассылки из адресной книги Outlook или адреса отправителей/получателей из папок входящих/исходящих сообщений в текстовый файл, а также импортировать контакты из текстового файла или адреса отправителей/получателей из папок входящих/исходящих сообщений в адресную книгу Outlook (в том числе в виде списка рассылки). Кроме того, применив MLS, вы также быстро удалите адреса отправителей/получателей из адресной книги Outlook, предварительно отмеченных в папках входящих/исходящих сообщений.

После установки MLS запустите Outlook и для выполнения операций экспорта-импорта контактов (включая списки рассылки) и адресов почтовых сообщений в дереве каталогов Outlook выберите и сделайте текущей контактную или почтовую папку.

Для операций экспорта и добавления контактов из почтовых сообщений выберите в папке элементы, которые необходимо сохранить (несколько элементов одновременно можно выделить, удерживая нажатую клавишу Ctrl), а для операций импорта просто откройте нужную папку контактов.

Затем запустите плагин на исполнение, вызвав из контекстного меню или из меню Сервис главной панели Outlook команду Mailing List Service

Работа плагина начинается с установки вида операции и других дополнительных параметров при помощи мастера экспорта-импорта. Если текущей является почтовая папка, первая страница мастера будет иметь вид как на рис.

, если же текущей является папка контактов, то первая страница мастера будет подобна той, что приведена на рис. После этого останется ответить на вопросы мастера, и сформулированное с его помощью задание будет выполнено.

Стоит иметь в виду, что плагин имеет ограничения при работе с большим количеством выделенных элементов. Если число выделенных элементов превышает 3 тыс. (это приблизительное значение — точное значение определяется параметрами конкретной системы), то происходит прерывание процесса обработки.

Рассылка сообщений большому количеству получателей

Если отправка одних и тех же писем большому количеству получателей для вас не редкость, то стоит обратить внимание на плагин Send Personally для Outlook 2000/XP/2003 (SPE — http://www.mapilab.ru/files/send_personally_rus.zip , shareware), являющийся оптимальным решением для персонифицированных почтовых рассылок.

Он предоставляет альтернативный способ отправки одного сообщения многим получателям, при котором для каждого получателя создается персональное сообщение.

В итоге каждый адресат не только не получает информацию обо всех остальных получателях, но даже не догадывается, что письмо было отправлено не только ему, поскольку видит в поле Кому только свое имя и адрес электронной почты.

В тексте сообщения можно использовать макросы, которые при отправке письма заменяются на данные конкретного получателя: имя, электронный адрес и имя списка рассылки Outlook, в котором находился его адрес на момент отправки сообщения.

SPE не нуждается в дополнительных настройках — после установки он сразу готов к работе. Чтобы воспользоваться им, создайте сообщение, которое вы планируете отправить нескольким пользователям.

При желании в ходе формирования сообщения вы можете воспользоваться макросами %USERNAME% (заменяется на имя получателя), %USEREMAIL% (заменяется на адрес электронной почты получателя) и (или) %LIST% (заменяется на имя списка рассылки, из которого был взят адрес электронной почты).

В поле Кому задайте список адресов и щелкните на кнопке Send Personally — в папке Исходящие появится соответствующее количество персональных писем, которые тут же будут отправлены.

При формировании списка получателей сообщения вы можете не беспокоиться о возможном дублировании электронных адресов в разных списках рассылки — SPE сам отслеживает наличие дубликатов почтовых адресов и по одному адресу отправляет сообщение только один раз.

При рассылке с помощью SPE не стоит использовать поля Копия и СК (скрытая копия) вследствие того, что SPE отправляет не одно сообщение многим получателям (как это обычно бывает в Outlook), а по одному сообщению каждому получателю, указанному в поле сообщения Кому.

Таким образом, если в поле Копия или СК указан какой-либо получатель, то ему будет отправлена копия с каждого отправленного сообщения.

Кроме того, следует иметь в виду, что при работе с Outlook 2000 для создания писем нельзя использовать Microsoft Word в качестве редактора сообщений.

Защита от спама

Многие пользователи пренебрегают возможностями автоматической обработки почты. А зря, ведь объем рассылаемого спама увеличивается чуть ли не в геометрической прогрессии.

Самый простой выход из положения — воспользоваться встроенными возможностями Outlook, например выделяя нежелательные сообщения цветом или отправляя их в папку Удаленные.

С помощью встроенных правил можно отфильтровывать корреспонденцию по тем или иным критериям, скажем, по отсутствию в поле Кому вашего точного адреса или по наличию в теле письма характерных для спама слов.

Все эти меры хороши, но требуют довольно много усилий. Намного удобнее воспользоваться специально предназначенным для этих целей плагином InboxShield для Outlook 2000/XP/2003 (http://www.edovia.com/store/1q2w3e4r/isv30en.exe , shareware), являющимся оптимальным решением для защиты от спама. InboxShield может остановить до 98% всего получаемого вами спама.

Программа автоматически проверяет всю приходящую корреспонденцию на предмет отбрасывания писем в соответствии с определенными критериями.

При обнаружении сообщения, относящегося по указанным критериям к спаму, она автоматически отправит его в специально предназначенную для этого папку Quarantine и уведомит вас появлением всплывающего окошка в правом нижнем углу экрана

Проверка писем происходит на основе поиска в них характерных для спама слов и с учетом информации из базы данных допустимых и недопустимых адресов. Некоторый список запрещенных слов в программе установлен по умолчанию, при необходимости его можно скорректировать, добавив или удалив ключевые слова.

Чтобы повысить эффективность анализа писем, можно добавлять ключевые слова в «общем» виде с использованием групповых символов «?» и «*».

Для добавления запрещенного ключевого слова воспользуйтесь командой InboxShield > Options, перейдите на вкладку Filtering, щелкните по кнопке Add и введите ключевое слово в «явном» или «общем» виде

Базы адресов заполняются автоматически сразу после запуска Outlook на основе анализа как новых, так и пришедших ранее писем. При желании можно запустить данный процесс и вручную — для этого воспользуйтесь командой InboxShield > Manage > Run InboxShield Wizard

В системе предусмотрена возможность корректировки базы данных допустимых и недопустимых адресов пользователем.

Как правило, данной возможностью приходится пользоваться в том случае, когда система неправильно идентифицировала пришедшую корреспонденцию и поместила интересующие вас сообщения в папку Quarantine или, наоборот, не заметила нежелательные письма в папке Входящие.

Для этого выделите сообщения, адреса которых вы считаете необходимым определить в базе как запрещенные или разрешенные, и щелкните по кнопке Is Not Spam в случае добавления разрешенных адресов или по кнопке Is Spam при пополнении базы запрещенных адресов.

Кроме того, в системе предусмотрена возможность пополнения баз данных допустимых и недопустимых адресов напрямую — или вводя их с клавиатуры, или путем импортирования. Для этого щелкните по кнопке Manage Lists, перейдите на вкладку Buddies в случае добавления разрешенного адреса или на вкладку Enemies при добавлении запрещенного адреса и добавьте адреса в поле Add email address

Об авторе:

Меня зовут Андрей Золкин. Из более, чем пятнадцати лет работы в сфере информационных технологий, десять лет работаю с системами, базирующимися на открытом исходном коде. На страницах сайта Aitishnik.Ru веду блоги по CMC Joomla и Debian GNU/Linux.

    • Обзор системы дистанционного управления компьютером IRLink Однажды меня заинтересовал вопрос управления моим ПК с пульта, лёжа на диване, и не вставая для каждой операции к клавиатуре и мышке. Решения по типу «шнур мышки(клавиатуры)…
    • Как известно, файловая система NTFS оснащена функцией шифрования данных на диске, поэтому, если в свойствах файла поставить галочку на соответствующей опции, то он будет физически зашифрован. Кроме этого, пользователь может…
    • Многие пользователи ПК слышали о разрядности Windows, но далеко не каждый может сказать, что же это такое. Разрядность ОС может быть 32-битной или 64-битной. Если вы не установили на ваш компьютер 64-х разрядную версию Windows, ваша…
    • Проблемы работы 1С под MS Vista можно разделить на 2 категории: Работа в файловом варианте базы. Работа с базой в формате MS SQL. 1. Для решения проблемы работы в файловом варианте необходимо использовать 1С релиза 26 или 27 (но лучше 27). Фирма 1С…
    • Основные правила выбора принтера этикеток для магазина Ни один серьезный супермаркет или магазин не может обойтись без этикеток на реализуемых товарах. Самым же эффективным способом их изготовления является применение специального…
    • Сводные таблицы и диаграммы в Excel Сводные таблицы – моя любимая тема. Слышали когда-нибудь про OLAP-кубы? OLAP — On-Line Analytical Processing – это способ организации больших коммерческих баз данных. Данные OLAP организованы таким…

Источник: http://www.Aitishnik.ru/windows/prog02/poleznie-soveti-po-ms-outlook.html

Заметки сисадмина » Поиск почты и людей в Outlook в Интернете для бизнеса

В Outlook вы можете искать сообщения и людей.

  1. На панели навигации в левом верхнем углу экрана выберите средство запуска приложений и щелкните Почта.
  2. Введите ключевое слово поиска в поле Поиск в областях “Почта” и “Люди”.
  3. По мере ввода Outlook предложит варианты поиска: по имени отправителя или ключевому слову (в последнем случае на экране появятся все сообщения, которые его содержат).
  4. Выберите один из предложенных вариантов или просто нажмите клавишу ВВОД для просмотра всех возможных результатов.
  5. Чтобы очистить результаты, щелкните Удалить в поле поиска.
Читайте также:  Как быстро спланировать маршрут по индии - хитрые советы

Совет : Если вы хотите найти контакт, выберите ссылку Поиск людей под предложенными вариантами для уточнения поиска, чтобы выполнить поиск только в своих контактах и каталоге организации. Если вы выберете эту ссылку, Outlook переместит вас в область Люди и предложит другие фильтры. Фильтр по умолчанию — “Мои контакты и каталог”.

С помощью расширенного синтаксиса запросов (AQS) вы можете уточнить результаты. В поле поиска введите ключевое слово из таблицы ниже, поставьте двоеточие и введите искомое слово. Например, чтобы найти сообщения с темой, которая содержит слово “отчет”, введите в поле поиска тема:отчет.

Ключевое слово AQSОписание
From Осуществляет поиск в поле От.
To Осуществляет поиск в поле Кому.
Cc Осуществляет поиск в поле Копия.
Bcc Осуществляет поиск в поле СК.
Participants Осуществляет поиск в полях Кому, Копия и СК.
Subject Осуществляет поиск по теме.
Body or Content Осуществляет поиск по тексту сообщения.
Sent Осуществляет поиск по дате отправки. Вы можете искать сообщение по определенной дате или диапазону, разделенному двумя точками (..). Кроме того, можно использовать для поиска такие параметры, как сегодня, завтра, вчера, на этой неделе, в следующем месяце, на прошлой неделе, в прошлом месяце. Вы также можете ограничить поиск по дню недели или месяцу.Важно : Запросы на поиск по дате необходимо задавать в формате месяц/день/год: ММ/ДД/ГГГГ.
Received Осуществляет поиск по дате получения. Вы можете использовать те же элементы, как и при использовании ключевого слова “отправлено”.
Category Осуществляет поиск в поле Категория.
HasAttachment:yes Поиск hasattachment:yes вернет только сообщения с вложениями.Чтобы уточнить сообщения электронной почты, который вы хотите найти, используйте слова или имена из почты вместе с ключевое слово поиска. Например Синий hasattachment:yes вернет значение только сообщения электронной почты содержащие слово “синий”, которые содержат вложенные файлы.
HasAttachment:no Поиск hasattachment:no вернет только сообщения электронной почты без вложений.
IsFlagged:yes Поиск isflagged:yes вернет только сообщения электронной почты, помеченные.
IsFlagged:no Поиск isflagged:no вернет только сообщения электронной почты, не помеченные.

С помощью AQS можно искать сообщение сразу по нескольким словам, в том числе по любому из указанных, всем или конкретной фразе.

  • При поиске по запросу тема:товарный план появятся все сообщения, в теме которых есть или слово “товарный”, или слово “план”.
  • Если же задать запрос тема:(товарный план), появятся все сообщения, в теме которых есть и слово “товарный”, и слово “план”.
  • По запросу тема:“план продукции” появятся все сообщения, в теме которых есть выражение “товарный план”.

При вводе имени в поле Поиск в областях “Почта” и “Люди” в области Почта автоматически появляется ссылка Поиск людей. Однако при поиске в области Люди предлагается другой набор вариантов. В поле поиска в области Люди можно ввести имя для поиска человека, группы или ресурса.

При поиске в области Люди результаты поиска будут ограничены списком ваших контактов и каталогом организации.

  1. Щелкните средство запуска приложений и выберите Люди.
  2. Введите имя искомого человека, группы или ресурса и нажмите клавишу ВВОД или кнопку Поиск .
  3. Уточните поиск, выбрав область Мои контакты (по умолчанию), Каталог или Группы.Вы можете развернуть папку и еще более сузить поиск. Например, если развернуть папку Каталог, то можно отфильтровать результаты по категории Все комнаты, Все пользователи, Все списки рассылки, Все контакты или Все группы, а также с помощью других параметров фильтра, доступных в организации.
  4. Чтобы очистить результаты, щелкните Удалить в поле поиска.

Источник: http://www.it-fm.ru/?p=3258

Функция быстрого поиска не находит элементы

Если в Microsoft Office Outlook 2007 с помощью поиска невозможно найти нужные элементы, чаще всего это вызвано тем, что не завершено индексирование файлов данных Outlook. Кроме того, если вы (или ваша организация) используете шифрование для защиты сообщений, это может препятствовать обнаружению некоторых сообщений электронной почты при поиске.

Быстрый поиск включен, но при поиске элементов в Outlook результаты отсутствуют либо не соответствуют заданным условиям.

Если вы не знаете, включена ли функция поиска, ознакомьтесь с дополнительными сведениями о включении быстрого поиска.

  • Возможно, индексирование файлов данных выполнено не полностью. Именно благодаря индексированию функция быстрого поиска может за короткое время находить элементы.ПРИМЕЧАНИЕ : В самом начале использования мгновенного поиска приложение Outlook должно индексировать файлы данных, чтобы обеспечить быстрое получение полных результатов поиска. Этот процесс может занять несколько минут.Вы ищете сообщения, к которым применена открытая подпись (метод шифрования), и выполняете поиск этих элементов в файле личных папок (PST) или в файлах автономных папок (OST).
  • ПРИМЕЧАНИЕ : Это может произойти, если искать сообщения с помощью панели поиска Windows или в приложении Outlook (с помощью функции быстрого поиска или расширенного поиска).

Устранение проблем с индексированием

Установите это обновление Update for Outlook 2007 (KB933493) и через 5 минут проблема с индексированием будет решена, если нет, то читай дальше….

Outlook индексирует только следующие файлы данных:

  • файлы личных папок (PST);
  • файлы автономных папок (OST).

Это касается учетных записей электронной почты Microsoft Windows Live Mail, IMAP и POP. Если вы используете учетную запись Microsoft Exchange (что намного чаще бывает в корпоративных почтовых системах, чем у пользователей домашних или личных учетных записей), то вам необходимо подключение к серверу Exchange.

Вы также должны использовать режим кэширования Exchange, чтобы функция быстрого поиска могла индексировать сообщения. В режиме кэширования Exchange файл автономных папок (OST) используется для сохранения информации на компьютере. Чтобы проверить, какие файлы данных индексируются, выполните следующие действия.

  1. Выберите в меню Сервис команду Мгновенный поиск, а затем нажмите кнопку Параметры поиска.

    Также можно щелкнуть стрелку в области Мгновенный поиск и выбрать в меню команду Параметры поиска.

  2. В разделе Индексирование проверьте, все ли файлы данных, которые должны быть включены в поиск, выбраны в списке Индексировать сообщения в файлах данных.

Чтобы проверить состояние индексирования, выполните следующие действия.

  1. Выберите в меню Сервис команду Мгновенный поиск, а затем — Состояние индексирования.

    Также можно щелкнуть стрелку в области Мгновенный поиск и выбрать в меню команду Состояние индексирования.

  2. Убедитесь в том, что в диалоговом окне отображается сообщение Осталось следующее число элементов: 0. В противном случае индексирование все еще выполняется и для поиска всех элементов Outlook необходимо дождаться его завершения.

Если в диалоговом окне Состояние индексирования отображается сообщение Осталось следующее число элементов: 0, а быстрый поиск по-прежнему возвращает неправильные результаты, завершите работу Outlook и перезагрузите компьютер. При повторном запуске Outlook убедитесь в том, что Outlook правильно индексирует элементы, выполнив следующие действия.

  1. Выберите в меню Сервис команду Мгновенный поиск, а затем — Состояние индексирования.

    Также можно щелкнуть стрелку в области Мгновенный поиск и выбрать в меню команду Состояние индексирования.

  2. Убедитесь в том, что число элементов в диалоговом окне Состояние индексирования увеличилось. Если это не так, необходимо подождать, пока не будет завершено индексирование.

Если после перезагрузки все же не удалось получить правильные результаты, на следующем шаге можно перестроить каталог поиска. Каталог поиска — это файл, в котором проиндексированы все элементы Outlook и Microsoft Windows. Чтобы перестроить каталог поиска, выполните следующие действия.

  1. Закройте Outlook.

  2. В Microsoft Windows нажмите кнопку Пуск и выберите пункт Панель управления.

  3. Выполните одно из следующих действий.

    • Windows Vista     Выберите пункт Обслуживание системы, а затем – Параметры индексирования.ПРИМЕЧАНИЕ : Если используется классический вид, дважды щелкните значок Параметры индексирования.
    • Microsoft Windows XP     В разделе См. также выберите пункт Другие параметры панели управления, а затем – Параметры индексирования.ПРИМЕЧАНИЕ : В классическом представлении дважды щелкните значок Параметры индексирования.
  4. Нажмите кнопку Дополнительно.

  5. Выберите команду Изменить.

  6. Перезапустите Outlook.

Если сообщение с открытой подписью хранится в файлах личных папок (PST) или файлах автономных папок (OST), его не удастся найти с помощью быстрого поиска Outlook и панели поиска Windows. В результате шифрования, или «упаковки», сообщений в Outlook при применении технологии открытой подписи их текст становится недоступным для поиска.

Дополнительные сведения о технологии применения подписи и шифрования см. в статье.

Однако можно выяснить, является ли расположение файла частью проблемы, выполнив следующие действия.

  1. Определите, в каком файле: PST или OST — выполняется поиск.

    Инструкции

    1. В папке Входящие щелкните одиночную стрелку рядом с полем Поиск во всех элементах почты.

    2. Щелкните Параметры поиска.

    3. В разделе Индексирование проверьте, установлены ли следующие флажки:

      • Личные папки
      • Почтовый ящик —<\p>
  2. Если вы считаете, что нужные сообщения хранятся в файлах данных, отличных от PST- и OST-файлов, снимите эти флажки (при необходимости) и повторите поиск.

Если поиск выполняется в файле данных, отличном от PST- и OST-файлов, но функция быстрого поиска все же не находит сообщения, проверьте, установлен ли для вашей учетной записи электронной почты Outlook режим кэширования Exchange. Если да, отключите режим кэширования Exchange и повторите поиск.

Инструкции

  1. В меню Сервис выберите команду Настройка учетных записей.

  2. На вкладке Электронная почта выберите учетную запись Exchange и нажмите кнопку Изменить.

  3. В разделе Сервер Microsoft Exchange Server снимите флажок Использовать режим кэширования Exchange.

  4. Закройте и снова запустите приложение Outlook.

Если после отключения режима кэширования Exchange по-прежнему не удается получить ожидаемые результаты поиска, попробуйте воспользоваться другим профилем Outlook. Если другого профиля нет, его можно создать. В любом случае необходимо отключить режим кэширования Exchange, как описано выше.

Источник: http://computer.ucoz.hu/publ/sovety_po_outlook/outlook/ochen_medlenno_indeksirujutsja_papki_v_outlook/14-1-0-150

Секреты электронной почты — Microsoft Outlook. Статьи о почте. Библиотека почты. Электронная почта от А до Я

mailinfo.ru — Статьи о почте

Прислал(а) Редакция PC Computing. [12 января 2002]

раздел: [Почтовые клиенты]

Outlook управляет не только электронной почтой, но и другой персональной информацией. Эта программа предлагает широкие возможности по организации всей работы. Она бесплатно прилагается к каждой копии комплекса Microsoft Office и поддерживает связь со всеми его приложениями.

Избавление от спама в Microsoft Outlook

Фильтры Outlook позволяют отсеять спам и сообщения категории «только для взрослых» еще до того, как они попадут в почтовый ящик. Чтобы включить эти фильтры, выберите папку Inbox, затем Tools, Organize. Откроется окно Organize, напоминающее Web-браузер.

Кликните на ссылке Junk E-Mail, выберите Move первом поле падающего списка, затем — Junk E-Mail во втором, так чтобы была выбрана опция Automatically Move Junk Messages to Junk E-Mail (автоматически переносить ненужные сообщения в мусорную корзину). Теперь кликните на кнопке Turn On.

В следующей строке выберите Move, затем Junk E-Mail, так чтобы в ней стояло: Automatically Move Adult Content Messages to Junk E-Mail (автоматически переносить сообщения «только для взрослых» в мусорную корзину). Кликните на кнопке Turn On.

Чтобы назначить исключения для этих фильтров, выберите Tools, Rules Wizard; кликните на ссылку Exception List в рамке Rule Description и нажмите на кнопку Add, затем укажите любой e-mail-адрес, который не должен рассматриваться как спам независимо от содержания сообщений.

Еще несколькими щелчками мыши создается список отправителей спама, который можно пополнять по мере поступления новой корреспонденции. Когда ненужное письмо проскальзывает через фильтр, откройте его и выберите Action, Junk E-Mail; затем Add to Junk Senders List.

Уборка начисто в Microsoft Outlook

Для начала встроенные спам-фильтры Outlook годятся, но они несовершенны. Чтобы отрегулировать их, отредактируйте правила Outlook Rules вручную или воспользуйтесь следующим простым приемом: найдите файл FILTERS.

TXT, который обычно расположен в папке C:/Program Files/Microsoft Office/Office, откройте его в Notepad и отредактируйте/удалите имеющиеся там правила или добавьте новые.

Правила вступят в силу со следующим запуском Outlook.

Упрощение вложений в Microsoft Outlook

С вложениями электронной почты много возни: файлы часто приходят испорченными или засоряют сеть из-за большого размера. К счастью, Outlook 2000 иногда позволяет делать так, что получатель может читать файл прямо в письме. Это достигается тем, что Outlook отправляет файл как HTML-сообщение.

Чтобы воспользоваться этим удобным средством, отправьте файл из основного приложения — например, Word или Excel. Затем выберите File, Send To, Mail Recipient. Получатель сможет видеть файл — и работать с ним — внутри сообщения, при условии, его e-mail-клиент поддерживает HTML.

Упрощенная организация работы в Microsoft Outlook Фильтры, или правила, применяются не только во входящей почте. Функция Outlook Run Rules Now позволяет легко очистить почтовый ящик, забитый всякой всячиной. Выберите Inbox и меню Tools, затем Rules Wizard и кликните на кнопке Run Now.

Правило можно применить ко всему почтовому ящику или только к определенным его отделениям.

Сортировка почты в Microsoft Outlook

Outlook отображает сообщения в специальных настраиваемых представлениях, которые могут упростить работу. Например, представление View Messages with AutoPreview позволяет видеть информацию полей From, Subject и Received вместе с первыми тремя строками самого сообщения.

А если выбрать View, Current View, By Follow-up Flag, то почтовый ящик сразу отсортируется таким образом, что сообщения, помеченные флагом, окажутся вверху и предъявят содержимое своих полей: флага, Due By, From, Subject и Received. Выбрав представление Last Seven Days, вы увидите только сообщения за последнюю неделю.

Можно отсортировать содержимое почтового ящика и так, чтобы прослеживались дискуссии. Для этого перейдите в режим представления By Conversation Topic. Сообщения распределятся по темам в соответствии с полем Subject и выстроятся в иерархическом порядке.

Представление Message Timeline распределяет содержимое почтового ящика по удобной линии времени, так что виден диапазон дат их поступления.

Ускоренный доступ к файлам в Microsoft Outlook

Если вы часто вкладываете файлы в свои письма, воспользуйтесь следующим полезным советом: создайте специальную папку для хранения копий всех файлов, вложенных в исходящие сообщения, например, D:/ATTACHMENTS. Это позволит возвращаться к оригинальной версии файла.

А так как диалоговое окно Insert File имеет привычку переходить в текущий каталог, это заставит Outlook обращаться к папке вложений всякий раз, когда нужно присоединить файл к письму. Создайте новое сообщение и кликните на Insert, File, а в поле имени файла введите D/:ATTACHMENTS/*.ZIP; затем нажмите на клавишу табуляции.

Получится нужный каталог, отфильтрованный по всем файлам .ZIP (созданное сообщение можно отменить). Фокус в том, что теперь ваш каталог и критерий фильтра находятся в падающем списке File Name. В следующий раз, вставляя файл, кликните на Insert, File; откройте список File Name и выберите каталог и фильтр.

Вы получите отфильтрованный список файлов нужного каталога. Тот же прием можно использовать для создания папки/фильтра с файлами других типов, обычно вкладываемых в письма, например, DOC и XLS.

Шпаргалка Microsoft Outlook

Если трудно запомнить клавишные команды, воспользуйтесь следующим советом: выберите Tools, Customize, Options и отметьте поля Show ScreenTips on Toolbars и Show Shortcut Keys in ScreenTips. Теперь всякий раз, подводя курсор к той или иной кнопке панели инструментов, вы будете видеть ее описание и соответствующее ей сочетание клавиш (в скобках).

Исчерпывающий календарь Microsoft Outlook

Бесплатное дополнение Economist Diary Companion вносит в календарь Outlook информацию о праздниках, культурных и спортивных мероприятиях, событиях деловой и финансовой жизни, а также торговых ярмарках в США, Англии, Франции и Германии. Его удобный справочный раздел помогает конвертировать валюту, ориентироваться в единицах меры и веса и временных поясах. Его можно загрузить по адресу:officeupdate.microsoft.com/2000/downloadDetails/ediary99.htm.

Специальные клавиши Microsoft Outlook

Ctrl-Shift-I Открыть папку Inbox.
Ctrl-KСовместить текст в поле То с информацией из адресной книги.

Ctrl-Shift-O Преобразовать сообщение HTML или RTF в простой текст (внутри сообщения).
Ctrl-Shift-O Перейти в папку Outbox.
Ctrl-Q Пометить сообщение как прочитанное.

Ctrl–пробел Отменить форматирование.
F3 Выполнить развернутый поиск.

Борьба с вирусами Microsoft Outlook

Чтобы не бояться e-mail вирусов, скачайте последнее защитное дополнение Microsoft Outlook 2000 Email Attachment Security Update по адресу:officeupdate.microsoft.com. Здесь же есть и аналогичные дополнения для Outlook 97 и Outlook 98.

Выключение панели Outlook

От панели Outlook легко избавиться, выбрав View и кликнув на Outlook Bar. Дерево каталогов в стиле интерфейса Exchange или Windows Explorer легко получить, выбрав View и кликнув на Folder List.

Обычно фраза, используемая при поиске, может иметь несколько различные написания. Допустим, что нужно найти отправленные сообщения, содержащие либо PC Computing, либо PC/Computing.

Чтобы воспользоваться логической функцией ИЛИ, выберите папку Sent, нажмите на клавишу F3 и кликните на вкладке Advanced.

Кликнув на кнопке Field, выберите Frequently-Used Fields, затем Message, примите ограничивающее условие, введите в поле Value PC COMPUTING и кликните на кнопке Add to List. Теперь добавьте другое ограничивающее условие для поля Message, введите PC/COMPUTING, кликните на кнопке Add to List и на Find Now.

Несмотря на то, что в диалоговом окне Advanced Find Outlook нет запросов с булевыми функциями, их все же можно использовать. Допустим, нужно найти все отправленные письма со словами katie и fyi в тексте.

Выберите папку Sent, нажмите на клавишу F3 и кликните на вкладке Advanced.

Затем кликните на кнопке Field, выберите Frequently-Used Fields, затем Message, примите условие ограничения по умолчанию, введите в поле Value текст katie fyi (под знаком пробела Outlook подразумевает логическое И), кликните на кнопке Add to List и на Find Now.

Источник: http://www.mailinfo.ru/story02/01/12/1316059

Ссылка на основную публикацию